淺談電力基建項目檔案的超前管理

摘要：隨著國民經濟的持續發展，電力行業發展、體制改革的不斷深入，電力基建項目也越來越多，這樣便帶動了電力基建項目的檔案管理。這是一個動態的過程，需要處理大量的數據和信息，作為一項特殊的管理工作，如何做好超前管理尤為重要。文章根據目前電力基建項目檔案的超前管理提出問題并展開討論。

關鍵詞：電力基建項目：檔案管理；超前管理；檔案資料；電力設施 文獻標識碼：A

中圖分類號：TM73 文章編號：1009-2374（2015）09-0188-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.0850

1 電力基建項目檔案管理中存在的問題

1.1 對電力基建項目檔案管理的重要性意識淡薄

在電力基建項目中，幾乎大多數基建項目都存在一個很普遍的現象，由于經濟利益和工期等原因，大家都著眼于工程項目的建設而往往忽略了專門記錄工程建設進程的檔案管理。首先，部分重要的項目檔案資料都分散在各個管理人員手中，無法完成檔案資料的及時歸檔工作，造成基建項目的收集、整理和歸檔工作與工程建設施工不能同步的開展；其次，淡薄的檔案管理意識在上層工作的指導內容中也沒有涉及，如果只重視工程建設，對檔案的管理不進行責任制的監督，在日后的電力項目檔案管理工作會帶來嚴重的阻礙。

1.2 檔案管理人員的技術素質有待于進一步提高

大部分基建單位的檔案管理人員存在一個普遍問題，即年齡結構小、檔案管理人員變動頻繁、工作經驗不夠、檔案管理業務生疏等問題。而對于施工方交來的資料，檔案管理員其實難以確定檔案的內容是否真實反映工程竣工時的實際情況和建設過程，也可能判斷不清是否圖物相符，這樣便不能有效識別技術數據是否準確可靠。另外，大多數電力企業偏向于電力技術員工的培養訓練，基本上容易忽視檔案人員的專業技術培訓，很多時候檔案管理工作是被動的，以至于歸檔不及時內容資料不全。再者，電力基建項目的施工隊伍流動性大，使得管理工作與施工工程嚴重脫節、資料流向不明等，這就是檔案管理職責沒有重視落實的

結果。

1.3 電力基建工程項目的檔案資料收集不全面

由于電力基建檔案資料形成的時間一般較長，一些資料會根據在施工中的需要臨時發生變更，而施工人員對檔案的重要性以及整理認識不足，往往很難反映到竣工驗收的資料中。檔案人員只懂檔案知識，不懂工程技術知識，交來什么，收集什么，像這些原因造成一些電力基建工程檔案資料的不準確，給以后的提供利用帶來很大不便。

2 檔案的超前管理對電力基建項目的重要性

2.1 基建檔案管理記錄歷史

一般情況下，檔案中會有相對于電力基建工程項目的歷史資料記錄、歷史場景重現的作用，這是非常重要的。像電力工程項目里一套齊全完整的基礎設施建設檔案需要系統地記錄從工程下達計劃、立項報告、規劃設計、土地征用、施工合同到施工的全部過程再到工程驗收、各種往來報表等。如此大量的文字數據資料、相關的圖紙表格等，如果做好了超前的檔案管理工作將會對電力企業日后的基建項目維護和進一步開發提供更多的快捷和方便。

2.2 基建項目檔案的超前管理能夠保障電力基建的質量

大多數電力行業的基礎設施建設項目都是投資規模較大的項目，從立項到竣工一般都要三五年的時間；同時，參與建設施工的單位多，不僅僅涉及了勘察、設計、建設、施工和監理等單位還有金融機構、政府等部門的協助，而基建檔案就是在這一套流程中各個環節所產生的資料和記錄。

2.3 有利于對后期電力設施的再開發和改造

加強電力基建項目的檔案超前管理有利于電力設施在竣工驗收后在利用中的增值作用。因為電力基建是具有一定的建筑資質和需要較高的施工工藝的建筑行業，無論是從經濟效益角度還是從擴大社會效益的角度來說都是其他行業所不能比的。超前管理電力基建檔案不僅可以省掉后期開發的人力、物力和財力，可根據原設計方案進行擴建、技術改進等，便可節省大量經費，不然再改造的項目工程經濟上也不會增值。

3 結合電力基建項目檔案的問題加強超前管理

所謂超前管理，就是針對管理對象未來狀態的管理，是依據對未來發展趨勢的預測而采取的預防性或準備性的措施。超前管理是一門很復雜的管理，在電力基建的檔案管理中許多人盡管十分重視，且投入很大精力但是難免會失敗。

3.1 針對淡薄的檔案管理意識，應該從自身做起

基于電力企業的高層、中層都著眼于工程設施的建設方面，大大忽略了在檔案方面的管理，別說超前管理就算事后都會疏于管理。所以針對這個問題，電力企業應該充分認識到檔案超前管理的重要性，設立專門為基建項目檔案管理的部門，特別在決策選擇的時候，檔案管理人員一定要做好快速超前到位管理，并且配備好專業的檔案技術管理人員對電力基建項目資料完成超前的檔案管理。

3.2 提高電力行業基建項目檔案管理人員的素質

電力企業單位不僅僅只重視施工技術員工的培養訓練，更應該加強檔案管理部門的技術人員培訓。培訓內容不是單方面的檔案超前管理的問題而應該適當加強針對電力基建工程的培訓，不僅讓檔案人員對施工方面的基本情況有所了解，至少知道哪些施工檔案資料需要歸檔整理，不會出現交什么收什么不清楚的情況，同時還要培養檔案管理人員對電力基建項目工程發展的狀態提前做出可能性的判斷，以便及時做到超前管理。

3.3 針對檔案收集不全面的問題，將施工人員與檔案管理人員手頭的資料進行整合

由于電力基建項目是由多個部門、單位參建的，所以不僅要整合一個電力企業的施工與檔案部門，更要將整個項目計劃的兩方人員手頭的資料進行合理資源整合。特別是檔案管理人員要提前做到超前的檔案管理，在施工資料散落之前采取相應的預防性或準備性措施，像進行提前備案、歸檔等整理，盡量減少出現檔案未登記，記錄施工管理人員就將施工資料外流散落的情況。endprint

4 加強電力基建項目檔案超前管理的措施

4.1 加強檔案超前管理工作的責任制度建設

為了使基建檔案資料提前納入統一化的管理軌道，加強管理的依據性、權威性、規范性，統一項目工程文件的收集、編制和歸檔整理，制定一套完善的與電力工程項目相適應的檔案管理制度。管理部門要認真履行自己的職責，對于項目工程建設過程中的各項檔案管理工作要進行積極的協調、指導和監督。要做到超前管理，首先要加強監督檢查的管理責任制度，在企業各級管理機構、檔案的管理人員加大監督檢查力度，強化超前管理，預防電力基建檔案的流失。

4.2 加強對電力基建項目檔案的統一集中化管理

由于電力項目的特殊性，參建部門單位雜多，對各個相關單位的基建項目檔案資料必須要進行集中化管理，做好歸檔整理工作。盡量減少圖紙或者文件由于企業內部部門不規范而丟失的問題，影響檔案的超前管理工作進行。

要特別注意的是在檔案管理中的網絡問題，因為施工隊伍的流動性強，項目范圍規模比較廣，所以網絡管理是非常必要的：一是檔案管理人員要明確各自的管理職責；二是檔案流向網絡后要實行檔案的流動性管理，即使有人事上的變動也要保證好檔案資料的完整性和嚴密性。

4.3 規范電子化文檔歸檔，提高檔案信息的實效性

如今網絡數字技術的應用和普及，推動了檔案工作不僅僅局限于紙張，已經走向數字化的檔案工作時代，為檔案信息管理注入了新的活力，所以在電力基建檔案管理的時候需要改造思維模式。當然，同時對檔案管理的信息需求也越來越大，其中的要求也越發準確、快速和系統，所以對電子文檔的超前收集工作就顯得尤為

重要。

5 結語

總之，電力基建項目管理是一個動態過程，其中有大量的數據和信息需要處理，做好項目檔案的超前管理尤顯重要。因此，我們必須不斷加強電力基建項目檔案的超前管理工作，推動我國電力基礎設施建設事業的可持續發展。

參考文獻

[1] 黃愛芹.電力基建檔案整理的常見問題[J].檔案管理，2010，（5）.

[2] 陳秀菊.電力企業檔案管理規范操作指南[M].北京：中國電力出版社，2010.

作者簡介：葉海珍，女，廣東河源人，廣東電網有限責任公司東莞供電局助理工程師，研究方向：基建項目檔案超前管控及檔案的開發利用。

（責任編輯：王 波）endprint