地鐵企業檔案管理模式淺議

摘 要：隨著地鐵檔案工作的管控難度增加，如何加強地鐵管理企業的檔案管理工作，是檔案工作者面臨的新課題。筆者認為公司檔案管理工作要以服務地鐵企業改革和發展為中心，按照集團化檔案管理目標，堅持集中統一領導管理原則，以推進檔案規范管理為手段，建立健全責任、組織、制度、督導體系，提升整個企業的檔案工作整體水平。

關鍵詞：檔案管理；地鐵工程項目建設；集中統一管理；集團化模式

1 引言

地鐵公司作為地鐵工程建設單位和管養單位，即是項目檔案的主要保管和利用單位，也是接受各級審查驗收的單位。而地鐵工程是個龐大的巨系統工程，涉及30多個專業，參建單位上百家，投入大、工期長、涉及面廣、專業性強，給檔案工作帶來一定的難度。這就要求公司把對工程檔案質量要求貫穿到檔案形成的全過程中，依靠科學的管理程序和方法，實施文檔一體化管理和檔案整理歸檔全過程掌控。

2 地鐵企業檔案管理的特點

2.1 抓源頭管理，實現文件前端控制，確保工程檔案齊全完整、真實準確

在工程管理方面，公司在工程承建之初，即強調抓好源頭管理，各參建單位來往基礎資料和工程技術文件，由相關檔案部門集中管理，使檔案工作滲透到工程前期活動之中；要求開工項目第一時間上報專門負責內業資料管理的指定人員名單，做到事前進行統領。

2.2 抓合同管理，堅持檔案驗收不合格不得進行項目竣工驗收，確保工程檔案歸檔質量

實行重點工程建設檔案管理合同制，檔案管理納入工程合同管理，在合同簽訂時，將公司的工程檔案管理制度列入合同附件，明確歸檔質量要求，檔案驗收不合格，暫緩進行工程結算，將工程檔案工作與經濟利益直接掛鉤，同時也確保工程檔案完整、準確、系統。

2.3 抓培訓管理，落實歸檔要求，不斷提高公司內部及參建單位工程檔案管理水平

地鐵工程建設與地鐵運營期間，涉及到的拆遷、勘察、設計、咨詢、施工、監理、維保、運營及供貨單位上百家，其檔案資料管理水平參差不齊。地鐵公司作必須統一驗收標準和歸檔要求，從文件的編制深度到文整要求，從施工用表的規范到文件的編排，都必須符合公司統一規定。因此加強對公司內部、下屬單位及各參建單位相關人員的培訓至關重要，定期組織檔案培訓，積極指導和規范內部及參建單位工程檔案工作。

2.4 抓歸檔管理，杜絕不合格工程檔案入庫

負責項目的相關檔案部門參加竣工驗收會，通過省市檔案局、城建檔案館、業主代表、監理等進行歸檔質量的層層把關，嚴格遵守竣工文件編制、審核、驗收程序，對不合格的提出整改意見，并要求限期完成后，提交復查，對復查仍不過關的，拒絕在“合同結算單”中進行歸檔確認，杜絕不合格工程檔案入庫。

3 地鐵企業檔案管理模式：以公司為核心建立集中統一管理模式

3.1 統一領導

嚴格貫徹執行國家、省、公司的檔案法規、規范和管理辦法，制訂統一的檔案管理制度。公司設置專門的檔案部門，作為全公司檔案工作歸口管理部門，負責對所屬子分公司檔案工作進行宏觀管理， 履行服務、指導、協調、檢查、監督等職能。

3.2 分級集中

公司各部門應確定至少1名專（兼）職檔案（資料）員或設立，按照公司統一的檔案管理相關要求，切實擔負起本部門的檔案管理責任。公司下屬單位應設立檔案管理機構，配備專業檔案人員，集中管理本單形位成的各類檔案資料，制定相應的檔案管理制度，對所監管的參建單位相應的檔案資料工作進行日常檢查。各部門及下屬單位均須接受公司檔案部門的業務指導、監督、檢查和培訓。

3.3 各負其責

各部門及下屬單位負責本部門檔案的集中統一管理。根據各公司和項目的實際情況，對自己部門形成的文件進行收集、整理、過程利用、預立卷和移交歸檔工作；公司制定《檔案歸檔范圍及保管期限表》，對歸檔范圍內的文件材料，須按公司檔案管理規定，定期或不定期向公司檔案管理部門移交、集中管理，歸檔范圍內的所有檔案須納入公司的統一管理。部分有特殊要求的檔案，在滿足完整、安全和有序等基本要求后，經公司審批同意后，部門及下屬單位方可自行管理。

4 地鐵企業檔案管理體系：以全方位控制為重點建立四個管理體系

4.1 建立明確的責任體系

按照“誰產生、誰負責”的原則，制訂檔案崗位職責范圍， 明確各部門及下屬單位是檔案工作管理的責任主體， 負責對所產生的檔案進行統一管理、規范整理、過程利用，安全保管、集中歸檔。根據實際情況，將檔案工作納入公司管理制度、年度經濟考核責任制或者檔案工作專項責任制中。制訂詳細的、操作性強的考核細則。

4.2 建立嚴密的組織體系

各下屬單位成立檔案工作領導小組，配備滿足需要的專兼職檔案人員，并及時根據人員變動情況進行調整。明確專兼職檔案管理人員的職責，細化管理程序，并加大考核獎懲力度，調動檔案人員的積極性。加強檔案人員的培訓，提高檔案人員的素質。

4.3 建立完善的制度體系

制定各部門及下屬單位的檔案歸檔范圍， 規定歸檔時間， 編制保管期限表。建立檔案的接收、整理、保管、鑒定、銷毀、統計、保密、利用、庫房管理等日常工作制度。并根據公司檔案管理中遇到的新情況、新問題，及時研究制訂相應的制度和辦法。

4.4 建立有力的督導體系

將檔案工作目標納入各部門及下屬單位年度經濟責任考核，年終予以考核。圍繞整改公司的年度中心工作， 針對檔案工作的重點和難點， 開展督辦。貫徹《檔案工作規范管理等級評定辦法》，開展自查自糾，明確差距和不足，自覺進行整改。開展檔案工作檢查，查找問題和不足，督促進行整改。

5 地鐵企業檔案管理工作未來發展趨勢

5.1 規范化、科學化、現代化管理的趨勢

其一，要制定公司統一的檔案管理制度和標準，促使檔案工作者認真履行職責；其二，多開展培訓、講座類的活動，提高檔案工作者的素質；其三，運用現代化的管理工具，促進公司檔案工作信息化的發展；其四，積極探討適合本行業的檔案管理工作的模式、制度、方法等。

5.2 網絡化管理趨勢

這里的“網絡化”可作兩種理解。一是公司檔案管理工作網絡化的布局。企業應重視檔案管理，在制度、機構、人員等各方面給予完善，在企業內部自上而下建立起網絡化的管理結構。二是充分利用現代化的管理方式和手段，實現檔案電子化信息化管理，不僅能提高效率，降低成本，節省大量的人力、物力和財力，而且非常適合地鐵企業工程項目繁多、經營線路日益增多、及其檔案管理工作分散、量大等特點，逐步向數字化檔案館的目標發展。

5.3 復合外向型的管理趨勢

這是相對于以往企業單一的組織結構形式所對應的單一內向型的檔案管理而言的。對內公司內部含若干下屬單位和子公司，對外企業更要與形形色色的參建單位打交道，必然形成種類繁多的檔案，其檔案管理工作十分繁重，不僅包括收集、整理等事務性工作，還負有指導、監督的職責。檔案管理將由傳統封閉式的、孤立的、單純的方式轉變為一種復合外向型的方式。

參考文獻

[1]國家檔案局.《企業檔案工作規范》[S].DA/T42- 2009，2010年1月1日實施.

[2]宮曉東.企業檔案管理學[M].北京：高等教育出版社，1999.

[3]韓玉梅.外國檔案管理[M].北京：中國人民大學出版社，1998.

作者簡介

曹平（1978-），女，漢，四川成都，成都地鐵有限責任公司，館員。