淺談檔案部門關注社區居民健康檔案管理的思考

楊金亮

黨中央、國務院高度重視社區衛生工作，將發展社區衛生服務作為深化衛生改革問題的重要舉措，作為實現“人人享有衛生保健”目標的基礎環節，把居民健康檔案列為九類公共衛生服務項目之首，加快推進城市居民健康檔案建設，啟動農村居民健康檔案建設工作。要求到2011年，老年人、孕婦、兒童、殘疾人、慢性病人等重點人群的健康檔案建檔率力爭農村達到50%以上，城市達到90%以上，其他人群達到30%以上。隨著社區民居民健康檔案建設工作全面鋪開，檔案內容的更新深化，為檔案專業部門和檔案行政機關帶來了新的研究課題，值得檔案部門及時跟進，指導建立和完善社區居民健康檔案建設工作的順利發展。

1 社區居民健康檔案的社會地位與作用

1.1 社區居民健康檔案的社會意義

建立完整系統的社區居民健康檔案，除了滿足衛生服務需求、保障全科醫療實踐、實施預防醫學措施、建立全科醫療制度、規范社區衛生服務、合理利用衛生資源、評價醫療衛生質量、提供管理決策依據和科研教學九大功能之外，社區居民健康檔案還有更深層次、更重要的社會學的意義，其真實性、科學性、完整性、連續性和可用性還將發揮不可估量的健康檔案本身以外的社會作用。如果不及時采取有效的管理措施，甚至引起社區居民健康檔案作用的異化。社區居民健康檔案甚至事關中華民族身體素質發展方向的研究。借助社區居民健康檔案材料進行正、反兩方面的研究作用顯而易見，為了搶占生物科研制高點，國際競爭異常激烈，不可小覷。

1.2 黨和國家惠及民生的政策對社區居民健康檔案建設發揮了支撐和促進作用，其社會地位和重視程度大幅提高

金融危機使我國黨和政府為社區醫療衛生事業作出了惠及民生的重大決策，為加速社區居民健康檔案的建設帶來了新的機遇。使這項長期的、惠及子孫后代的社區居民健康檔案建設蓬勃興起

1.2.1社區居民健康檔案覆蓋面迅速擴大，作用越來越明顯。我國的社區衛生服務經過了十年的發展，而社區居民健康檔案建設工作只用兩三年就初具規模。社區居民健康檔案包括個人健康檔案、家庭健康檔和社區健康檔案三大類。前者是以健康問題和預防問題為導向的記錄。

1.2.2各級政府和衛生行政部門開展了大張旗鼓的宣傳教育和層層培訓，為促進社區居民健康檔案建設，維護社會穩定發揮了重大作用，同時為規范社區居民健康檔案的格式，保證建檔質量奠定了基礎。

1.2.3各級政府以人民健康水平和疾病譜的變化作為醫療衛生工作重點，有的放矢發揮政府職能作用。社區居民健康檔案的作用，包括平時利用和綜合利用。平時利用就是對個體的疾病預防或治療，以及定期或特殊的健康檢查信息記入個人的健康檔案。綜合利用是對個人、家庭和社區健康檔案中共性的指標，采用流行病學和衛生統計學等研究分析方法，進行數據處理，找出規律性、普遍性的指標，為工作決策提供依據，如社區疾病防治的重點是什么，就要分析各種疾病的人群分布及其危害程度情況，把分布廣泛、患病率高、危害健康程度較重的疾病作為防治重點。哪一個季節應該以哪種疾病防治為重點，這就要分析不同疾病在不同季節的消漲情況。這就是疾病譜的分析方法。社區居民健康檔案能準確反映疾病譜的真實性，自然很容易確定疾病預防控制工作的重點。

2 檔案部門要加強對社區居民健康檔案的管理

2.1 依法管理社區居民健康檔案

2.1.1檔案部門要把社區居民健康檔案納入自己的職責范圍，依法管理，加強行政監督。從定期歸口收集管理入手，對檔案員進行統一培訓，增強檔案室的行政監督力度，使社區居民健康檔案工作走上法制法軌道。

2.1.2建立社區居民健康檔案的管理模式。要充分利用檔案部門的技術優勢，研究制定區域內統一的建檔模式，實現社區之間、區縣之間、地區之間的數據對接，并為計算機管理奠定基礎。

2.1.3依法保護社區居民健康檔案的各種載體信息材料和生物材料等資源，防止被竊取外流；依法保護社區居民健康檔案的隱私記錄，維護尊重人格，防止破壞社會穩定的非法行為發生，保持社會、家庭的和諧安定。

2.1.4指導社區開展居民健康檔案資料編研，為廣泛利用大開方便之門。利用綜合的或單項的統計資料，為自身的歷史對比、橫向的地區之間甚至國家之間的對比，提供資料，為飲食結構研究、醫藥發展研究和教學研究提供依據。

2.2 管理模式的建立與發展

2.2.1建立社區檔案分類大綱。要把居民健康檔案納入社區檔案的管理范疇，建立臺帳，分配全宗號。年度統計資料和專項分析材料應列為永久保存的檔案材料定期收集進館，為以后的發展比較和工作決策提供本底資料。社區居民的健康檔案是動態資料，其建檔方式通常采用群體建檔和個體分別建檔相結合的方式。其基本方法是在確定了建檔對象后 ，對所有的建檔對象通過個人健康檢查、家庭調查等途徑獲取的資料，填入個人健康檔案。對日后新加入的居民則采取個別建檔的方式，把平時就診資料記錄進檔，通過不斷積累逐步完善個人健康檔案。個人健康檔案使用期限是人的終生，為便于檢索，對已故之人要有專門的銷號檢索，以減少貯存空間占用，為統計帶來方便。

2.2.2設置卷內目錄。按照目前我國統一的居民健康檔案的內容一般為十項：即一般資料、長期性健康問題、暫時性健康問題、體檢記錄、按診記錄、隨訪記錄、會診記錄、轉診記錄、輔助檢查和其他資料。由于檔案是動態形式，為便于翻閱查找和內容擴充，一要使用打孔活頁裝訂；二要用不同顏色的紙張做卷內目錄，便于卷內檢索；三是將不同型的資料進行打孔、折疊、粘貼后歸類，保持案卷整齊；四要對特殊載體材料（如X光膠片、CT膠片、核磁共振膠片等）另行編號，分開存放，并在報告單和目錄上注明存放號。這方面要在實踐中不斷摸索完善。

2.2.3裝具的設置。一要分類，不同材質的載體要選不同的裝具。防磁、防蟲、防火、防塵、控制溫濕度等檔案保護措施要達到基本要求，以加強對居健康檔案的保護。例如許多醫療化驗檢查報告單是電腦打印，字跡顏色淺且容易氧化模糊直到字跡消失，對這類材料要以噴墨材料及時復印保存。

2.3 社區居民健康檔案的利用

2.3.1滿足基本利用功能。個人健康檔案是開展“六位一體”的基礎。居民健康檔案紀錄了人們健康信息的系統文件，是開展社區衛生防病工作，滿足社區居民的預防、醫療、保健、康復、健康教育、生育指導“六位一體”的衛生服務需求，提供經濟、有效、綜合、連續的基層衛生服務的基礎。這是建設社區居民健康檔案的初衷，建檔必須以滿足這些利用功能為前提。

2.3.2使社區居民健康檔案能提供群體健康狀況的動態變化。根據社區居民健康檔案提供的信息，能夠識辨高危人群，了解病人的來源，疾病構成，嚴重程度，年齡、職業、時間、地區的分布，對于有效組織診療服務，合理配置衛生資源，及時調整服務項目，采取相應的適宜技術和措施，控制疾病的發展發揮重要作用，并能有針對性地進行健康教育與健康促進。為此，要求對家庭健康檔案和社區健康檔案作為重點統計資料，長期系統歸檔保存。

2.3.3發揮社區居民健康檔案科研與教育的重要作用。居民健康檔案在醫學科研中具有重要的利用價值在于資料的全面性、連續性、可檢索性，是不可多得的好教材。計算機的應用，將使社區居民健康檔案在科學計算、信息管理、過程控制、記錄查詢、保密檢索、音像動態、遠程會診、互聯網傳送和資源共享等方面，帶來了巨大的發展空間。因此，檔案管理部門在應用現代管理技術，做好社區居民健康檔案方面的指導協調作用。加強社區居民健康檔案的管理工作，大有可為，必將為檔案部門的業務工作開辟一片新天地。