知識(shí)管理視角下制造企業(yè)的檔案管理分析研究

李文珍　劉靜　陳璐

摘 要：知識(shí)管理概念在高速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)時(shí)代，已經(jīng)被各大公司企業(yè)重視，并逐步滲透應(yīng)用到生產(chǎn)工作中，成為企業(yè)自身發(fā)展的重要戰(zhàn)略。檔案是企業(yè)知識(shí)的重要組成部分，檔案管理應(yīng)該視為企業(yè)知識(shí)管理的核心。在此形式下對(duì)企業(yè)檔案管理的發(fā)展提出了新的要求，本文立足于檔案管理與知識(shí)管理的關(guān)系分析，探索知識(shí)管理實(shí)踐的三種策略-市場(chǎng)化策略、系統(tǒng)化策略、社會(huì)化策略-的選擇應(yīng)用，闡述知識(shí)視角下企業(yè)檔案管理如何提高企業(yè)檔案管理價(jià)值，為企業(yè)生產(chǎn)增值提供有價(jià)值的知識(shí)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；企業(yè)檔案管理；知識(shí)實(shí)踐策略

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)占主導(dǎo)地位的今天，知識(shí)已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的重要?jiǎng)恿Γ瞧髽I(yè)創(chuàng)造財(cái)富、提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要源泉。企業(yè)檔案--特別是大中型制造企業(yè)--是企業(yè)知識(shí)的重要組成，因此企業(yè)檔案管理部門(mén)應(yīng)該視為企業(yè)知識(shí)管理的核心部門(mén)。然而提到知識(shí)管理時(shí)，很多人認(rèn)為只有智能型的企業(yè)例如微軟、惠普等才能夠有充分的環(huán)境應(yīng)用這種智力型的管理，對(duì)于傳統(tǒng)的制造企業(yè)來(lái)說(shuō)，普通的OA、ERP和CMS等已經(jīng)足夠企業(yè)的發(fā)展所需。顯然在新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，這種觀念不僅不會(huì)促進(jìn)企業(yè)的生產(chǎn)力，反而給企業(yè)的創(chuàng)新和改革造成很大的阻礙，影響企業(yè)市場(chǎng)化的進(jìn)程。

1 制造企業(yè)檔案知識(shí)管理提出的背景

1.1 時(shí)代發(fā)展和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力下提出的要求

21世紀(jì)的時(shí)代是依賴(lài)知識(shí)和信息進(jìn)行生產(chǎn)、分配和使用的經(jīng)濟(jì)時(shí)代，無(wú)論對(duì)于商業(yè)組織還是非商業(yè)組織而言，21世紀(jì)最有價(jià)值的資產(chǎn)將是其知識(shí)工作者及其生產(chǎn)力。這種目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)當(dāng)然離不開(kāi)知識(shí)管理。日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，企業(yè)創(chuàng)新和改革是必然之路。為了創(chuàng)新，企業(yè)有必要充分整合自身的優(yōu)勢(shì)資源，其中包括具有戰(zhàn)略性、獨(dú)特性的企業(yè)內(nèi)部資源，很大一部分來(lái)源于企業(yè)日常生產(chǎn)管理活動(dòng)產(chǎn)生的知識(shí)。因此市場(chǎng)環(huán)境下的檔案知識(shí)管理顯得尤為重要。制造企業(yè)有必要實(shí)行職能管理的轉(zhuǎn)變，由資本資源向知識(shí)資源轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)工業(yè)向知識(shí)行業(yè)轉(zhuǎn)變，由流程管理向知識(shí)管理轉(zhuǎn)變。

1.2 新時(shí)期企業(yè)檔案管理邊緣化形勢(shì)要求

激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)造就了企業(yè)不斷的調(diào)整其所擁有的資源，以追求利潤(rùn)最大化作為企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的指導(dǎo)原則。與企業(yè)利潤(rùn)密切相關(guān)的部門(mén)，例如技術(shù)科研部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、質(zhì)量部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)等都受到企業(yè)很高的重視。企業(yè)檔案中蘊(yùn)含的各種專(zhuān)業(yè)的技術(shù)資源、企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理知識(shí)等重要的信息往往被企業(yè)忽略，檔案管理部門(mén)也被認(rèn)為對(duì)企業(yè)利益沒(méi)有效益的服務(wù)部門(mén)，檔案編研也僅僅是各種信息的二次匯總，無(wú)法做到整合有效利用。繼而檔案工作和檔案部門(mén)逐漸被邊緣化，甚至很多企業(yè)根本就不設(shè)立檔案管理部門(mén)。

1.3 企業(yè)員工不斷增長(zhǎng)的知識(shí)需求

傳統(tǒng)制造型企業(yè)相當(dāng)部分都是中大型資本密集型以及勞動(dòng)密集型企業(yè)，依賴(lài)于生產(chǎn)設(shè)備和人員，進(jìn)行重復(fù)性的工作，對(duì)于他們來(lái)說(shuō)資本是第一驅(qū)動(dòng)力。以勞動(dòng)密集的產(chǎn)業(yè)就面臨著勞動(dòng)力的流動(dòng)，但是注入的“新鮮血液”如何以最快的速度學(xué)習(xí)領(lǐng)悟工作職責(zé)、工作內(nèi)容，成為各個(gè)崗位上的支柱，傳統(tǒng)意義上來(lái)說(shuō)需要企業(yè)大力提供培訓(xùn)資源，這樣給企業(yè)帶來(lái)了很大部分的成本消耗，不但時(shí)效長(zhǎng)，而且吸收較慢。傳統(tǒng)的師徒制“以老帶新”不僅使知識(shí)無(wú)法系統(tǒng)的積累，且利用率低下。

對(duì)于老員工來(lái)講，單個(gè)崗位上的信息已經(jīng)不能滿(mǎn)足全面發(fā)展的個(gè)人需求，各個(gè)部門(mén)企業(yè)員工如何進(jìn)行技術(shù)、知識(shí)、智慧交流討論，如何深入的全面發(fā)展員工已成為傳統(tǒng)制造企業(yè)的瓶頸問(wèn)題。

對(duì)于決策層的領(lǐng)導(dǎo)們來(lái)說(shuō)，企業(yè)各個(gè)部門(mén)包括人事、財(cái)務(wù)、技術(shù)、生產(chǎn)、質(zhì)量、設(shè)備等檔案信息零散，無(wú)系統(tǒng)化，即使有ERP、CMS、OA等信息系統(tǒng)，也僅僅停留在機(jī)構(gòu)電子信息機(jī)械合并的層面上，并沒(méi)有真正的提供系統(tǒng)、立體、綜合、集成的信息服務(wù)。

由此可見(jiàn)，在知識(shí)集成的管理時(shí)代，企業(yè)檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)，如何在新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下發(fā)揮出企業(yè)檔案價(jià)值，提升服務(wù)效率，切實(shí)發(fā)揮檔案信息知識(shí)核心部門(mén)的重要作用，成為制造企業(yè)檔案管理迫切需要解決的問(wèn)題。在這樣的形勢(shì)下，知識(shí)管理管理概念引入企業(yè)檔案管理已經(jīng)被越來(lái)越多的企業(yè)和員工認(rèn)同。

2 知識(shí)管理和檔案管理相關(guān)性

知識(shí)管理概念能夠被企業(yè)引入檔案管理中相互合作，不僅僅是因?yàn)槎哂兄丿B的管理對(duì)象（即二者都是以文件形態(tài)存在），以及相同的管理目的（二者都是為企業(yè)提供檔案服務(wù)或知識(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案或知識(shí)的價(jià)值），更主要的是二者的管理職能相似。《AMT 知識(shí)管理白皮書(shū)》指出，知識(shí)管理是“協(xié)助企業(yè)組織和個(gè)人借助信息技術(shù)，圍繞各種知識(shí)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)其創(chuàng)造、儲(chǔ) 存、分享、應(yīng)用和更新的過(guò)程，并在企業(yè)、組織、個(gè)人業(yè)務(wù)戰(zhàn)略以及經(jīng)濟(jì)績(jī)效諸 方面，形成知識(shí)優(yōu)勢(shì)和產(chǎn)生價(jià)值的過(guò)程 ”[1]。檔案管理職能則是檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用。二者的管理職能過(guò)程中，都是先進(jìn)行管理對(duì)象的收集存儲(chǔ)，使之集中化，然后再加工整理，使之有序化，其次再分享利用，實(shí)現(xiàn)檔案或知識(shí)的價(jià)值，最后形成新的知識(shí)以文件形式再進(jìn)行存儲(chǔ)，這樣就形成了知識(shí)管理與檔案管理輔助性的不斷循環(huán)。（如圖一）。當(dāng)然在這種循環(huán)中，數(shù)字技術(shù)起著相當(dāng)重要的作用，新時(shí)代的檔案管理和知識(shí)管理都需要數(shù)據(jù)庫(kù)、文本挖掘、搜索引擎、電子郵件、門(mén)戶(hù)系統(tǒng)、信息代理、信息推送、信息安全技術(shù)等技術(shù)工具來(lái)實(shí)現(xiàn)。

3 知識(shí)管理三種策略及制造企業(yè)檔案知識(shí)管理策略抉擇

知識(shí)管理是對(duì)知識(shí)顯性、系統(tǒng)化的管理，它聯(lián)系著知識(shí)的收集、存儲(chǔ)（組織）、分享（流通）、應(yīng)用（利用）以及創(chuàng)新（開(kāi)發(fā)）。廣義的知識(shí)管理包含兩方面的含義：一方面是對(duì)顯性知識(shí)的管理，它來(lái)源于傳統(tǒng)的信息，如企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)等結(jié)構(gòu)化信息，以及以E-mail、文檔、網(wǎng)頁(yè)等形式表現(xiàn)的非結(jié)構(gòu)化信息；另一方面是指對(duì)存在于人腦之中未顯化的隱性知識(shí)。對(duì)結(jié)構(gòu)化信息、非結(jié)構(gòu)化信息以及隱性知識(shí)的管理實(shí)踐體現(xiàn)在知識(shí)管理的五個(gè)工作重點(diǎn)中（如圖一），這樣就構(gòu)成了知識(shí)管理實(shí)現(xiàn)的三個(gè)策略（如圖二）。

由圖表可以看出，基于“集中一點(diǎn)”競(jìng)爭(zhēng)因素的實(shí)踐策略適用于萌芽型的企業(yè)，它強(qiáng)調(diào)企業(yè)各種職能知識(shí)的編碼化，將各種分散的知識(shí)匯集、編碼，建立起知識(shí)地圖索引系統(tǒng)，使員工對(duì)知識(shí)信息的檢索、利用變得更加方便、快捷，而且低廉，更快的適應(yīng)掌握企業(yè)的管理職能和各自工作所需。

基于“COST（成本）”競(jìng)爭(zhēng)因素的系統(tǒng)化實(shí)踐策略適用于成熟型的企業(yè)，強(qiáng)調(diào)的是運(yùn)營(yíng)的優(yōu)良性，重點(diǎn)在于“標(biāo)準(zhǔn)知識(shí)的重復(fù)使用”[2]。企業(yè)將隱性知識(shí)顯性化、形成文檔，然后又將文檔以統(tǒng)一結(jié)構(gòu)化的形式存儲(chǔ)在知識(shí)庫(kù)中，企業(yè)所有員工都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)終端直接調(diào)用，而無(wú)需與這些知識(shí)的創(chuàng)作者直接的接觸，也不必了解這些知識(shí)的創(chuàng)造者是誰(shuí)。 這種知識(shí)管理管理策略實(shí)際上是一種知識(shí)化的高級(jí)的檔案管理策略，是未來(lái)檔案管理的一種趨勢(shì)。對(duì)于成熟型的制造企業(yè)來(lái)說(shuō)，如果是依賴(lài)顯性知識(shí)，提供標(biāo)準(zhǔn)化、成熟的產(chǎn)品，適用這種策略，可將其作為主導(dǎo)策略。

知識(shí)社區(qū)策略是一種人性化的策略，“它是指創(chuàng)造一種良好的企業(yè)文化，鼓勵(lì)員工進(jìn)行直接的知識(shí)傳播、交流、共享，繼而促進(jìn)知識(shí)創(chuàng)新”[3]。這種策略適用于成長(zhǎng)型的企業(yè)，強(qiáng)調(diào)的是不斷創(chuàng)新的產(chǎn)品改良，重點(diǎn)在于確保領(lǐng)域知識(shí)的持續(xù)創(chuàng)新。對(duì)于以高科技產(chǎn)品為主導(dǎo)進(jìn)行產(chǎn)品研發(fā)創(chuàng)新的制造型企業(yè)來(lái)說(shuō)，有必要實(shí)施知識(shí)化社區(qū)策略，將其作為企業(yè)發(fā)展的主導(dǎo)策略，進(jìn)行定期技術(shù)訣竅交流會(huì)，建立企業(yè)技術(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)，制定技術(shù)資源圖，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)者的知識(shí)交流共享以提高其設(shè)計(jì)水平，使企業(yè)不斷有新的源泉注入，提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

以上三種策略適用于不同時(shí)期、不同發(fā)展規(guī)模、不同發(fā)展類(lèi)型的制造企業(yè)。在企業(yè)發(fā)展中不能不分主次而把所有的策略都當(dāng)做主要策略，而應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身發(fā)展所需選擇合適自己的策略。

4 企業(yè)檔案知識(shí)管理的實(shí)施要點(diǎn)

1.完善企業(yè)檔案管理制度體系。檔案管理部門(mén)應(yīng)該在新檔案形勢(shì)下改善檔案管理制度，制定知識(shí)管理工作制度，考核指標(biāo)體系，崗位職責(zé)，使文件形成、積累、歸檔成為全員運(yùn)動(dòng)，提高整個(gè)企業(yè)的歸檔意識(shí)，倡導(dǎo)“知識(shí)就是力量”，形成良好的組織文化氛圍，以改變其他職能部門(mén)對(duì)檔案管理的看法：檔案作為一種重要的信息、知識(shí)載體，應(yīng)該是企業(yè)重要的信息資源和知識(shí)資產(chǎn)。同時(shí)檔案管理人員不能只重視檔案的收集整理和保管，而應(yīng)該重視檔案的開(kāi)發(fā)和利用，應(yīng)該充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，積極主動(dòng)的探索信息開(kāi)發(fā)方式方法，縱深挖掘，打造學(xué)習(xí)型的組織，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部知識(shí)的縱向交流以及與外界其他單位檔案管理組織的橫向交流。

2.構(gòu)建先進(jìn)的數(shù)字檔案館。計(jì)算機(jī)硬件實(shí)施、完善的信息檢索處理挖掘系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案管理和知識(shí)管理的必備條件。增加數(shù)字檔案館的內(nèi)容管理功能，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)信息獲取、自動(dòng)處理、自動(dòng)集成，建立知識(shí)門(mén)戶(hù)，形成統(tǒng)一的對(duì)外服務(wù)界面。

3.制定鼓勵(lì)機(jī)制促進(jìn)知識(shí)的共享。員工對(duì)于知識(shí)都有自擁心理，如果沒(méi)有知識(shí)市場(chǎng)條件，就會(huì)阻礙知識(shí)分享。企業(yè)檔案管理需建立完善的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，以共同利益來(lái)調(diào)和員工知識(shí)差異，尊重集體學(xué)習(xí)，擴(kuò)大分享，使員工對(duì)知識(shí)社區(qū)有足夠的信任，促進(jìn)員工的知識(shí)交流分享，并鼓勵(lì)知識(shí)的創(chuàng)新文檔化，利于知識(shí)庫(kù)的建立。

制造企業(yè)檔案管理在知識(shí)管理理念引導(dǎo)下，其管理職能逐步由實(shí)體管理轉(zhuǎn)向信息管理，由淺入深，由窄入寬，由單一向綜合，由后臺(tái)輔助工作轉(zhuǎn)變成前臺(tái)支撐性工作，提升檔案管理價(jià)值，滿(mǎn)足用戶(hù)對(duì)檔案信息、知識(shí)的需求，從而支持企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)，推動(dòng)企業(yè)戰(zhàn)略落實(shí)，提升檔案管理部門(mén)在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的地位與作用。故而知識(shí)管理理念的引入對(duì)于制造企業(yè)檔案管理和企業(yè)發(fā)展有著重大的意義。

參考文獻(xiàn)

[1] 李瑋.企業(yè)知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理變革[J].法制與社會(huì)， 2009， 248. 09.

[2]李浩.企業(yè)創(chuàng)新中的知識(shí)管理.人民出版社.2009.5

[3]徐擁軍，周艷華，李剛.基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的理論探索.檔案學(xué)通訊.2011.2.