知識管理視角下制造企業的檔案管理分析研究

李文珍　劉靜　陳璐

摘 要：知識管理概念在高速發展的經濟時代，已經被各大公司企業重視，并逐步滲透應用到生產工作中，成為企業自身發展的重要戰略。檔案是企業知識的重要組成部分，檔案管理應該視為企業知識管理的核心。在此形式下對企業檔案管理的發展提出了新的要求，本文立足于檔案管理與知識管理的關系分析，探索知識管理實踐的三種策略-市場化策略、系統化策略、社會化策略-的選擇應用，闡述知識視角下企業檔案管理如何提高企業檔案管理價值，為企業生產增值提供有價值的知識服務。

關鍵詞：知識管理；企業檔案管理；知識實踐策略

在知識經濟占主導地位的今天，知識已經成為企業發展的重要動力，它是企業創造財富、提升企業核心競爭力的重要源泉。企業檔案--特別是大中型制造企業--是企業知識的重要組成，因此企業檔案管理部門應該視為企業知識管理的核心部門。然而提到知識管理時，很多人認為只有智能型的企業例如微軟、惠普等才能夠有充分的環境應用這種智力型的管理，對于傳統的制造企業來說，普通的OA、ERP和CMS等已經足夠企業的發展所需。顯然在新經濟形勢下，這種觀念不僅不會促進企業的生產力，反而給企業的創新和改革造成很大的阻礙，影響企業市場化的進程。

1 制造企業檔案知識管理提出的背景

1.1 時代發展和市場競爭壓力下提出的要求

21世紀的時代是依賴知識和信息進行生產、分配和使用的經濟時代，無論對于商業組織還是非商業組織而言，21世紀最有價值的資產將是其知識工作者及其生產力。這種目標的實現當然離不開知識管理。日益激烈的市場競爭環境下，企業創新和改革是必然之路。為了創新，企業有必要充分整合自身的優勢資源，其中包括具有戰略性、獨特性的企業內部資源，很大一部分來源于企業日常生產管理活動產生的知識。因此市場環境下的檔案知識管理顯得尤為重要。制造企業有必要實行職能管理的轉變，由資本資源向知識資源轉變，由傳統工業向知識行業轉變，由流程管理向知識管理轉變。

1.2 新時期企業檔案管理邊緣化形勢要求

激烈的市場競爭造就了企業不斷的調整其所擁有的資源，以追求利潤最大化作為企業生產活動的指導原則。與企業利潤密切相關的部門，例如技術科研部門、財務部門、質量部門、生產部門等都受到企業很高的重視。企業檔案中蘊含的各種專業的技術資源、企業經營管理知識等重要的信息往往被企業忽略，檔案管理部門也被認為對企業利益沒有效益的服務部門，檔案編研也僅僅是各種信息的二次匯總，無法做到整合有效利用。繼而檔案工作和檔案部門逐漸被邊緣化，甚至很多企業根本就不設立檔案管理部門。

1.3 企業員工不斷增長的知識需求

傳統制造型企業相當部分都是中大型資本密集型以及勞動密集型企業，依賴于生產設備和人員，進行重復性的工作，對于他們來說資本是第一驅動力。以勞動密集的產業就面臨著勞動力的流動，但是注入的“新鮮血液”如何以最快的速度學習領悟工作職責、工作內容，成為各個崗位上的支柱，傳統意義上來說需要企業大力提供培訓資源，這樣給企業帶來了很大部分的成本消耗，不但時效長，而且吸收較慢。傳統的師徒制“以老帶新”不僅使知識無法系統的積累，且利用率低下。

對于老員工來講，單個崗位上的信息已經不能滿足全面發展的個人需求，各個部門企業員工如何進行技術、知識、智慧交流討論，如何深入的全面發展員工已成為傳統制造企業的瓶頸問題。

對于決策層的領導們來說，企業各個部門包括人事、財務、技術、生產、質量、設備等檔案信息零散，無系統化，即使有ERP、CMS、OA等信息系統，也僅僅停留在機構電子信息機械合并的層面上，并沒有真正的提供系統、立體、綜合、集成的信息服務。

由此可見，在知識集成的管理時代，企業檔案管理面臨著新的挑戰，如何在新經濟形勢下發揮出企業檔案價值，提升服務效率，切實發揮檔案信息知識核心部門的重要作用，成為制造企業檔案管理迫切需要解決的問題。在這樣的形勢下，知識管理管理概念引入企業檔案管理已經被越來越多的企業和員工認同。

2 知識管理和檔案管理相關性

知識管理概念能夠被企業引入檔案管理中相互合作，不僅僅是因為二者有著重疊的管理對象（即二者都是以文件形態存在），以及相同的管理目的（二者都是為企業提供檔案服務或知識服務，實現檔案或知識的價值），更主要的是二者的管理職能相似。《AMT 知識管理白皮書》指出，知識管理是“協助企業組織和個人借助信息技術，圍繞各種知識內容，實現其創造、儲 存、分享、應用和更新的過程，并在企業、組織、個人業務戰略以及經濟績效諸 方面，形成知識優勢和產生價值的過程 ”[1]。檔案管理職能則是檔案收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用。二者的管理職能過程中，都是先進行管理對象的收集存儲，使之集中化，然后再加工整理，使之有序化，其次再分享利用，實現檔案或知識的價值，最后形成新的知識以文件形式再進行存儲，這樣就形成了知識管理與檔案管理輔助性的不斷循環。（如圖一）。當然在這種循環中，數字技術起著相當重要的作用，新時代的檔案管理和知識管理都需要數據庫、文本挖掘、搜索引擎、電子郵件、門戶系統、信息代理、信息推送、信息安全技術等技術工具來實現。

3 知識管理三種策略及制造企業檔案知識管理策略抉擇

知識管理是對知識顯性、系統化的管理，它聯系著知識的收集、存儲（組織）、分享（流通）、應用（利用）以及創新（開發）。廣義的知識管理包含兩方面的含義：一方面是對顯性知識的管理，它來源于傳統的信息，如企業應用系統、數據庫等結構化信息，以及以E-mail、文檔、網頁等形式表現的非結構化信息；另一方面是指對存在于人腦之中未顯化的隱性知識。對結構化信息、非結構化信息以及隱性知識的管理實踐體現在知識管理的五個工作重點中（如圖一），這樣就構成了知識管理實現的三個策略（如圖二）。

由圖表可以看出，基于“集中一點”競爭因素的實踐策略適用于萌芽型的企業，它強調企業各種職能知識的編碼化，將各種分散的知識匯集、編碼，建立起知識地圖索引系統，使員工對知識信息的檢索、利用變得更加方便、快捷，而且低廉，更快的適應掌握企業的管理職能和各自工作所需。

基于“COST（成本）”競爭因素的系統化實踐策略適用于成熟型的企業，強調的是運營的優良性，重點在于“標準知識的重復使用”[2]。企業將隱性知識顯性化、形成文檔，然后又將文檔以統一結構化的形式存儲在知識庫中，企業所有員工都可以通過計算機終端直接調用，而無需與這些知識的創作者直接的接觸，也不必了解這些知識的創造者是誰。 這種知識管理管理策略實際上是一種知識化的高級的檔案管理策略，是未來檔案管理的一種趨勢。對于成熟型的制造企業來說，如果是依賴顯性知識，提供標準化、成熟的產品，適用這種策略，可將其作為主導策略。

知識社區策略是一種人性化的策略，“它是指創造一種良好的企業文化，鼓勵員工進行直接的知識傳播、交流、共享，繼而促進知識創新”[3]。這種策略適用于成長型的企業，強調的是不斷創新的產品改良，重點在于確保領域知識的持續創新。對于以高科技產品為主導進行產品研發創新的制造型企業來說，有必要實施知識化社區策略，將其作為企業發展的主導策略，進行定期技術訣竅交流會，建立企業技術數據庫，制定技術資源圖，實現設計者的知識交流共享以提高其設計水平，使企業不斷有新的源泉注入，提高企業核心競爭力。

以上三種策略適用于不同時期、不同發展規模、不同發展類型的制造企業。在企業發展中不能不分主次而把所有的策略都當做主要策略，而應根據企業自身發展所需選擇合適自己的策略。

4 企業檔案知識管理的實施要點

1.完善企業檔案管理制度體系。檔案管理部門應該在新檔案形勢下改善檔案管理制度，制定知識管理工作制度，考核指標體系，崗位職責，使文件形成、積累、歸檔成為全員運動，提高整個企業的歸檔意識，倡導“知識就是力量”，形成良好的組織文化氛圍，以改變其他職能部門對檔案管理的看法：檔案作為一種重要的信息、知識載體，應該是企業重要的信息資源和知識資產。同時檔案管理人員不能只重視檔案的收集整理和保管，而應該重視檔案的開發和利用，應該充分發揮主觀能動性，積極主動的探索信息開發方式方法，縱深挖掘，打造學習型的組織，促進企業內部知識的縱向交流以及與外界其他單位檔案管理組織的橫向交流。

2.構建先進的數字檔案館。計算機硬件實施、完善的信息檢索處理挖掘系統是實現新時期檔案管理和知識管理的必備條件。增加數字檔案館的內容管理功能，實現系統自動信息獲取、自動處理、自動集成，建立知識門戶，形成統一的對外服務界面。

3.制定鼓勵機制促進知識的共享。員工對于知識都有自擁心理，如果沒有知識市場條件，就會阻礙知識分享。企業檔案管理需建立完善的獎勵機制，以共同利益來調和員工知識差異，尊重集體學習，擴大分享，使員工對知識社區有足夠的信任，促進員工的知識交流分享，并鼓勵知識的創新文檔化，利于知識庫的建立。

制造企業檔案管理在知識管理理念引導下，其管理職能逐步由實體管理轉向信息管理，由淺入深，由窄入寬，由單一向綜合，由后臺輔助工作轉變成前臺支撐性工作，提升檔案管理價值，滿足用戶對檔案信息、知識的需求，從而支持企業業務運轉，推動企業戰略落實，提升檔案管理部門在企業經營中的地位與作用。故而知識管理理念的引入對于制造企業檔案管理和企業發展有著重大的意義。

參考文獻

[1] 李瑋.企業知識管理與企業檔案管理變革[J].法制與社會， 2009， 248. 09.

[2]李浩.企業創新中的知識管理.人民出版社.2009.5

[3]徐擁軍，周艷華，李剛.基于知識服務的檔案管理模式的理論探索.檔案學通訊.2011.2.