中國能建安徽院數字化檔案館項目建設

王博

檔案是企業開展業務活動的重要工具和憑證性信息記錄，是企業的核心信息資源與重要資產。集團企業具有機構龐大、下屬單位較多且層次復雜，各下屬單位分散等特點。對于集團企業，實現集中部署應用、分級管理，構建立體式企業數字檔案館，是集團企業數字檔案管理最佳解決之道。

1 項目背景

安徽院數字化檔案館建設項目根據集團公司的規劃和要求，以建成具有中國能建特色，資源豐富、管理高效、利用便捷、安全可靠的數字化檔案館為目標開展相關工作。

2 技術簡介

該系統基于B/S結構，數據庫類型為 Oracle 11g，支持Linux、Windows XP、Window2008、Windows7等多種操作系統，支持IE（8.0及以上）瀏覽器。支持用戶操作界面的個性化展示。系統應支持分權管理模式，用戶管理遵循角色授權模型。用戶規模約為700人。

3 功能簡介

1、數字檔案門戶

根據檔案館建設情況以及信息化建設方向，經過多次的調研溝通，形成了數字檔案館門戶。

2、個人辦公

個人信息的管理平臺，可以顯示自己借閱信息，以及審批情況。并可以存放自己關注的檔案（有權限的檔案）或者文檔。

3、數據管理

針對實際的檔案業務情況，將檔案根據處理情況分為預歸檔庫管理（數據采集）、移交庫管理（檔案數據整理）、檔案庫管理（檔案數據管理）三個模塊分別進行管理，在每個模塊中需自定義檔案類型，并且對各檔案類型的字段自定義維護。

三個模塊的數據之間關系為：首先將采集到的數據通過新增、保存等功能分類存放到預歸檔管理中，然后對預歸檔中的數據進行編輯整理后通過文件歸檔功能歸檔到移交庫中管理，在移交庫中對數據進行編號、編目等進一步檔案整理操作，完成整理后，將檔案通過移交功能移交到檔案庫管理中，形成真實電子檔案。

4、檔案保管

對已經入庫的檔案進行日常的管理，包括對檔案進行銷毀鑒定、損壞鑒定，并對已銷毀或損壞的檔案進行處理后保存到檔案的銷毀庫、檔案損壞庫中。

5、檔案設置

對檔案系統的初始化設置，根據檔案業務對各個檔案類型的錄入項等進行初始化的設置以及各項規則的設置，包括：全宗設置、檔案類型設置、分類表設置、代碼表設置、打印設置、字段對應規則設置、整理規則設置（立卷模式設置、檔號生成規則設置、目錄號生成規則設置）、路徑設置、電子文件命名規則設置等。

6、系統設置

對系統的初始化設置和管理，包括：立檔單位設置、機構部門管理、用戶管理、角色管理、組管理、系統權限管理、目錄權限管理、數據權限管理、數據庫備份、數據庫恢復、光盤刻錄、系統日志管理、業務操作日志管理。

7、權限管理

檔案系統針對不同的用戶，可分別進行權限的控制，檔案系統權限主要分為“功能模塊”、“檔案類型目錄”、“借閱查看”3大部分的權限控制。“功能模塊”主要根據用戶對檔案系統的實際使用情況的不同，對各個功能點的權限控制。

8、檔案利用

對已經歸檔到檔案系統中的數據，進行檢索利用。檢索主要采用百度網站的檢索風格和方式，實現全文檢索功能查找與關鍵詞相關的數據信息，對有權限的檔案數據可以直接進行查看瀏覽、下載、打印的相應操作，對沒有權限的檔案數據需要發起借閱申請，采取購物車的方式進行借閱，先將需要借閱的檔案加入借閱申請，然后對借閱的檔案填寫借閱理由，借閱時間等相關信息，然后提交申請，走借閱審批流程，由相關領導進行審批后才可對的檔案數據進行查看瀏覽、下載、打印的相應操作。

9、實現與OA系統數據同步接口功能

OA中辦結的文件可直接進入到數字檔案館系統中，實現了線上時時歸檔功能。此功能分為“自動歸檔”和“手動歸檔”2種方式，根據需要可自行選擇，并將每次的操作實現詳細日志記載，保證了數據的完整性。

10、借閱流程的實現

根據具體工作情況，定制的相應的借閱流程，主要應用于檔案實體預約借閱和電子借閱。借閱流程主要分為部門內部、部門外部、兩個個借閱流程，以實現借閱審批。

11、實現統計功能

在系統基本的檔案年報統計、館藏統計之上，結合集團實際的業務開發了“檔案歸檔情況統計”“檔案人員工作量統計”兩大統計功能。

檔案歸檔情況統計：用戶統計出各個部門在一段時間內檔案的歸檔情況，以數據錄入到檔案系統的時間作為統計日期階段的條件，詳細的按照歸檔部門、保管期限、檔案類型來進行統計，并將數據進行合計。

檔案人員工作量統計：用于統計出檔案人員在一段時間內對檔案整理的工作量，以歸檔日期、整理人、檢查人作為統計條件，當條件為空值時，將統計出所有的數據值，統計項包括，檔案整理庫以及檔案管理庫中的記錄條目、以及電子原文件個數等。。

4 未來展望

經過階段性測試，該系統符合檔案管理業務的基本模式，能實現檔案管理的基本功能。安徽院相關檔案管理人員正會同軟件公司研發人員分析系統試運行中產生的問題，從而令此系統能成為管理高效、利用便捷、安全可靠的符合集團公司要求的數字檔案館。