少數(shù)民族數(shù)字檔案資源共建共享的障礙因素及策略

呂榜珍，李婷婷

少數(shù)民族數(shù)字檔案資源共建共享就是通過科學規(guī)劃與統(tǒng)籌協(xié)調將分散保存的少數(shù)民族檔案信息資源之間建立起合作、協(xié)作、協(xié)調關系，按照一定的原則進行優(yōu)化配置、利用信息技術共同建設一個開放的、跨越時空的少數(shù)民族數(shù)字檔案資源體系和服務利用體系，最大范圍實現(xiàn)共享，充分發(fā)揮少數(shù)民族檔案的作用，為民族地區(qū)文化發(fā)展和經(jīng)濟建設服務。

一、少數(shù)民族數(shù)字檔案資源共建共享的必要性

(一)實現(xiàn)少數(shù)民族數(shù)字檔案資源共建共享是民族地區(qū)社會發(fā)展的需要。少數(shù)民族檔案種類繁多，內容涉及面廣，蘊含著豐富的民放宗教資源、歷史資源和知識資源，是民族文化中寶貴的財富。在《云南省檔案條例》中針對少數(shù)民族檔案制定了專門的條款，如第十三條規(guī)定“對記述和反映少數(shù)民族政治、經(jīng)濟、文化等活動的檔案，有關單位應重視收集、整理、保護和開發(fā)利用。”所以對少數(shù)民族檔案進行數(shù)字化處理、構建分布式數(shù)據(jù)庫、利用網(wǎng)絡進行快速傳遞、實現(xiàn)資源共享，對增進各民族之間的相互了解，繁榮少數(shù)民族科學文化事業(yè)等方面都有著重要的意義。

(二)促進少數(shù)民族檔案的收集整理，提高管理水平。由于少數(shù)民族地區(qū)經(jīng)濟落后，少數(shù)民族檔案工作水平不高，為此云南省政府在《云南省加快少數(shù)民族地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中提出要重點對云南省世居特有的少數(shù)民族傳統(tǒng)文化進行普查收集、歸類整理，采取省統(tǒng)一規(guī)劃，省、州 (市)、縣級檔案館上下聯(lián)動、共同推進的方式，開展少數(shù)民族檔案資源建設工作，構建云南民族特色檔案資源體系。這種通過協(xié)調各方共建共享少數(shù)民族數(shù)字檔案，對促進少數(shù)民族檔案的收集整理、提高管理水平有著重要的意義。

(三)便于資源整合與共享。在長期的社會實踐活動中，各少數(shù)民族形成了自己獨特的文化，少數(shù)民族檔案是記載各民族文化的生動素材，而這些數(shù)量巨大珍貴的少數(shù)民族檔案都分散保存在檔案部門、民族研究機構、寺廟、民間等，這種具有分散性、獨立性、封閉性等特征的保管方式，其利用極其不方便。通過共建共享，借助數(shù)字化技術、數(shù)據(jù)庫技術、網(wǎng)絡技術等現(xiàn)代化技術，在不改變少數(shù)民族檔案現(xiàn)有保管位置情況下，按照“統(tǒng)一平臺、屬地管理、異地查閱”的理念，建立區(qū)域性的少數(shù)民族檔案數(shù)據(jù)中心及區(qū)域協(xié)同分級管理服務系統(tǒng)，將一個區(qū)域范圍內的少數(shù)民族數(shù)字檔案信息資源整合起來，構建一個統(tǒng)一管理與共享服務的平臺，實現(xiàn)少數(shù)民族數(shù)字檔案的共建共享，是檔案部門便民服務的重要舉措。

(四)推進少數(shù)民族檔案資源體系建設。少數(shù)民族檔案具有地域性、民族性、專題性、多樣性和內容豐富性等特點，但由于歷史原因各級檔案館保存的少數(shù)民族檔案只占館藏的極少數(shù)，如作為民族大省的云南，各級檔案館保存的少數(shù)民族的各種載體的檔案總共只有兩千多萬卷(2011年止)。各地區(qū)要通過統(tǒng)籌規(guī)劃、分工協(xié)作、分步實施、合力推進收集征集少數(shù)民族檔案，并進行數(shù)字化處理，利用網(wǎng)絡化技術、海量存儲技術、虛擬技術等進行各類少數(shù)民族檔案數(shù)據(jù)庫群建設，如目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、特色數(shù)據(jù)庫等，從而推進少數(shù)民族檔案資源體系建設，實現(xiàn)少數(shù)民族數(shù)字檔案資源的共建共享。

(五)是保護少數(shù)民族檔案的一種有效措施。目前，少數(shù)民族檔案保管環(huán)境條件較差，特別是非檔案部門的保管機構和民間，沒有專門的檔案庫房和檔案裝具，所以有不少少數(shù)民族檔案出現(xiàn)嚴重的老化和破損現(xiàn)狀，即使是在檔案部門保存的也出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象。如云南省楚雄州檔案館收藏有1500冊彝文文書古籍，已有6冊嚴重破損無法修復，還有50多冊有不同程度的殘損。通過對少數(shù)民族檔案進行數(shù)字化，實現(xiàn)數(shù)字資源共建共享，可確保利用過程不再使用原件，還可利用仿真技術再現(xiàn)少數(shù)民族檔案的原貌，這樣可以對少數(shù)民族檔案原件起到一定保護作用。

二、少數(shù)民族數(shù)字檔案資源共建共享的障礙因素

(一)少數(shù)民族數(shù)字檔案資源共建共享的觀念意識不高。觀念決定思路，思路決定發(fā)展，少數(shù)民族數(shù)字檔案資源共建共享能否順利開展、能否持續(xù)發(fā)展，很大程度上取決于少數(shù)民族檔案工作者的思想觀念、對共建共享的認識和重視程度。合作的思想觀念是實現(xiàn)少數(shù)民族數(shù)字檔案資源共建共享的首要條件，而目前少數(shù)民族檔案保管主體的檔案意識不高，他們只重視收藏，對保護和開發(fā)利用不重視。由于受保守、封建思想的束縛，他們缺乏共建共享的理念。少數(shù)民族數(shù)字檔案資源共建共享包括兩個層次:資源建設和利用。數(shù)字資源建設是重點，共享利用是目標。由于受傳統(tǒng)思維慣性和管理模式的影響，很多少數(shù)民族地區(qū)的檔案保管機構在民族檔案數(shù)字資源建設與服務利用上仍沿襲傳統(tǒng)模式，“條塊分割，各自為政”的弊端還未割除，“重藏輕用”的思想觀念仍在作崇，往往是期望少數(shù)民族數(shù)字檔案資源共享，但不主動參與少數(shù)民族數(shù)字檔案資源共建，僅關注本單位的管理工作，而不關心全社會的少數(shù)民族數(shù)字檔案資源整合，缺乏合作、協(xié)調意識。

(二)缺乏統(tǒng)一組織協(xié)調機構。少數(shù)民族數(shù)字檔案資源共建共享具有很強的整體聯(lián)動和協(xié)調性，需要成立統(tǒng)一組織協(xié)調機構，建立一套科學的管理與協(xié)調機制。目前，少數(shù)民族檔案的管理分散、各自為政、缺乏合作與交流，同一少數(shù)民族的檔案可能分散保管在不同地域、不同的部門。同時由于檔案工作實行分級管理，一些地區(qū)可能將少數(shù)民族數(shù)字檔案產(chǎn)權地區(qū)化，有可能人為設置檔案互聯(lián)互通的壁壘，導致在少數(shù)民族數(shù)字檔案的歸屬上的地區(qū)所有、部門私化，使寶貴的少數(shù)民族數(shù)字檔案沉淀在小單位、小部門中不為人所知，這種格局將阻礙少數(shù)民族數(shù)字檔案共建共享的發(fā)展。

(三)法規(guī)標準體系不健全。少數(shù)民族資源建設的法規(guī)標準是共建共享的準繩和依據(jù)。主要涉及:數(shù)字資源建設如著錄標引、數(shù)據(jù)庫結構、數(shù)字檔案文件格式;數(shù)字檔案應用系統(tǒng)要求;數(shù)字資源共享利用形式如共享權責、權益關系;數(shù)字資源安全備份及系統(tǒng)安全等級等多方面內容。但由于少數(shù)民族檔案工作標準化程度不高，標準化工作滯后。目前沒有專門的少數(shù)民族數(shù)字檔案資源建設和利用方面的國家層面法規(guī)標準，這使少數(shù)民族數(shù)字檔案資源共建共享無法可依，各地區(qū)各行其是。若不盡快制訂統(tǒng)一的標準和規(guī)范，對少數(shù)民族數(shù)字檔案標識、描述、管理、存儲、檢索、利用等方面進行制約，少數(shù)民族數(shù)字檔案資源共建共享將無法實現(xiàn)。

(四)人力資源匱乏。少數(shù)民族數(shù)字檔案資源共建共享建設中，廣泛將計算機技術、通訊技術、網(wǎng)絡技術應用于采集、加工、組織、存儲、利用等業(yè)務環(huán)節(jié)。對少數(shù)民族數(shù)字檔案管理人員的知識水平、業(yè)務技能等都提出了較高的要求。而我國檔案管理人員素質總體水平不高，加上少數(shù)民族地區(qū)經(jīng)濟落后、對少數(shù)民族檔案工作重視不夠，從事少數(shù)民族檔案數(shù)字資源建設的專門人員嚴重短缺，文化層次也較低，很多工作人員不是科班出身，不掌握現(xiàn)代信息技術，不會操作使用各種共建共享設備和軟件。從目前的情況看，少數(shù)民族數(shù)字檔案資源建設工作人員的綜合素質太低，已成為制約少數(shù)民族數(shù)字檔案共建共享發(fā)展的重要因素。

(五)基礎設施不足，技術手段薄弱。少數(shù)民族數(shù)字檔案共建共享建設需要信息采集、加工、存儲、利用等信息處理過程的各種設備及網(wǎng)絡設施，包括主機、網(wǎng)絡通信設備、信息輸入輸出設備、應用服務器等等。但少數(shù)民族地區(qū)經(jīng)濟不發(fā)達，檔案部門經(jīng)費來源渠道單一，經(jīng)費短缺，造成基礎設施嚴重不足。雖然我國檔案信息化建設已取得一定成果，但縣級檔案館的情況并不樂觀，許多縣級檔案館特別是經(jīng)濟較落后的民族地區(qū)才配有幾臺計算機和一臺掃描儀，剛剛開始進行數(shù)字化建設，數(shù)字資源很少。數(shù)字檔案的網(wǎng)絡歸檔大多沒有開始，能利用網(wǎng)絡技術環(huán)境提供少數(shù)民族數(shù)字檔案信息服務的很少，即使有也主要以館藏介紹為主，少數(shù)開展了目錄查詢，但檢索手段落后、檢索工具的覆蓋面有限、檢索不全面、查全率低、檢索工具只能提供一次檢索、不能在結果中進行二次檢索，且導航系統(tǒng)不完善，用戶不知如何入手。這種局面嚴重阻礙少數(shù)民族數(shù)字檔案共建共享建設的發(fā)展。

(六)共建共享網(wǎng)絡存在安全隱患。Internet是一個開放的信息系統(tǒng)平臺，它在給我們帶來信息交換非常方便的同時也給信息安全帶來一定威脅。少數(shù)民族數(shù)字檔案共建共享系統(tǒng)是一個基于Internet的信息系統(tǒng)，它可能面臨以下危險:軟件漏洞、人為因素、安全技術滯后、日常管理混亂和管理水平落后等。

三、少數(shù)民族數(shù)字檔案共建共享建設策略

(一)統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調。少數(shù)民族數(shù)字檔案共建共享建設是一個跨地區(qū)、跨部門的復雜系統(tǒng)工程，其中涉及的內容很多，包括共建共享少數(shù)民族檔案的鑒選、數(shù)字化處理、數(shù)據(jù)庫建設、數(shù)據(jù)庫的運行和維護、共享平臺的建設等，所以必須有一個統(tǒng)籌規(guī)劃。首先由國家檔案局制定全國少數(shù)民族數(shù)字檔案共建共享建設總體規(guī)劃，然后保存有少數(shù)民族檔案的省份由省檔案局出臺本省的少數(shù)民族數(shù)字檔案共建共享建設規(guī)劃和實施方案，省檔案館具體布置、組織協(xié)調、進行資源配置，各地保存少數(shù)民族檔案的檔案館、民委、博物館等機構實施少數(shù)民族數(shù)字檔案共建共享建設過程中的各項具體工作，各少數(shù)民族檔案保存機構、各科研機構及政府部門之間必須相互合作、相互支持，共同推進少數(shù)民族數(shù)字檔案共建共享建設。

(二)夯實共享，突出特色。少數(shù)民族數(shù)字檔案信息資源共享前提條件是有豐富的少數(shù)民族數(shù)字檔案信息資源，只有將紙質類、音像類、實物類等傳統(tǒng)少數(shù)民族檔案轉換成便于利用的數(shù)字資源，才能實現(xiàn)共享，因此要加強少數(shù)民族檔案數(shù)字化進程，集中人員、設備以工廠化作業(yè)方式展開民族檔案數(shù)字化建設。把少數(shù)民族檔案數(shù)字資源建設提升到少數(shù)民族檔案文化建設的高度，切實加快少數(shù)民族數(shù)字檔案資源建設進程，建立少數(shù)民族檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫，夯實少數(shù)民族數(shù)字檔案共建共享的資源基礎。同時少數(shù)民族數(shù)字資源建設要有特色，即獨創(chuàng)性，要體現(xiàn)民族文化特色、地域特色，構建反映民族文化特色的特色數(shù)據(jù)庫，為科學研究和經(jīng)濟發(fā)展提供服務。

(三)統(tǒng)一標準，嚴格執(zhí)行。標準化是少數(shù)民族數(shù)字檔案共建共享的依據(jù)和保障。統(tǒng)一標準規(guī)范是少數(shù)民族數(shù)字檔案信息采集、利用網(wǎng)絡化的需要，是適應少數(shù)民族數(shù)字資源多樣化的需求，也是滿足少數(shù)民族數(shù)字資源長期保存的需要。少數(shù)民族數(shù)字檔案共建共享建設所涉及的標準主要有:一是少數(shù)民族數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)標準，二是少數(shù)民族數(shù)字檔案文檔內容格式標準，文檔主要由文字、圖像、音頻、視頻等多媒體信息組成，不同屬性的媒體有不同格式標準和處理方式。三是少數(shù)民族數(shù)字檔案文檔表現(xiàn)標準，四是少數(shù)民族數(shù)字檔案文檔信息檢索標準。只有建立健全少數(shù)民族數(shù)字檔案共建共享標準體系并嚴格執(zhí)行，才能實現(xiàn)互聯(lián)互通，才能達到少數(shù)民族數(shù)字檔案資源的共建共享的目的。

(四)健全機制，穩(wěn)步推進。共建共享機制是調控少數(shù)民族數(shù)字檔案共建共享的手段的方法。少數(shù)民族數(shù)字檔案共建共享機制主要包括:一是合作機制。少數(shù)民族數(shù)字檔案共建共享是社會的共建共享，需要利用者的廣泛參與，即把利用者內化為共建共享的主要角色，強調在共建中共享，在共享中共建。明確共享資源門類，規(guī)定各保存機構在協(xié)同工作中的責任、權力和義務，建立良好的合作機制，相互理解，相互配合，形成整體合力，推動少數(shù)民族數(shù)字檔案的共建共享;二是人才培養(yǎng)機制。這是共建共享成功之本，根據(jù)少數(shù)民族數(shù)字檔案共建共享建設的需要，培養(yǎng)一批系統(tǒng)開發(fā)與維護、檔案數(shù)字化加工與管理、相關技術的研究與使用、共建共享建設運營與管理等方面的復合人才，構建一支高素質的共建共享人才隊伍;三是資金保障機制。少數(shù)民族數(shù)字檔案共建共享是一個龐大的系統(tǒng)工程，它需要有足夠的資金支持，所以要積極爭取社會各方面的支持，多渠道籌集資金，保證專款專用，確保少數(shù)民族數(shù)字檔案共建共享的順利進行;四是信息安全保障機制。少數(shù)民族數(shù)字檔案共建共享面臨各種安全隱患，因此要從信息安全整體戰(zhàn)略著手，走“分散建設，屬地管理、集中聯(lián)庫、異地查詢、資源共享”的戰(zhàn)略，從安全意識、安全制度、安全管理措施、安全技術等方面構建全方位立體的安全保障體系，確保共建共享中少數(shù)民族數(shù)字檔案信息資源的安全。

［1］云南省檔案館:《民族特色檔案事業(yè)實現(xiàn)新跨越》，《中國檔案報》2011年第1期。

［2］嚴雪林: 《軍地檔案信息資源共建共享探討》，《檔案建設》2013年11期。

［3］朱蘭，吳明忠:《關于少數(shù)民族檔案文獻資源建設的思考》，《檔案學研究》2013年第1期。