淺析國土資源檔案管理信息化建設

□張小云

（汾陽市國土資源局 山西 汾陽032200）

改革開放以來，中國經濟快速發展。人們對土地的需求越來越大，尤其是像我國這種人多地少的情況，可謂寸土寸金，更要提高對土地利用的精確度。隨著地價的增值，土地糾紛案件也不斷增加，作為對土地利用的記錄憑證，國土資源檔案就顯得至關重要。國土資源檔案管理信息化的推行，能促使國土部門充分利用國土資源，化簡冗長復雜檔案檢索。切實保障集體和人民群眾的利益，對經濟建設與社會發展起著指導和推動作用。

1 國土資源檔案管理信息化的必要性和意義

1.1 國土資源檔案管理信息化的必要性

所謂“國土資源檔案管理的信息化”，是指國土資源檔案管理的模式由原來的以檔案實體保管作為重點，轉向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務作為重點。實現檔案實體的信息化，可以對檔案信息資源進行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理效益。與傳統的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且，可以利用網絡進行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。但是，當前國土部門在進行國土資源檔案管理時，仍習慣于傳統的手工操作。有的單位即使已經安裝了“國土業務管理系統”或“國土綜合管理系統”，因為系統功能的限制，只把一些國土檔案的全引目錄和案卷目錄輸入計算機。在調閱檔案和資料檢索時，仍然只習慣于手工操作，所謂的“無紙化閱檔”實際上并沒有得到實施，國土資源檔案管理已不能適應時代的發展。新形勢下，各國土部門改變傳統模式，進行國土資源檔案信息化建設勢在必行。

1.2 國土資源檔案管理信息化的意義

1.2.1 國土資源檔案管理信息化可以加強科學研究、普及知識的力度，為社會更好的服務。因為國土資源檔案提供的信息具有權威性和可利用價值，既能夠滿足國土工作的需求，也能夠滿足辦事人的需求。數字化的國土檔案管理可以提供更為準確和快速的信息，方便信息利用者的訴求。對我國國土事業發展有著巨大的促進作用。

1.2.2 實行國土資源檔案管理信息化既可以完善檔案管理工作，又能提升檔案管理工作的社會影響力。數字化的檔案管理對計算機技術、通訊技術、網絡技術廣泛應用，實現了國土資源在信息領域的具體應用，實現了國土資源檔案管理體系、機構的整頓和改革，從檔案信息管理角度實現了信息傳遞的準確性和真實性以及廣泛性，真正達到了對國土檔案信息的共享，實現了國土檔案事業發展的飛躍，提高了其在社會活動中的地位。

2 國土資源檔案的特點

2.1 多樣性

國土資源檔案種類繁多，就汾陽市國土資源局而言，既有綜合類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案、電子檔案等。又有業務性檔案，包括地籍管理檔案、建設用地檔案、土地利用規劃檔案、國土資源監察檔案、地礦檔案等。按其門類和載體劃分，還有其他一些特殊載體檔案。就地籍管理檔案而言，又分為綜合性文字材料、土地調查、非農業用地調查、土地登記、土地統計、土地分等定級估價六大類。國土資源檔案種類的復雜多樣性決定了國土資源檔案管理的難度。信息化的檔案管理，高效便捷的自動分類檢索，是國土資源檔案管理的趨勢。

2.2 復雜性

國土資源檔案的專業性較高。檔案種類之間兼容且錯綜復雜，由此導致了它具有一定的復雜性。例如：一個土地出讓項目的檔案既屬于文書檔案中有土地出讓的方案、證明材料，又屬于科技檔案中有設計任務批件、用地位置平面圖等，還屬于業務性的土地出讓流程檔案；2010年，隨著養殖業的發展，汾陽市國土資源局檔案室新增設了養殖類檔案，若不新設養殖類檔案，養殖審批涉及多個股室，檔案資料既能歸為規劃類，又能歸為測繪類，還能歸為用地類，非常復雜。

2.3 易變更性

易變更主要反映在地籍方面。地籍可以被簡單分解，明確這塊地的所有人，這塊地的面積大小，這塊地的坐落位置。地籍可能受到各種因素的影響。例如來自大自然不可抗拒的力量——地震；來自人為的因素——修建火車站。另外由于地籍原所有人的遷移，或其他因素導致地籍的變更。這就要求檔案管理人員及時對檔案的變更進行登記，做到信息的最新化。

2.4 完整性

國土資源檔案具有高度的完整性。例如。一塊土地報批、土地利用、利用完成、在利用過程中出現的問題以及違規操作等方面，都需要詳細記錄在檔案里，缺一不可。這些方面是構成完整性的必要條件。

3 國土資源檔案管理信息化建設工作中存在的問題

3.1 缺乏統一的標準體系

我國的檔案計算機管理技術于上世紀80年代初起步，而標準制定工作直至上世紀90年代末才剛開始，并且制定出臺的關于國土方面的相關標準寥寥無幾，內容缺乏系統性、配套性，導致工作流于形式，信息資源分散孤立，采集數據的內容、質量標準各異，良莠不齊，造成了極大的人力、物力的浪費。

3.2 重設施建設輕信息資源建設的傾向依然存在

國土資源檔案信息化建設的重中之重是信息資源建設。很多國土單位對此有所忽視，信息化建設中資金投向幾乎全部是設備，信息資源建設投入幾乎沒有或者很少，這種重設施建設輕信息資源建設的錯誤，導致信息化的應用成果不明顯。

3.3 人員知識結構“老化”，重視程度不夠

一些有豐富紙質檔案管理經驗的人員在管理理論基礎、室藏原則、管理方法和技術上已熟門熟路，但對以電子計算機、應用軟件、信息存儲、電子檢索、發布、利用等技術“一竅不通”，而年輕、掌握計算機知識的檔案管理人員卻僅僅懂得信息化建設所需的技術，對檔案管理的基本原則和管理流程卻知之甚少。個別單位還存在對檔案工作人、財、物的投入不夠，檔案工作人員的經濟、政治待遇得不到應有的保障等問題。

4 國土資源檔案管理信息化建設的要求

4.1 制定國土資源檔案管理信息化的總體規劃

國土檔案管理信息化的總體規劃，應服從服務于國土發展的戰略。在分析國土部門自身的特點與發展目標的基礎上，深入調查和科學論證，制定出切實可行的檔案管理信息化長遠規劃及近期計劃，形成一個規模較大的網絡管理模式，推動國土檔案信息化協調發展。另外，還應注重系統實際應用的效果，重視系統對社會利用信息服務的目標支持，強調系統的可擴展性和靈活性，給未來發展留下擴展空間。

4.2 建立起一個實用的國土檔案信息網站

國土檔案網站是國土部門在網上建設的信息站點，一般以網頁形式給人們提供相關的檔案信息和服務，進行檔案信息的網上咨詢、查找、電子文件的實時歸檔及直接提供使用。這是國土檔案信息化的主要目的，同時，也是檔案數字化的重要標志和重要手段。建設信息檔案的網站時，要選用標準化的設備。選用的產品應符合當前國內外的相關標準，最好是當前或未來的一些主流產品，能夠得到國內外一些實力雄厚的軟、硬件公司或廠家的支持，以保證其升級換代，減少重新開發的成本。設備的設置應盡量合理化，要考慮到網絡吞吐能力、響應時間和傳遞速度等等。

4.3 要逐漸實現國土檔案管理的信息資源的數字化

國土檔案信息資源的數字化是進行檔案信息化建設的一個重要的前提和基礎，也是對檔案原件進行保護的一個重要方式。檔案數字化應該通過使用先進的信息手段，把各部門的各種物質載體形式加工轉化成數字化的信息，建立起檔案全文數據庫和檔案目錄數據庫，并在網上發布，以提供服務。室藏檔案的全文數字化并不是對所有室藏進行全文數字化，而是對室藏的檔案資源數字化進行整體分析，以突出重點，進而逐步解決。建成數字檔案室也不意味著傳統的檔案室要消亡，兩者應長期共存，相互補充。

4.4 國土檔案信息化應做到規范化、標準化

規范化、標準化是進行檔案信息化建設的一項重要內容，也是衡量國土檔案管理工作現代化水平的一個重要標志。各部門在進行檔案管理信息化時，應該按照國家推薦信息化管理的標準，根據自身發展的需求和特點來制定內部的管理標準體系，在實踐中不斷進行完善。國土檔案目錄數據庫，應既符合國家的標準，又有利于實際的操作。應對各立檔部門文件及檔案的內容、著錄項目、數據庫結構和格式等作出統一的規定，還要對檔案數據庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數據指標等進行統一規范。使得將來電子目錄進入檔案室之后能實現數據的共享，解決因軟件的不同而帶來的數據無法轉換或者不能讀取的問題。

4.5 國土檔案的信息化建設要有對檔案人員的素質要求

檔案人員應該更新觀念，調整心態，不斷學習并掌握必要的網絡知識和技術，對紛繁復雜的網上信息進行標引、分類和有效管理，使國土檔案信息能充分發揮最大的開發利用價值，滿足企事業單位和廣大人民群眾的最大需求。

5 實現國土資源檔案管理信息化的基本做法

5.1 提高認識，轉變觀念

充分認識國土資源檔案管理信息化的重要性。只有對國土資源檔案管理信息化建設的重要性有了一定的認識，才能改變我們對國土資源檔案管理信息化和普通檔案管理一視同仁的觀念。以往的國土資源檔案管理工作，不僅普通的檔案管理人員對信息化的重要性沒有足夠的重視，就連領導也是常常忽視。這就需要有關部門對于國土資源檔案信息化管理進行大力宣傳，提高國土部門人員對于其重要性的認識。

5.2 制定計劃，分步實施

把國土資源檔案信息化管理落到實處。首先，一個好的國土檔案管理信息系統對國土檔案信息化的建設起著決定性的作用。若國土檔案信息化建設不基于國土檔案信息系統的建設之上，一切都是空談。習近平主席說過“空談誤國、實干興邦”，這句話大到經世治國，小到國土檔案信息化的建設一樣實用。其次，我們應該了解檔案管理信息系統的應用群體的分工，應該分為檔案管理工作人員和檔案使用人員。前者以檔案日常管理類操作為主，將普通的紙質檔案轉化為電子檔案，將紙質檔案中的信息錄入到電子檔案中。例如：在國有土地辦證中，需將土地使用者、土地坐落、發證時間以及土地證號這些內容錄入電子檔案。當這些信息錄入完畢，還要將這些檔案一一編號，以便于檔案查找和其他操作。這對于專業性有比較高的要求。后者主要是檢索和使用類操作，考驗檔案使用人員的操作技能和經驗，需要具備最基本的辦公軟件操作能力。

5.3 積極創新，勇于探索

開發出適合國土資源檔案信息化管理的應用平臺。基于當前我國國土資源檔案管理的現狀，想要立即實現國土資源檔案管理信息化是不可能的。第一，沒有個好的應用平臺；第二，沒有這方面的專門人才。第一點的改變需要國家的投資改善，讓有實力的軟件開發公司研發出能很好地適應我國國情的國土資源檔案管理的信息化管理平臺。第二點同樣需要國家宏觀的趨勢導向。在社會導向、學校導向上有目的地多重視培養這方面的人才。

5.4 強抓基礎，著眼現在

日常操作中在形成紙質檔案的同時要有電子文件和數字處理件歸檔。若在紙質檔案歸件完成之后再處理重新錄入形成電子檔案，就需要花費大量的人力物力，這背離了檔案管理信息化高效化的初衷。所以在日常的操作過程中就需要去注意兩種檔案的同時歸檔。

隨著社會經濟的發展、科技的進步，國土資源檔案管理信息化是發展的趨勢之一，也是整個國土部門實現信息化管理的必經之路。今后，國土部門要對檔案管理工作改變觀念，要著眼現在、展望未來、注重基礎、發展科技，要制定相應的計劃和發展目標。這樣才能真正實現國土資源檔案管理的信息化，保護國家和人民群眾的利益。推動和指導國家的經濟建設和發展。

[1]程云珠.芻議國土資源檔案的特點與管理[J].蘭臺世界,2008(21).

[2]王英.新時期國土資源檔案工作的思考[J].國土資源導刊,2004(3):53-54.