高校工會檔案管理理念嬗變與創新對策

張小明

（齊魯師范學院 工會，山東 濟南 250200）

高等學校作為人才培養的搖籃，是傳承文化、科技創新、服務社會的基地。高校工會作為高校重要的政治組織和群體團體，在服務學校改革和發展中具有重要的、其他組織不可代替的重要作用。高校工會工作是一個復雜的系統工程，工會檔案管理工作是其中重要的一項內容。做好高等學校工會工作，就不能忽視工會檔案管理水平的提高，從而實現高校檔案管理工作的規范化、科學化和制度化。

一、高校工會檔案管理理念嬗變的基本特質

所謂高校工會檔案，是指高校工會組織記述履行職能情況和反映工作活動，以紙質、磁質、光盤、其他介質形式存在的歷史資源和重要信息載體。其發展有著自己的一個嬗變過程。

（一）思維理念的嬗變——以人為本

上世紀八十年代中后期，為了適應高等學校改革需要以及工會工作發展需要，我國許多高校工會相繼確立了專職或兼職檔案工作人員，在工會內部建立了自己的檔案。但這個期間，建立工會檔案的思路只是簡單地為工作留下資料、文檔，檔案查詢表現為單向性或唯上性，突出表現為“對上不對下、對內不對外”的傳統狹隘檔案服務理念。而現代信息技術對工會檔案管理產生了全面而深刻影響，新時期，高校工會檔案工作者必須與時俱進，努力打破自我封閉、自我循環、唯上唯內的傳統思維，樹立以人為本的檔案管理理念，一切為了教職工，一切依靠教職工，使教職工能夠了解學校工會的工作內容，掌握相關的基本信息，維護自己的合法權利，從而促進學校管理的人性化。

（二）技術理念的嬗變——智能存儲

從技術角度講，傳統管理手段的檔案管理主要基于手工整理、編目，其主要做法就是抄抄寫寫、剪剪貼貼、裝裝訂訂，是一種傳統的紙質小作坊式工作模式。而當前卻是一種計算機管理時代。在這一時代，電子信息技術改變了傳統管理的人工操作模式，建檔方式注重手段的信息化、智能化，基本的技術手段逐漸向智能式的存儲方式轉變，并且形成的檔案越來越表現為虛擬的數字化形式，以計算機等電子設備儲存為主。

（三）管理理念的嬗變——服務先行

高校工會檔案既是對高校工會工作進行記錄、存儲，隨時能夠查閱的重要歷史資源，同時又是全方位維護教職工合法權益的信息服務平臺。一方面，傳統工會檔案管理一直停留于紙質檔案的分類、歸檔和保管，檔案基本處于被動利用狀態，另一方面，檔案的保護管理主要是在防霉、防蛀、防遺失等方面下工夫。而新時期，工會檔案管理必須立足于高校工會檔案資源的開發利用，逐漸摒棄長期以來形成的以紙制文件為基礎建立傳統檔案的管理思維和管理原則，充分利用工會自身檔案和學校、社會檔案資源，注重為教職工服務，主要包括保管服務、信息服務、指導服務等，做到建設大檔案，實現大服務。

（四）安全理念的嬗變——風險可控

高校工會檔案由于其管理者主要以兼職為主，在做好常規檔案管理的基礎上，大多數人并不注重有可能產生的風險。而工會檔案作為直接記述和反映工會工作，體現工會組織發展歷史軌跡的信息資源，其風險控制到了應引起高度重視的時期。在做好檔案信息應收盡收基礎上，必須強化安全意識，加強權限管理，做到風險可控，主要包括建立嚴格的內部控制制度和授權操作制度，在發生災難性事故時利用已備份數據及時恢復數據；加強管理人員防范意識，定期進行安全宣傳和安全檢查。

二、高校工會檔案管理創新的必要性

創新是人類活動的一種普遍現象，高校工會檔案管理亦然。面對高校工會檔案管理理念的嬗變，在現代信息技術條件下，工會檔案工作者必須認真探究高校工會檔案管理創新的必要性，以實現由于理念嬗變給檔案工作者提出的新要求。

（一）高校工會檔案管理創新是高等教育事業發展的必然趨勢

當前，中國的高等教育發展迅速，正由教育大國向教育強國轉變，大學數量和接受高等教育的人數達到前所未有的高度，并且，高等教育的發展由注重數量增長轉向提高質量、注重內涵建設發展，與世界高等教育強國的差距進一步縮小。我們知道，高校工會組織是學校黨委領導下的群眾組織，是學校黨委聯系群眾的橋梁和紐帶，本身具有廣泛的群眾性和社會性，在學校管理與建設中的作用越來越突出。面對高等教育和高校工會工作的巨大變化，高校工會檔案工作必須進一步強化為學校中心工作服務的意識，把信息資源開發和利用作為高校工會的重要工作來抓，使工會檔案在高等教育發展中起到積極的作用。但不可否認，高校工會檔案管理工作還問題多多。例如，對高校內部檔案管理工作重要性認識不足，投入不夠；在檔案的歸檔上，表現為文件材料散亂、管理手段落后、電子化程度不高，等等。適應新形勢，高校工會必須更好地發揮檔案作用，更新理念，跟上時代發展的步伐。

（二）高校工會檔案管理創新是信息化大數據時代的迫切需要

隨著計算機和網絡技術的迅速普及和發展，信息資源紛紛以各種類型數據的方式呈現出爆炸性的增長態勢，數據已變成經濟、社會和教育發展的重要基礎。信息化大數據時代帶給了我們太多的機遇，工會檔案信息資源從封閉走向開放，成為工會工作各個環節共享的公共財富。檔案工作者必須主動適應時代發展，實現工作創新。這里的創新，既包括思想創新，也包括管理創新；既包括能力創新，也包括服務創新。高校工會檔案工作必須順應這一趨勢，做到工作發展與創新保持同步，實現檔案資源的社會共享，提升綜合服務能力，真正體現和提升高校工會檔案資源的利用價值。

（三）高校工會檔案管理創新是“以人為本”思想的內在要求

現代管理理論認為：人是一切管理活動中最重要、最活躍的因素，管理實踐發展的重要趨勢之一就是強調激發人的積極性，挖掘人的潛在能量。以人為本，把人的因素放在首位，實際上抓住了現代管理的要害。工會檔案在工會組織自身形象和價值觀建設中，具有傳承功能、凝聚功能和激勵功能。新時期，高校工會檔案管理的宗旨是以人為本，能為教職工提供快捷、準確的檔案信息服務，滿足教職工信息需求，實現其傳承、凝聚和激勵功能。這里，以人為本中的“人”，包括兩個方面，就主體的檔案工作者來說，高校工會檔案管理創新，既要注重檔案人員業務能力、創新能力的培養和提高，又要建立激勵機制，為工作者創造一切學習機會，激發內在潛力；就客體的檔案用戶來說，要從教職工的需求、動機出發，最大限度地滿足教職工和工會工作的需求。唯有如此，高校檔案工作才能真正成為一個為學校進而為整個社會服務的信息中心。

三、高校工會檔案管理的創新對策

實踐證明，高校工會檔案管理創新是工會工作發展的需要，也是提高整個高等教育事業檔案管理水平的最有效途徑。那么高校工會檔案管理的創新對策主要表現在哪幾個方面呢？

（一）強化工會檔案工作思維創新，為高校中心工作的開展提供保障

高校工會檔案工作者一要主動適應時代要求，找準工會檔案工作的發展方向，解放思想，強化創新意識，倡導創新精神，營造創新氛圍，使工會檔案管理工作逐漸向知識化、信息化、高效化轉變。二要改變工會檔案資源結構單一、服務被動的局面，強化服務功能，把檔案工作注重實體利用轉化成注重檔案內容的開發利用。三要以以人為本理念開展檔案服務工作創新和服務創新，與學校、社會形成合力，以擴大社會影響力和服務能力。通過工會檔案工作的思維創新，進一步提高檔案管理質量和水平，更好地為學校中心工作和廣大教職工服務。

（二）強化工會檔案工作制度創新，實現高校工會檔案工作規范化

檔案工作制度化，是實現工會檔案管理的保證。目前，高校工會檔案管理制度不健全，工作不規范，許多高校尚未形成健全的檔案管理制度。對此，高校工會應做到以下幾點：首先，高校工會檔案管理創新是一項長久的可持續發展工程，需要建立健全各項規章制度，以克服和防止工作的隨意性和盲目性。其次，在做好標準化、規范化工作基礎上，對收集內容、收集程序、收集方式等作出明確規定，以引導檔案工作者執行既定的目標和任務，防止不作為和亂作為。再次，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題，及時解決。

（三）強化工會檔案工作管理創新，促進高校工會檔案工作健康發展

信息資源從封閉走向開放，是工會檔案工作的重要發展方向，必須強化管理創新。在管理模式上，變分散式管理為集中式管理，占據工會工作數據鏈中心，變剪貼、裝訂的傳統“小作坊”式管理為現代信息化模式，以適應飛速發展的信息化技術挑戰。在管理內容上，過去工會檔案工作者存在重保管輕利用的情況，導致工會檔案長期處于封閉和半封閉狀態。創新檔案管理工作，就要滿足教職工對檔案信息的需求，將重點放在檔案資源的開發利用上。這也是檔案資源價值實現的根本所在。在管理主體上，變檔案人員兼職過多、素質不高、難以勝任檔案工作的現狀，強化人才意識，加強檔案工作隊伍建設，不斷增強內部運行機制的生機與活力，從而為新時期工會檔案信息化發展奠定堅實的人才基礎。

（四）強化工會檔案工作技術創新，加強高校工會檔案信息化建設

工會檔案管理是一門具有很強專業性的工作。強化工會檔案工作技術創新，主要是加強工會檔案的信息化管理，在充分發揮現有信息化設施基礎上，建立起電子文件管理與信息化融合發展機制，為工會檔案工作開展提供信息化保障。主要表現在以下幾點：第一，創新工會檔案信息管理平臺。做到下聯基層、上接學校、外掛社會，將工會檔案的收集、整理、保管、開發和利用作為一項系統工程來抓，尤其與相關部門和基層工會形成局域網絡，建立便捷的檔案管理途徑。第二，加大對工會檔案硬軟件設施的投入，及時配備檔案現代化所必有的設備，如計算機、掃描儀、打印機、數碼相機、攝像機、刻錄機、復印機、傳真機等等；同時，注重軟件運用，開發或購買共享共用的電子檔案管理系統。第三，強化校內外網絡建設與運行管理。加快檔案信息化設施建設，特別應注重加強標準和規范管理，建設數字化檔案室，并建設跨部門的檔案信息資源共享平臺。第四，把工會檔案信息資源的開發利用作為一項重要工作來抓，健全服務機制，從提供單一紙質檔案服務走向提供紙質、電子、音像等多元服務，實現資源共享，讓工會檔案能夠更準確、快捷地為工會組織提供優質服務。第五，強化憂患思維，提升安全意識。建立嚴格的內部控制、認證和授權操作制度，通過技術創新，切實保證檔案實體和檔案信息資源的安全，從而使工會檔案達到高效運行、安全可靠的效果。

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