醫院自有車輛信息化管理淺析

馮回寶

醫院自有車輛信息化管理淺析

馮回寶①

文章將醫院車輛進行信息化管理，可以有效規范管理手段，完善車輛管理的流程，及時解決醫院車輛在申請、調度、維護及保養等過程中出現的問題，提高車輛管理工作的效率。

醫院 車輛管理 信息化

目前，對于自有車輛管理工作，有些醫院還不夠重視，造成用車混亂、公車私用、效率低下等情況的出現，在一定程度上影響了醫院的正常運營。筆者認為可以借鑒現代管理思想，將現代信息技術運用到醫院車輛管理中來，以實現醫院車輛管理的信息化，提高醫院車輛管理工作的效率和水平。

1 醫院車輛管理的傳統模式

1.1 傳統管理方式 醫院管理車輛的傳統模式主要是通過人工操作的方式來控制的，醫院制定相關的車輛管理制度，然后依據制度對車輛進行人工管控，主要體現在對醫院車輛的管理和駕駛員的管理上。首先，對醫院車輛的管理，主要包括車輛的檔案、車輛的申請、車輛的使用、車輛的調度、車輛的費用以及特殊情況的處理。醫院要對所有車輛進行建檔，需要因公用車的人員需向醫院車輛負責人進行申請，然后車輛負責人根據醫院用車的輕重緩急進行車輛調度，以便合理安排車輛，因公用車的費用列入醫院內部成本效益范疇，以便進行內部財務核算[1]。其次，對駕駛員的管理，主要包括使用者的范圍、駕駛員的工作安排、駕駛員的責任、駕駛員的行車安全等。醫院車輛應按車輛的用途、性能等安排專職駕駛員駕駛。駕駛員應愛惜車輛，要及時進行清潔，定期進行檢修和保養，以確保車輛的整潔和行車安全，出車時要提前檢查車輛狀況，行駛中要安全駕駛，遵守交通規則，避免違規駕駛。

1.2 車輛管理傳統模式的不足之處 車輛管理的傳統模式主要是依靠人工進行管控，存在很多不足之處。首先，車輛利用效率不高。人工管控模式在一定程度上造成車輛使用比較隨意，因私用車情況較多，醫院車輛使用率不高，易出現浪費的現象。其次，車輛不能及時維護。人工管控模式很難做到對每一輛車的保養情況進行登記，車輛不能及時保養存在很大的安全隱患。再次，管理和查詢都比較麻煩。人工登記的表單要進行車輛使用情況、調度及維護情況查詢比較困難，調度手續也比較繁瑣，易造成管理的混亂。最后，費用難以控制，有的駕駛員徇私舞弊，虛報行車里程和過路費、保養費等，造成醫院車輛管理成本的增加。

2 醫院車輛信息化管理結構

基于上述醫院車輛管理傳統模式的弊端，筆者認為在對醫院車輛進行管理的過程中應借助于現代化的信息技術，將信息技術的數據存儲功能和處理功能充分利用起來，以減少醫院車輛管理費用和人力的支出。要想實現醫院車輛信息化管理，必須依靠計算機網絡來開發和利用車輛信息管理系統，并在醫院車輛管理制度的監管下，將車輛使用管理、維護管理、費用管理等納入到該系統中來，以便醫院車輛信息的共享、查詢、分析等功能的實現。醫院車輛信息管理系統依據管理目標、業務流程和醫院實際需要，其系統結構主要包括6個方面：車輛相關資源管理子系統、車輛調度管理子系統、車輛信息管理子系統、車輛維護管理子系統、車輛信息查詢及報表子系統、車輛系統自身管理子系統，在系統運行的過程中，要處理好這6個子系統之間的關系[2]。

3 醫院車輛信息化管理的功能

3.1 完備醫院車輛檔案數據庫 使用車輛信息管理系統可以充分利用計算機網絡的儲存功能和記憶功能，使醫院車輛檔案數據庫更加完善健全。建立健全醫院車輛檔案數據庫應做好3個方面的管理工作：首先，要完善車輛相關檔案。在車輛信息管理系統里將醫院所有車輛的車牌號、車輛相關說明、車輛的品牌、車輛的型號、車輛的類別、購入單位、所屬部門、保養信息、當前使用狀態、駕駛員情況等車輛相關信息進行添加，以便查詢。其次，要及時更新駕駛員檔案。將駕駛員的姓名、性別、駕駛證號碼、發證日期、發證部門、證件照片、平時生活照片、違章記錄、年審情況、家庭住址、手機號碼、緊急情況聯系人電話等信息添加到車輛信息管理系統中來，以便全面掌握駕駛員的情況[3]。最后，要添加加油卡檔案。使用加油卡檔案功能主要是將車輛的加油情況進行了解和控制，以杜絕瞞報虛報情況的出現。

3.2 車輛調度更科學合理 傳統的車輛管理模式在進行車輛調度的時候手續比較繁瑣，一般要先確定需要出車的車輛，然后派發標有出車地點、出車時間的任務單，司機拿到任務單后還需要進一步確認出車的車輛以及行車路線，任務完成后，還需要把任務單再交回車輛管理中心。這種方式操作起來比較繁雜，而且一旦遇到特殊情況需要更改行車路線及時間，那么任務單上的信息可能來不及更改，容易導致車輛調度信息的不對應。而運用車輛信息管理系統則可以解決這些問題，通過車輛信息管理系統可以隨時查看和修改車輛信息，車輛的所有狀態如是否可以出車、是否完好無損、是否進行過保養等，可以通過該系統一目了然地展現在車輛負責人眼中。在車輛信息管理系統中可以用不同的顏色標注車輛的狀態，可用車輛用綠色表示，正在出車的車輛用紅色表示，正在維修和保養中的車輛用黃色表示，其他狀態的車輛可用藍色表示[4]。對于可以出車或其他狀態的車輛在車輛信息管理系統里可以進行出車登記，將車牌號碼、駕駛員、出車的原因、時間、用車人員、用車人所屬部門、行車路線、目的地、有無其他隨行人員、車輛預計行駛的里程、預計返還的時間、相關的出車說明等信息記錄在案；對于正在出車的車輛可以進行收車登記，將收車的時間、車輛的行程、行駛的里程、收回后停放的位置、是否需要進行保養等信息登記在案；對于維修和保養中的車輛，也需要將車輛的車牌號、送去維修或保養的日期、維修或保養的廠家、經辦人員、維修原因、取車時間等信息登記在系統里，這樣車輛調度負責人只需要點擊某種顏色的標識就可以很方便地查閱所有車輛，并根據車輛的狀態進行合理調度。

3.3 及時提醒預警 醫院車輛信息化管理使用信息系統有一提醒預警功能模塊，車輛管理負責人將需要提醒的事項提前登記在案，并啟動到期提醒功能，那么到期需要做的事項就會得到提醒，車輛負責人就可以及時完成該項工作。比如車輛的保養期限、車輛年檢、車輛保險費、駕駛證年審等，車輛管理人員需要及時辦理這些事項，到期提醒功能就顯得非常重要。

3.4 便于核算相關費用 醫院在管理車輛的過程中，可以將相關費用列入到費用管理中去，如車輛加油費、過路費、年檢費用、維修費用、保養費用、停車費用、違章罰款費用、繳納保險的費用等等。在醫院信息管理系統費用管理模塊中可以對這些費用進行列項管理，分別建立車輛加油管理、車輛維修管理、車輛保險管理、車輛年檢管理、車輛停車費用管理、車輛過路費用管理、車輛年檢管理等頁面，在每項頁面中登記好車輛的信息。以車輛加油管理界面來說，可以將醫院每一輛車的車牌號碼、加油卡的號碼、加油的時間、金額、數量、單價、加油的里程、地點、經辦人員姓名、車輛上一次的行程、加油里程及數量，如有其它相關信息可以做一些備注登記。這樣，醫院在核算每一輛車所耗費的費用時可以很方便地算出來，而且，每一個部門的用車費用情況也可以進行單獨核算，可以考慮是否將車輛費用列入到部門經費中去。責任到部門可以有效控制不必要的開支，節省醫院資源。

3.5 可以制作出統計報表 醫院車輛進行信息化管理可以很方便地制作出統計報表，車輛信息管理系統里報表管理模塊可以很好地完成這項工作，在該系統里有16種車輛相關的報表，如車輛檔案、駕駛員檔案報表，車輛行駛記錄、加油記錄、維修保養記錄報表，車輛年檢、保險費用、加油費用、過路費用報表等等，這些報表可以展示、查詢、打印，在一定程度上可以幫助醫院進行車輛費用統計、核算。

1 郭紹永，白東玲.基于Delphi的醫院車輛管理系統設計與實現[J].信息技術,2013，(5)：54-56.

2 鹿澎，谷長海，李瑩.淺談后勤信息化在醫院車隊管理中的應用[J].現代醫院管理,2014，(1)：89-90.

3 過振華.加強車輛安全管理 做好醫院后勤保障[J].才智,2013，(22)：298.

4 杜宇.某醫院車輛信息管理系統的分析與實施[D].北京：北京郵電大學，2011：21.

·本文編校 程福珍·

2014-09-15；

2015-02-17)

①江蘇省省級機關醫院 南京市 210024