加強疾病預防控制機構聲像檔案管理的探索

周心宇

聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人從事政治、經濟、科學、技術、文化等活動中形成的具有保存價值的照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄，是形、聲、文的有機整體，其所具有的真實、形象、鮮活等特性和優勢是文書檔案所不具備的。在本單位聲像檔案管理的實踐中，我們不斷強化對聲像檔案重要作用的認識，注重聲像檔案的收集、整理并合理開發利用，充分挖掘其價值，本單位在2013年成功獲得“省五星級檔案工作”榮譽，這在江蘇省疾控系統內是第1家，且在國內疾控機構也不多見。多年來良好的聲像檔案管理工作還給決策者在規劃機構的發展上提供了有力的支持。下面就目前疾控機構聲像檔案管理中普遍存在的難點和相應對策進行探討。

1 疾控機構聲像檔案管理中存在的難點

1．1 聲像檔案管理制度不健全

1．1．1 長期分散管理，造成檔案流失。疾控機構聲像檔案主要產生于業務部門和單位專業攝錄人員之手，由于長期分散管理，或未及時移交單位綜合檔案室統一保存，導致很多原始聲像資料散落在各業務部門或個人手中，一旦出現人員、機構的調整變動，就容易造成聲像檔案的流失，以致單位聲像檔案不完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發利用［1］。

1．1．2 歸檔不及時，文字說明“六要素”不全。聲像檔案具有較強實效性和特殊的歸檔要求，照片、錄音、錄像都需要第一時間輔以文字說明，如不及時進行文字標注，寫明時間、地點、人物、事件等“六要素”信息，日后即使是攝錄人員自己也很難追憶齊全。更有部分管理人員存在錯誤認識，認為照片、錄音、錄像等原始資料拍完、錄完就算完成任務了，不需要標注、歸檔保存，導致原本珍貴的聲像資料，失去了應有的價值。

1．2 聲像檔案管理人員綜合能力不強 聲像檔案的特殊性，決定了管理人員必須具有一專多能的綜合能力，除了檔案管理知識外，影像拍攝、采集編輯、計算機技術和一定的文字寫作能力都是必備技能。目前，各級疾控機構的聲像檔案管理員大多不是專業出身，他們不僅缺乏系統的檔案管理知識及各項技能，更缺乏對聲像檔案進行匯編和開發的能力。專業人才的缺乏，直接影響了機構檔案管理的質量。

1．3 聲像檔案管理人員主觀能動性不足 除以上問題外，目前，各級疾控機構還普遍存在聲像檔案收集困難、質量不高、室藏不足等現象。筆者體會到，除規定各部門將聲像資料及時移交單位檔案室外，檔案管理員必須發揮主觀能動性，變被動等待為主動采集，并制定年度采集計劃，以此極大地豐富聲像檔案室藏，提高聲像檔案質量，為后期開發利用奠定基礎。

1．4 聲像檔案現代化水平不高 隨著科技的發展，將傳統聲像檔案采用計算機技術實現聲像檔案數字化，是今后檔案管理的必然趨勢。但目前，大部分疾控機構聲像檔案的現代化水平并不高，沒有及時對傳統聲像檔案進行數字化處理和翻制刻錄，造成檔案管理水平不能與疾控業務發展同步，不利于聲像檔案的長久保存與利用。

1．5 聲像檔案保管條件落后 聲像檔案的保管有嚴格條件限制，容易受到多種有害因素的影響而縮短其壽命，保管上要做到專庫、專柜存放，除有嚴格的溫、濕度要求外，還要具備防磁、防光、防污染等多種保護措施。但是，大多數疾控機構缺少聲像檔案專柜等保管設備，只是將聲像資料大量堆積，進行倉儲式管理，不具備恒溫、恒濕、防磁等保存要求。由于保管條件落后，致使照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等問題發生，不利于聲像檔案的長久保存。

2 加強疾控機構聲像檔案管理的對策

2．1 健全管理制度 實行集中管理 對聲像檔案從收集、歸檔到移交單位檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。也可編制適合單位特點的檔案管理手冊，對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定，長期、永久保存的聲像檔案應定期向單位檔案室移交。將檔案管理工作納入年度考核目標，做到有章可循、責任到人，以確保聲像檔案歸檔質量及數量。

對聲像檔案的整理、分類、編目以科學有效、便于利用為原則，應在全宗號下設立獨立的聲像檔案編目，編目格式為:“全宗號—年度—保管期限代號—分類號—照片號(或視頻號)—描述文字”，此格式比較合理，按照年度歸檔、分類，前后一致，便于查閱。其中，文字說明除了及時標注以外，還需綜合運用時間、地點、事由、人物、背景、攝影者等六要素，概括地揭示照片、視頻反映的全部信息，且做到文字簡練，語言通順。

2．2 加強技術培訓 提高綜合能力 要改變聲像檔案管理人員綜合能力不足的現狀，可創造條件為他們提供各種進修機會，加強其聲像技術的學習和培訓，也可向市檔案館或聲像檔案工作做得好的單位借鑒學習，交流經驗，以此創造適合人才培養的環境，多途徑提高聲像檔案管理人員綜合能力。使其盡快掌握聲像拍攝、采集、編輯等專業技術。檔案管理人員自身也要主動加強學習檔案管理專業知識，增強檔案意識，提高從業素質和職業修養，為聲像檔案管理創造一個良好的軟環境。

2．3 強化主動意識 豐富檔案室藏

2．3．1 日常采集。利用單位電子辦公平臺等途徑建立檔案信息通告制度，形成日常采集慣例，一周一報，各部門、科室凡具有留檔價值的會議、活動、新技術、新項目、新事物等都可利用信息通告提前告知檔案部門，并填寫檔案采集聯系單，做好前期溝通，確保檔案工作人員及時到達現場，全面采集第一手檔案資料。

2．3．2 計劃采集。每年年初，檔案工作人員應主動梳理、思考聲像檔案采集工作，了解各部門全年的工作部署，認真做好采集備忘，制定年度采集計劃，以確保定期、定向性地完成采集任務。

2．3．3 重點采集。凡涉及到疾控工作的重大事件、決策、重要活動、會議的照片、錄像，均是疾控機構聲像檔案的核心，具有較高的歷史價值及研究價值，應該將其作為重點，全力以赴做好采集工作。

2．3．4 專題采集。圍繞單位的重點項目、科研成果、文化建設以及各類突發公共衛生事件、廣大群眾關心的健康問題等開展專題采集，也是豐富聲像檔案室藏，提高聲像檔案質量行之有效的途徑。

2．4 提高現代化水平 實現數字化管理

2．4．1 照片檔案數字化。照片檔案數字化主要是指對不同介質的照片利用掃描儀掃描或數碼相機翻拍等手段，完成數字化轉換，并將其數字信息直接導入聲像檔案資源庫。照片檔案數字化的關鍵技術，是應注意掃描時分辨率及圖像格式的選擇。分辨率過高，會導致照片文件過大，從而占用太多的儲存空間;分辨率過低則導致照片模糊不清，質量下降。分辨率應選擇比較適中的300DPI，即保證照片質量，又不會占用太多空間。文件格式應選擇JPEG或TIFF格式。對于普通照片可采用JPEG格式儲存，它具有較大的壓縮比，可以降低儲存空間。對于較珍貴的照片，則應采用TIFF格式儲存，因其沒有壓縮，可以最大限度地保持照片質量。

2．4．2 視頻檔案數字化。視頻檔案數字化主要是利用計算機、視頻采集卡、視頻采集編輯軟件將盒式錄像帶中的模擬信號轉化為計算機可識別的數字信號，并將其直接導入聲像檔案資源庫。首先，將錄像機或放像設備與裝有視頻采集卡的計算機相連，然后可利用視頻編輯軟件實現數字化轉換。現行的Adobe premiere、Edius、Ulead VideoStudio、Sony Vegasv等軟件都可以輕松完成錄像帶數字化轉換及后期剪輯。視頻文件以MPEG及AVI格式較為通用，MPEG文件大小適中，對計算機配置要求不高，可用于編輯;AVI文件較大，無損無壓縮，常用于重要視頻資料的存檔。不過需注意，由于視頻文件占用儲存空間很大，應定期對其進行光盤刻錄，以節約儲存空間，增強保護。

2．4．3 音頻檔案數字化。音頻檔案的數字化主要是利用計算機、錄音機和聲卡將錄音帶中模擬信號轉化為計算機可識別的數字音頻信號。軟件方面較常用的有Windows內置錄音機、Adobe Audition、Cool edit等。數字音頻主要采用MP3和WAV格式進行儲存。MP3格式大小適中，常用于預覽和編輯。WAV為高保真格式，文件較大，但質量較高，常用于重要音頻資料的存檔。

2．5 努力創造條件 力求妥善保管 各級疾控機構要根據聲像檔案介質的特殊性，建立符合聲像檔案保管要求的檔案室，嚴格控制檔案室的相對溫、濕度，建立防盜、防火、防蛀、防磁、防光、防污染等多種保護措施。其次，聲像檔案一定要獨立成卷，并使用聲像專柜單獨存放。照片、錄影帶、錄像帶等要采取定期檢查、倒帶、清潔等保護措施。對于年代久遠、使用率較高或檢查中發現污損的聲像檔案要及時做好數字化轉換及異地備份工作，力求妥善保管，延長其壽命。

除了上述問題以外，目前各級疾控機構對聲像檔案開發利用意識還很不夠，很多具有開發利用價值的聲像檔案僅是接受次數較少的查閱。其實聲像檔案除了憑證、依據作用外，還能通過對其進行專題編研、開發，使之更加生動直觀地展示歷史的軌跡和文化的積淀。無錫市疾病預防控制中心以良好的檔案管理工作為依托，編制了《砥礪前行》《追夢十年》《檔案管理手冊》等多種編研材料40余件，建立史料陳列室200余平方米、建成專業類實物展示“病媒生物標本展示館”250平方米，以豐富的檔案編研開發利用有效助推了疾控文化建設。

在各級疾控機構，聲像檔案是全宗檔案的重要組成部分，作為視聽信息的集合，它不僅忠實記錄了疾控事業的發展，還記錄了與人們健康息息相關的各種事件，具有十分重要的保存、研究價值。我們應加強疾控機構聲像檔案管理，在制度條例、人員素質、服務意識、數字轉換、保管條件、開發利用等方面重點強化，不斷學習新知識、掌握新技術，使之為疾控事業的發展發揮應有的作用。

1 高建華．聲像檔案管理面臨的問題與對策［J］．浙江檔案，2013，(2):55－56．