網絡環境下高校檔案信息資源共享探析

張靈

根據高校檔案信息資源共享的核心理念，分析網絡環境下高校檔案信息資源共享體系，以及深化網絡環境下高校檔案信息資源共享的利用率，是未來高校檔案發展的大趨勢。

1 網絡環境下高校檔案信息資源共享的涵義

網絡環境的根本意義就是把分布在各個地點的一些多媒體計算機進行互聯，按照相關的協議互相通信，最終達到軟、硬件與相關網絡內容資源共享的目的，其基本可分成硬環境以及軟環境。高校檔案資源在網絡環境下我們將其理解成數字化信息庫，通過數字化的高校檔案資源才可以歸類到網絡環境下，從而被有效地利用，而且也只有利用一些檔案網絡應用程序才可以實現對檔案資源的錄入及使用。

從根本上分析，信息資源共享最終是讓組織內的所有人都可以最大化地使用資源。而信息資源與物質資源有很大的差異性，后者在共享的環節會伴隨使用者的增加而讓人均保有量降低，但是，前者會因其能夠沒有限度地進行復制而有可共享性，也就是和別人分享后不會減少本身的價值。常規意義上信息資源共享是利用整合信息資源在區域、時效以及系統上的分布，讓信息資源的構架更為合理，讓使用方獲得最多的信息資源量。

2 模式的建設

2.1 共享的程序。網絡環境下發展高校檔案信息資源的共享程序，其實就是怎樣在國內相關高校檔案系統與檔案使用方之間構建全面的檔案信息共享空間，達到相互連接以及多點共享目的。

2.2 能夠進行共享的檔案資源

2.2.1 按照相關條款及規定，高校檔案信息資源基本包括下述幾大類：（1）黨群類；（2）行政類；（3）學生類；（4）教學類；（5）科研類；（6）基本建設類；（7）儀器設備類；（8）產品生產類；（9）出版物類；（10）外事類等。

2.2.2 針對在網絡環境下共享的先決條件是數字化格式的高校檔案信息以及常規模式。

2.2.3 館藏檔案全部為目錄內容庫。基本都是按照學校館藏各檔案的實際情況，利用對案卷目錄以及內容目錄的類型、全宗、檔號、名稱以及責任人、構建時間、關鍵詞、摘要等相關情況予以標示，構建以原有檔案存儲狀態為單位的一些內容目錄庫，它的共享功能為利用計算機查找是否存在此類檔案內容，再給出檔案的相關原件。

2.2.4 一些數字化檔案信息專題內容庫，從概念上去分析高校所存儲的檔案，基本都能夠構建一整套較為完整的數字化檔案信息專題庫，不過在共享的實際環節里，由于共享目標的局限性、實踐以及客觀條件等問題還有數字化校園網絡構架的影響，一般按照學校的基本管理要求和未來發展的流向，多層次綜合同一階段高校檔案利用的特性以及客觀條件，主要現構建起數字化檔案的專題庫。針對教學檔案要歸納到下述幾種數據庫當中：學生的評分檔案庫、學籍內容檔案庫、論文以及各類試題檔案庫、教案檔案庫。而科研檔案上也要歸納到下述幾種數據庫中：科研檔案庫、論文檔案庫、著作檔案庫、專利檔案庫以及學術專題檔案庫等。在人事檔案上：要按照人事內容里所顯示出的相關情況，構建人事內容信息庫。

2.3 網絡環境下高校檔案信息資源共享需求的主體與范圍

2.3.1 網絡環境下的高校檔案數據資源共享是依附于資源優化的，且針對師生與社會的全面使用，利用專項的擬定，達到了內容之間的聯系性以及最大化的使用率。常規檔案內容的構建核心一般都是檔案形成者以及某一些和檔案數據相關的使用方，而在網絡環境下信息內容共享的受眾主體可以是組織、部門，同時還針對了各類企業以及個人，一種信息對應多種共享主體，而檔案信息共享的主體則體現出了多元性特點。例如校園的學生信息內容，對教務系統而言，需要依附于學籍的管理，而財務系統則要實施收費統計，而就業系統則要實施分配管理。

2.3.2 高校檔案信息內容共享的局限性，使各類檔案信息內容在一定程度上抑制了差異化的共享主體，差異化的共享主體影響著各類的共享資源。針對很多非開放的檔案信息內容，按照劃分等級而影響檔案信息內容共享的限制。檔案的非公開性的等級越高，其共享的局限性就越大，同樣其共享主體就越少。而且，檔案信息的收集主體也影響共享的局限性。

2.3.3 共享需要的相關范圍，一般來說，高校檔案信息共享內容是通過很多學校所提供的，按照共享范圍劃分的情況，共享信息化構建的范圍基本整理成下述幾點：（1）院校內的共享，共享資源是校園里的一些檔案信息內容，共享主體針對本校里的職能系統以及教師等，給出檔案信息內容客體為校園檔案系統，利用校園中網絡去完成，且不針對校園以外進行共享。（2）校際的共享，此共享指的就是在學校網絡的根本上，一些學校檔案系統進行互聯，利用教育網絡實施信息傳播，從而達到檔案信息內容共享的目的。一些學校的檔案系統是其他學校檔案信息內容共享的基礎，而且還是給出本校檔案信息內容共享的客體。（3）社會共享，其指的是校園檔案系統利用公用信息平臺，打破時空局限性，針對差異化檔案需求者，給出相應檔案信息。此共享是校園檔案資源共享最高端，其共享主體十分廣泛，其中包括了政府、單位、檔案系統以及檔案管理者等。

2.4 高校檔案信息資源共享模式選定

2.4.1 全面式控制體系，所謂的全面式控制體系，指的就是一種常規的控制措施，基本以檔案信息數據為核心對共享檔案資源實施全面控制。檔案信息資源均錄入到性能優異的服務器，共享者要利用網絡進入服務器去獲得需要的檔案數據，相關客戶間沒有溝通功能。此體系的數據集中度強，且數據開發效率高，其缺點為檔案信息內容的更新都要依附于服務器端數據庫，其硬盤要有非常高的容量，從而去滿足用戶持續更新以及采集資料的需要，因此成本也隨之提升。

2.4.2 依附于檔案信息網絡共享的網式控制體系，選用P2P（即點對點）的方式，利用系統間的互聯去共享檔案信息。因為網絡里的用戶所構成資源節點，因此用戶也為對等體，對等體再實施數據傳輸，因此所有的計算機都能夠獲得相應的資源，還能夠給出資源。針對那些跨系統應用的使用方，就無需對數據實施集中以及分析。其缺點為，在進行資源共享的過程，其自身資源只有通過主動共享其余用戶才能夠使用，其余用戶沒有辦法得到實時的共享資源，從而有礙對檔案信息內容的管理以及使用。

3 實現的相關機制

高校檔案信息資源共享的實現機制，也就是利用信息內容共享措施以及手段降低其負面因素帶來的副作用，達到高校檔案信息內容共享模式框架的一個環節，要根據技術的革新，通過專門的構建系統，再利用相互制約去確保資源傳遞途徑的順暢。此傳遞其中涵蓋了學校系統內部的，同時還涵蓋不同學校系統間的，其實質是多層次的，確保繁瑣的系統間信息流的順暢，以此達到高校檔案信息資源共享的目的。

3.1 保障機制。運行保障機制針對高校檔案資源內容共享運行機制的構建以及發展給出一定的保護，只有構建穩定的保障機制，才可以讓高校檔案資源內容在網絡環境下更持久且更有效地協調。高校檔案資源內容共享運行保障機制基本都集中于規范機制、法律條款機制以及利益制衡機制等。

3.2 激勵以及協作機制。深化高校檔案資源內容共享要通過各個學校的協調努力，也就是要采取協作機制進行控制，同時還要有激勵機制的促進。因為很多檔案資源內容并不是真正意義上的公共物品，能夠自由獲得，所以要制定相應的規章、協議以及合同等，去深化共享的控制力，利用構建協作機制去分出不同高校檔案系統的義務及權益。而且構建激勵機制，深化溝通，加強了解，第一時間整合信息化構建共享效益，促進學校檔案系統參與共享的主動性，因此去延伸共享的品質，為共享模式的順利運行做好鋪墊。

（作者單位：河南牧業經濟學院 來稿日期：2015-02-15）