基于共詞分析的我國檔案信息化研究熱點探討

趙靜

摘 要：基于CNKI中國學術期刊全文數據庫利用共詞分析方法對我國檔案信息化的相關文獻進行了分析，發現我國檔案信息化的研究熱點主要包括檔案管理人員的素質、電子政務中的電子文件管理、城建檔案信息化、檔案信息資源共享中的信息安全、高校檔案信息化、檔案管理信息化中的信息技術等12個主題，存在國外相關狀況研究和檔案信息化評價研究比較缺乏及混合研究方法使用較少的不足。

關鍵詞：共詞分析；檔案；信息化；研究熱點

在社會信息化背景下，人們對檔案信息資源的需求日益增長，利用方式發生著巨大的改變，檔案信息化成為檔案管理的必然趨勢，也已成為檔案學研究的熱點問題，并發表了高水平的研究綜述。[1]然而，該綜述基于的文獻截止到2007年，而且主要基于作者廣博的相關知識和專業經驗，對檔案信息化研究內容的歸納有較強的主觀色彩。因此本文擬利用共詞分析法，對CNKI中國學術期刊全文數據庫中所有檔案信息化文獻進行定量分析，力爭客觀形象地反映我國檔案信息化的研究狀況。

1 數據來源與研究方法

1.1 數據來源。為了解我國檔案信息化領域的研究熱點，筆者在2014年1月4日，以CNKI中國學術期刊全文數據庫為基礎，檢索篇名包括“檔案”和“信息化”的論文，共獲得3789篇文獻，剔除會議通知、報道、刊物征稿、人物專訪等消息類文獻，舍棄沒有關鍵詞的文獻，最終得到有效分析文獻2178篇。

1.2 研究方法。本文借助Excel和SPSS等統計分析軟件，采用共詞分析法，探析我國檔案信息化的研究熱點。共詞分析的方法通過對文獻中某一學科領域專業詞匯的出現情況進行統計，來判斷該學科領域各主題之間的遠近關系。它統計文獻中每兩個主題詞出現的頻率，并把這些詞匯組成的網絡用數字和圖表表示，可以更加直觀呈現該領域研究的具體情況。

2 數據處理

2.1 高頻關鍵詞選取。將2178篇文獻的關鍵詞導入Excel，利用數據透視圖統計關鍵詞詞頻，共得到7255個關鍵詞。由于關鍵詞不是規范化的主題詞，具有一定的隨意性，需對相似關鍵詞進行規范化預處理，比如將高等學校、高等院校、高校等統一為高校。由于本文是以檔案信息化為研究對象，因此刪去檔案和信息化兩詞；而諸如對策、問題、現狀研究、原則等表達較為寬泛的關鍵詞也不宜作具體分析，刪去。處理后，選擇詞頻不少于10次的高頻關鍵詞作為共詞分析的基礎（見表1）。

表1 高頻詞表

2.2 構造矩陣。高頻詞雖然可以在一定程度上反映研究熱點，但并不能反映這些熱點之間的關系，因此需要利用Excel統計每篇文獻中高頻詞出現的情況，構建共詞矩陣（見表2）。由于關鍵詞頻次的大小直接決定共現頻次，為消除自身頻次差異的影響，首先利用Ochiia系數將共詞矩陣轉換為相關矩陣，Ochiia系數=關鍵詞A和B共同出現的次數/sqrt（關鍵詞A出現的次數×關鍵詞B出現的次數）；為消除共詞頻次差異過大而導致的誤差，再用1減去相關矩陣中的數值，得到相異矩陣。

2.3 聚類分析。聚類分析將詞視為不同的類，并根據詞之間的親疏關系進行聚合，將相似的關鍵詞聚合為一類，從而可以反映出某研究領域的熱點問題。把2.2生成的相異矩陣導入SPSS，采用組間聯接和平均Euclidean距離，經過系統聚類分析得到聚類樹狀圖（見圖1）。

3 我國檔案信息化研究熱點分析

在聚類分析樹狀圖中閾值為21.5處將高頻關鍵詞分為12大類別，即檔案信息化的12個研究熱點主題。

3.1 檔案管理人員的素質。檔案信息化的發展使得檔案管理工作發生了根本性的變革，檔案管理人員要承擔檔案資源數字化、網絡化、信息化的重要角色，這給檔案管理人員提出了更高的素質要求。可以通過加強思想政治建設、提升職業道德水平、樹立現代化的檔案管理理念、優化知識結構、掌握現代化檔案管理手段及強化服務意識拓寬服務領域等途徑不斷提高檔案管理人員的綜合素質。[2]

3.2 電子政務中的電子文件管理。電子文件已成為電子政務的主要管理對象和載體，維護電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，是電子政務建設和檔案信息化建設的重要內容。電子政務中的電子文件管理尚存在各種問題，需通過深入研究、加強管理、提供技術保障、制定法律等來解決。[3]電子政務環境下電子文件中心是檔案部門更好服務黨政工作、開發利用政務信息資源的新舉措，它應具備文件的報送、權限設置、審核發布、查閱、統計和保存的功能，并與本地區電子政務網建設同步；其建設應確定原則對電子文件中心實行規范有序的管理，借助電子政務平臺建立集中檢索機制，建章立制形成有效的工作鏈。隨著電子政務建設的發展，政府電子文件越來越多，可以引入市場機制實現電子文件管理的層次化、文件管理職能外移及電子文件管理制度化進而實現電子文件社會化。[4]

3.3 城建檔案信息化。城建檔案信息化工作主要涉及城建檔案的計算機輔助管理工作、建立完善城建檔案數據庫、通過信息化手段促進城建檔案利用、城建電子檔案的接收與管理、城建檔案與地理信息系統的結合、通過信息化加強自身建設等方面，其建設工作是信息化標準和規范、信息技術和信息系統、信息資源、信息化工作流程、信息服務的集成。[5]由于城建檔案信息化是以計算機、互聯網技術為基礎的，因此加強其安全保障體系的建設是極為重要的工作，只有建立可靠的管理系統，才能保證城建檔案信息化工作的順利開展。羅敏提出了一種城建檔案信息管理系統的設計方案。[6]

3.4 檔案信息資源共享中的信息安全。檔案信息資源共享是檔案信息化的重要目標，但檔案信息共享是有權限限制的共享行為，必須堅持檔案信息資源共享的安全性原則，即確保檔案原件安全、數字化檔案與檔案原件吻合、涉密檔案不泄密、不同保密要求的檔案數據應有不同的訪問權限等，可以通過管理層面和技術層面的措施保障檔案信息資源共享的安全。現有研究提出了檔案信息共享的隱私保護技術策略：基于訪問策略的檔案信息訪問控制和基于知識的信息匿名保護和隱私推理防范，[7]分析了網上不同內容的檔案信息資源共享時保障敏感信息安全的法規標準、組織管理和技術保護的基本策略。[8]

3.5 高校檔案信息化。高校檔案信息化有利于高校檔案信息資源共享，對高校教育科研工作具有深遠的影響。高校檔案的數字化、網絡化、標準化是高校檔案信息化的基礎。但我國高校檔案信息化尚存在諸如檔案管理隊伍整體素質偏低、管理體制較為混亂、基礎設施落后、缺乏統一標準規范、檔案信息資源分散等問題。孫艷麗分析了高校檔案信息化建設的技術和非技術因素，探索了高校檔案信息資源體系建設、檔案管理與利用體系建設、檔案信息化人才隊伍體系建設及檔案信息化安全保障體系建設的方案。[9]

3.6 高職院校檔案信息化。高職院校檔案同高校檔案一樣同時涉及教學、科研、人事、財務等檔案，但兩者的檔案工作基礎不同，信息化建設也存在很大差距，高職院校檔案在進行信息化建設時，要清楚自身與高校檔案的差距，建立符合自身要求的管理體制，以保證其信息化建設的順利實現。李文從高職院校檔案信息化建設的現狀出發，分析其普遍存在的問題，提出了加大基礎設施投入、加強體系建設、開展技能培訓、加強安全保障體系建設等相關對策。[10]

3.7 檔案管理信息化中的信息技術。檔案管理信息化將信息技術和信息管理相結合，全面利用信息技術對檔案信息資源進行收集、加工、存儲、提供利用。信息技術是檔案管理信息化的工具，檔案管理信息化的一切工作都離不開信息技術，同時信息技術又是遏制電子文件管理利用失范的重要機制。檔案管理信息化必須以有效的技術組織為前提，加強對檔案管理軟件系統的管理，注重檔案管理信息化的前期規劃和設計，將信息化和檔案信息資源的開發利用結合、將信息技術需要與技術人才培養和技術儲備結合、將信息化和檔案管理基礎工作相結合。[11] 3.8 醫院檔案和健康檔案信息化。隨著社會信息化的發展，傳統的醫院檔案管理模式面臨著巨大的挑戰，醫院檔案信息化是醫院進行可持續發展的重要保證。研究者分析了醫院檔案信息化中的人才隊伍建設問題、信息安全問題、醫院檔案編研問題，并提出了相應的應對策略。而健康檔案的信息化則主要研究了社區健康檔案信息化及區域電子健康檔案共享的實現問題，特別是利用了SWOT分析方法分析了社區居民應用電子健康檔案的優勢、劣勢、機會和風險。[12]

3.9 創新檔案工作。檔案管理工作仍存在檔案館政治屬性大于社會屬性、檔案館定位不夠明確、檔案開放程度較低、檔案服務大眾的途徑較少、檔案服務技術手段比較落后等問題。現代化檔案工作要抓調研在工作思路上創新、抓住突破口在工作重點上創新、抓典型在整體工作上創新、抓規范在工作機制上創新、抓培養提高檔案工作人員的創新精神。[13]同時作為政府信息公開的重要場所，檔案館也應不斷創新，在觀念上支持政府信息公開、在理念上增強角色意識、建構與政府信息公開相和諧的檔案法規體系、整合重組業務流程、建立健全雙向監督評價保障機制。

3.10 地質檔案和人事檔案信息化。隨著地質工作信息化建設的發展、地質檔案保護利用服務方式的轉變，地質檔案信息化勢在必行，在地質檔案信息化時要制定信息化規劃、漸進式地開展檔案信息化工作、保證檔案信息化的安全、與地質信息化工作有效結合、加快基礎設施建設（包括硬件和軟件的管理信息系統）、堅持統一規范原則、加強人才隊伍的培養。[14]無論是政府還是企事業單位都涉及大量的人事檔案，人事檔案信息化的相關研究包含于各主體的信息化中，不再贅述。

3.11 企業檔案信息化。伴隨企業信息化的發展，企業檔案信息化的基礎設施已初步形成，但仍然存在信息化發展不平衡、基礎條件薄弱、缺乏統籌規劃、沒有與其他信息管理有效銜接等問題；存在檔案職能分類引起的不便、檔案工作職能定位不準確、信息資源整合困難、企業主體檔案作用被忽視等影響檔案信息化的不利因素。[15]具體到企業檔案的類型，企業檔案信息化更多關注于企業會計檔案的信息化及電子檔案的管理。

3.12 工程科技檔案和學籍檔案信息化。工程科技檔案類型很多，如公路工程檔案、水利工程檔案、電力工程檔案、基建工程檔案等，研究者針對不同類型的工程科技檔案進行了信息化相關研究。吳波等針對公路工程檔案，開發了公路工程圖文與資料管理系統軟件，分析了系統的開發思想及系統的結構與實現；[16]白曉明等以重慶市電力工程為例，分析了電力工程檔案管理存在的問題，并詳述了電力工程檔案管理信息化實現。[17]學籍檔案信息化屬于高校及高職院校檔案信息化的一部分，不再贅述。

4 結論

我國檔案信息化的研究熱點主要包括檔案管理人員的素質、電子政務中的電子文件管理、城建檔案信息化、檔案信息資源共享中的信息安全、高校檔案信息化、高職院校檔案信息化、檔案管理信息化中的信息技術、醫院檔案和健康檔案信息化、創新檔案工作、地質檔案和人事檔案信息化、企業檔案信息化、工程科技檔案和學籍檔案信息化等12個主題。這些研究既有針對某種類型的檔案信息化研究，如高校檔案、醫院檔案、企業檔案信息化等，也有檔案信息化中具體問題的研究，如檔案管理人員的素質、電子政務中電子文件的管理等。從總體上看研究內容比較豐富全面，具有廣泛性和發展性，但也存在一些不足：①缺乏對國外檔案信息化狀況的研究分析；②缺乏檔案信息化評價方面的研究，各主體檔案信息化的水平是怎么樣的，可以從哪些方面進行評價，如何構建評價體系，目前相關研究還比較缺乏；③混合研究方法的使用較少，大多數檔案信息化文獻還主要采用純定性研究的方法，主要基于歷史事實和作者的經驗總結，結論具有較強的思辨性和主觀色彩，基于定量分析基礎上的更高層次的定性研究比較缺乏。

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（作者單位：鄭州航空工業管理學院 來稿日期：2015-02-05）