也說檔案保管機構的類型及其性質

摘 要：檔案室的性質中本就沒有是“一種過渡性機構”的表述；檔案室升格為檔案館是由多種因素決定的；檔案館之所以是“永久保管檔案的基地”并非是由于其只保管永久檔案；商業性檔案保管機構目前已經發展為我國檔案保管機構的必要補充。

關鍵詞：檔案機構；類型；性質

黃世喆、歸吉官刊于《檔案管理》2014年第3期的《論我國檔案保管機構的性質》一文（以下簡稱“保管機構一文”），作為檔案工作系列論文“之二”，在開頭就注意了與“之一”的緊密聯系，指出：“當我們拓展了檔案收集工作的范圍之后，就不可以將檔案保管機構的收集范圍和檔案收集工作的范圍畫等號……檔案收集工作的主要任務仍應由各級各類檔案保管機構承擔。一般認為，我國的檔案保管機構有四大類：檔案室、檔案館、文件中心和檔案托管機構?！睂τ凇氨９軝C構一文”對我國檔案保管機構的類型和性質的論述及其行文方式，筆者覺得存有值得商榷之處，現就依原文論述順序分四個方面談些粗淺之見。

1 關于檔案室的性質問題

作者在行文中多處提到檔案室并不是“一種過渡性機構”，如“也就是說，盡管相當多檔案室（尤其是機關檔案室）是一種過渡性機構，但‘過渡性機構是否可以作為檔案室性質的第四個特點，仍有爭論”、“如果我們認為檔案室是過渡性機構，那大量企業、事業單位（包括高校等）的檔案保管機構就不能稱為檔案室”、“從檔案室的定義不能必然地推導出‘檔案室是一個暫時保存檔案的過渡性機構”、“多數檔案室（尤其是機關、團體和國有企業、事業單位的）具有公共性，同時它不一定是只暫時保存（處于半現行期的）檔案的過渡性機構”、 “所以，我們不認可檔案室一定要是一個暫時保存檔案的過渡性機構”，等等。

作者對此問題的論述可謂是觀點顯明，甚或有些義憤填膺。如此說來，應當是有人提出過檔案室是“一種過渡性機構”的觀點的，然而作者在整個行文中卻沒有摘錄出這樣的論述。于是這種無的放矢、自娛自樂式的手法，就會讓讀者感到已經落入自己先樹立一個靶子，再自行來給予批評的俗套，這在論文寫作中是大有些不妥的。

那么檔案室到底是不是一種過渡性機構呢？尋求這個問題的答案關鍵是看該立檔單位是否與綜合檔案館形成檔案移交關系。如果有，那么這個單位的檔案室就具有“過渡性”；如果不構成檔案移交關系，形成的檔案一直由本單位檔案室永久保存，那就不具有“過渡性”。正因為此，所以《檔案學詞典》《大百科全書（檔案學分冊）》《大辭?！の幕?新聞出版卷》等工具書，抑或是“保管機構一文”提到的權威教材，在對檔案室進行定義時，都并沒有將“過渡性”作為種差加以納入。所以，“保管機構一文”對此展開的論述純粹是一種自行其是的行為。

2 檔案館與檔案室的區別

作者在論述檔案室的內容中有一定的篇幅牽涉到了檔案館，并且也將是否具有“過渡性”的基本性質來作為論述的起點。如：“如果我們認為檔案室是過渡性機構，那么大量企業、事業單位（包括高校等）的檔案保管機構就不能稱為檔案室；如果我們認為不是，那么大量企業、事業單位（包括高校等）的檔案保管機構盡管已稱為檔案館，但本質上仍是檔案室，因為它們符合上述三個特點。”

其實就以作者論述的“大量企業、事業單位（包括高校等）的”檔案室與檔案館區別來認識的話，其間也是有多種因素在起著作用的，而并非只是“過渡性”這個因素。

2.1 現行法律法規對此有相關的規定。如《檔案法》第七條規定：“機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構或者檔案工作人員，負責保管本單位的檔案，并對所屬機構的檔案工作實行監督和指導?！闭堊⒁?，這里采用了“檔案機構”的提法，顯然對各單位設立檔案部門時給予了一定的自由度，即既可以是檔案室，也可以是檔案館，或者甚至還可以是其他檔案什么。具體設置什么名稱的檔案機構，完全應由各單位根據實際情況自行確定。

又如《全國檔案館設置原則和布局方案》（1992年1月27日，國務院批準、國家檔案局發布）第三條“企業、事業單位檔案館” 中指出：“按國家統一標準確定的大型企業和部分建立時間長的中型企業，根據實際工作需要經企業領導批準，向同級檔案行政管理部門備案，可成立企業檔案館，收集管理本企業及其所屬單位形成的檔案；中國科學院、中國社會科學院、國家教委直屬的院校，經主管部門批準，向同級檔案行政管理部門備案，可成立檔案館，收集管理本單位及其所屬機構形成的檔案?！边@就說明大量企業、事業單位（包括高校等）可以設置檔案館。

2.2 檔案室之是否升格為檔案館的一個重要原因是立檔單位自身的規模。即由于立檔單位的規格較高，規模龐大，檔案工作的范圍和工作規模也大，如果只在辦公部門下設置檔案室，已經與本單位檔案工作發展的實際需要不相適應，于是就有了升格為檔案館的需要，有的還設置了檔案處等機構，負責對本單位檔案工作的指導和協調。

如“上海第一鋼鐵廠檔案館，1987年5月成立，館內設文書檔案管理科、科技檔案管理科、綜合科。1995年檔案館建筑面積1744平方米。館藏檔案58150卷，音像檔案59盤，照片檔案2008張”。[1]又如上海大學檔案館“成立于1994年5月，是在上海工業大學、上海科學技術大學、原上海大學、上?？萍几叩葘？茖W校的檔案部門基礎上合并而成的……檔案館作為正處級建制的常設機構，既是全校檔案工作的行政管理部門，又是永久保存和提供利用檔案的保管基地……檔案館現有工作人員24名，其中具有研究生學歷11人，占46%；高級職稱3人、中級職稱12人，總共占63%……檔案館建筑面積1800平方米……截至2013年12月檔案館館藏檔案為84197卷，在校學生檔案38341 卷；檔案目錄中心目錄數據為1150816條，電子檔案數據總量達220G”。[2]

2.3 檔案室之是否升格為檔案館的另一重要原因是檔案藏量的增長。當一個單位的檔案室藏量達到一定程度，對庫房和設備、設施的需要提出更高要求時，就會有升格為檔案館的需要。所以《上海市檔案館設置管理辦法》（1995年11月8日上海市人民政府批準，根據2010年12月20日上海市人民政府令第52號修正并重新發布）第七條（設置條件）中提出了相應的要求：“申請設置檔案館的，應當具備下列條件：（一）有符合規定數量的檔案。……設置企業事業單位檔案館要有2萬卷（冊）以上檔案資料，檔案資料卷（冊）長度達到240米以上。（二）有符合國家設計規范的檔案館庫房……企業事業單位檔案館的建筑面積達到400平方米以上。（三）有保護檔案的必要設施。（四）有開展檔案業務工作的必要經費。（五）有檔案館管理的各項制度。（六）有相應數量的專業技術人員和管理人員，其中中、高級檔案專業技術職務的人員要達到全館人員30%。（七）具備法律、法規、規章規定的其他條件。”

從上可以看出，檔案館與檔案室的區別既非只是名稱上一字之別，也非是否具有“過渡性”基本特性，檔案室之是否升格為檔案館是由多方面因素決定的。而其是否屬于“過渡性”其實與檔案室一樣，也是有交叉的。在企（事）業單位中，如果形成的檔案不與綜合檔案館構成移交關系，那么其檔案館就是本單位檔案的永久保管基地；如這些檔案館保存的部分永久檔案還是要向綜合檔案館移交，那就又具有了“過渡性”（依據“保管機構一文”的提法暫且這么說）。

3 關于檔案館的性質

3.1 對檔案館是永久保管檔案的基地的認識?！稒n案館工作通則》第二條指出：“檔案館是黨和國家的科學文化事業機構，是永久保管檔案的基地，是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心。其業務工作受同級和上級檔案業務管理機關的指導、監督與檢查?！?/p>

對于這個內容的論述，“保管機構一文”存在兩個方面的問題：一是先假設一種不合邏輯推理的“對檔案館認識的一大誤區”的存在，再對其進行批駁。如“當前我國各級各類檔案館一般都長久或永久保存檔案，因此，不少人認為只有檔案館才能長久或者永久保存檔案，……這是對檔案館認識的一大誤區”。這里從給出的前提（當前我國各級各類檔案館一般都長久或永久保存檔案）和推理的結果（只有檔案館才能長久或者永久保存檔案）來看，是一個由一般性前提推出個別性結論的推理——“演繹推理”。從邏輯上看，此處的前提是正確的，而推理的過程卻是不符合思維規律的。因為從這個前提出發的推理過程只能是“這個機構是長久或永久保存檔案的”，所以“這個機構具有檔案館的屬性”。而從“當前我國各級各類檔案館一般都長久或永久保存檔案”這一已知前提是無法合理地推導出“只有檔案館才能長久或者永久保存檔案”這個結果的。

二是對于“永久”二字的理解。“保管機構一文”的第二個標題采用了“永久保存檔案的檔案館是獨立的科學文化事業機構”的說法，繼而指出：“需要強調的是，檔案館是永久保管檔案的基地，同時也是只保管永久檔案的基地?！逼鋵嵾@是一個需要展開研究的問題，因為依據目前我國有關規定，在廣大的區、縣級國家綜合檔案館還是接收長期（依據檔案保管期限變革以后的規定為30年）保存檔案進館的。如《檔案法實施辦法》第十三條規定，“屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應自檔案形成之日起滿10年即向有關的縣級國家檔案館移交”；《檔案館工作通則》（國檔發[1983]14號）第七條規定，“檔案館接收檔案的期限：2.省轄市（州、盟）和縣級檔案館接收立檔單位保管10年左右的檔案”；《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》（國家檔案局第9號令，2011年11月21日由國家檔案局局長公布）第七條規定：“省級以下（不含省級）檔案館接收保管期限為永久和30年以上（含30年）的檔案”。

由此看來，即使終究會有一天，我們的所有國家綜合檔案館都只接收永久檔案，那也必定是要經過一個長期的研究和試行的過程。也就是說，如果作者一定要提出“檔案館是永久保管檔案的基地，同時也是只保管永久檔案的基地”的觀點的話，恐怕是先需要撰寫專文來給以論述。而且還必須在專家、學者的呼吁得到國家檔案行政管理部門的認可，進而對現行的法律法規作出修改之時，這一觀點才能得以實現，而不是僅僅這樣下個結論就能說服人的。再說，即使真的到了國家綜合檔案館都只接收永久檔案的時候，那綜合檔案館也并不是“只保管永久檔案的基地”，因為原先已經進館的長期（或30年）的檔案想必不會采取退回形成單位或者一律銷毀的方式來處理的。

3.2 對檔案館“公共性”的認識?！氨９軝C構一文”指出：“檔案館是黨和國家的科學文化事業機構，長期以來肩負著‘為黨管檔、為國守史的使命，主要為黨政機關服務。我國的檔案館與國外的公共檔案館不同，不具備公共檔案館與生俱來的‘公共性?！?/p>

這里的問題是如何全面認識檔案館“公共性”的問題。首先是作者的論述含糊不清。如緊接著上面論述之后，又指出“檔案館是由國家設立，保存著對國家和社會有利用價值的檔案，具有一定的公共性，應該對外開放，為社會服務”。隨后還列舉了“但由于其保存的主要是黨政機關在公務活動中形成的公共檔案，而且館藏資源正在努力公共化；再加上，檔案館為社會公眾提供服務的愿望日益顯現，檔案館服務社會化正在加強，所以，從這個角度來看，我國檔案館作為科學文化事業機構，具備面向社會服務的條件，而且也應該為社會服務”?？刹恢獮楹尉o接著又說“為此，想要把我國檔案館建設成為真正意義上的公共檔案館的期望不宜太高”。前后聯系起來看，還真讓讀者有點兒不知所云的感覺。

其次是我國各級綜合檔案館的“公共性”究竟如何？早在本世紀初，我國對于檔案館的公共性研究和實踐已經開始，《上海檔案》2001年第3期上就刊發了杜長安撰寫的《打造真正的“公共檔案館”》一文。而自2009年10月，國家檔案局在上海召開的全國檔案館工作會議上明確提出，下一個十年要“努力把各級國家檔案館建設成為檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心、電子文件中心‘五位一體的公共檔案館，實現檔案館事業的跨越式發展”以來，我國綜合檔案館在公共性的建設上更是作出了積極有效的努力。面對檔案利用手續的簡化、公民個人利用在利用者總數中所占比例的大幅度提升、向社會開放檔案的深入發展、政府公開信息查閱點的設立這些不爭的事實，“保管機構一文”卻還認為“想要把我國檔案館建設成為真正意義上的公共檔案館的期望不宜太高”。這作為從事檔案專業教育的準同行來講，恐怕有些不太合適，最起碼是不具積極意義的。

4 關于商業性檔案保管機構

“保管機構一文”在導語中就直言，“一般認為，我國的檔案保管機構有四大類：檔案室、檔案館、文件中心和檔案托管機構”，而在文尾又提到了：“那么，商業性文件寄存中心是否屬于此類？回答是否定的……”

不知是作者對此類檔案保管機構的情況了解不多，還是本就沒想多予論述。其實此類機構的發展盡管時間還不算太長，但其發展速度異常迅速。所以，盡管這類機構是“保管機構一文”所不認可的類型，但筆者以為也有補充的必要。所以就一并作些表述。

“上世紀九十年代末期，一些跨國跨地區檔案管理機構，由于看好中國內地在檔案信息保護市場的巨大潛力，紛紛登陸。在上海、廣州、北京、沈陽等一線城市設立經營機構，拓展業務?！薄叭纭虾Ｐ虐策_檔案文件管理有限公司作為第一家將檔案文件和信息專業管理的理念帶入中國的公司，于上世紀九十年代首先在上海登陸，隨后又建立了廣東、青島、大連、成都等多家分公司?！薄皬纳虾５貐^來看，內資的檔案寄存企業集中于2009年左右建立，目前已經發展到有仁通、華信、固銓等10多家。而且各家的發展速度都很快。如‘上海固銓檔案管理技術有限公司于2009年建立至今，在短短的4年時間里，已經發展到擁有庫房建筑面積2萬平方米，可拓展建筑面積6萬平方米；寄存檔案已從2010年的2793標準箱發展到2013年3月的130107標準箱（標準箱規格：長45cm、寬33cm、高26cm）；客戶也已經發展到擁有中國太平洋保險集團有限公司、中國銀行上海市分行、上海市第九人民醫院等40多家?！盵3]

有些單位如銀行、保險等每年會形成大量業務檔案，而這些檔案不管形成單位是什么性質，他們在黨政管理中形成的永久檔案是否列入進館范圍，這部分大量且并非需要永久保存的檔案是并不需要進入國家綜合檔案館保管的。對于這部分檔案的保管可以采取兩種辦法：一種是自行建設檔案庫房，以滿足保管檔案的需要；另一種就是進入專門從事檔案代保管的商業性檔案保管機構保管。而在對這兩種方法進行比較以后，對于這些單位來講，自行建庫代價太高，而擠占現有用房又因所在地的地價較高，移作他用能夠產生更為可觀的經濟效益，所以就形成了檔案寄存的社會需要。于是，此類機構事實上已經成為我國檔案保管機構中的必要補充。

參考文獻：

[1]上海檔案志編纂委員會.上海檔案志[M].上海：上海社會科學院出版社，1999：347.

[2]上海大學檔案館網.上海大學檔案館簡介[EB/OL] . [2015-01-16].http：//www.dangan.shu.edu.cn/Default.aspx？tabid=28356.

[3] 嚴永官.商業性檔案寄存行業的規范管理之我見[J].檔案管理，2013（4）：24.

（作者單位：上海市奉賢區檔案館 來稿日期：2015-02-15）