跨國公司檔案信息開放利用情況芻議

Ineke+Deserno

摘 要：跨國公司的檔案信息具有重大的歷史和社會價值，它們在公司記憶的形成過程中發揮著非常重要的作用，同時又是我們所處時代集體記憶的一部分，為我們當前的文化和社會認同的形成提供了重要的信息。文章從驅動因素、面臨的挑戰、當前的法規制度三方面闡述了跨國公司檔案信息開放利用的情況，并給出了當前跨國公司檔案信息開放利用的一些途徑。

關鍵詞：跨國公司；企業檔案；開放利用

Abstract：International business archives are of great historical and social importance and play a very important role in the formation of company memory. At the same time， as a part of the collective memory of the time， international business archives provide important information for the formation of cultural and social identity. This article discusses the current situation of opening up access to international business archives from the drivers， challenges and the regulatory framework. Meanwhile， some suggestions on opening up access to international business archives are provided.

Keywords：International Business； Business Archives； Open up Access

經濟全球化的進程加速了貿易壁壘的消失，為企業活動向全球擴展打開了一扇大門。全球化和私有化使得很多社會力量不再集中于政府機構，先前依據信息自由法案可以獲取的信息，現在掌握在私有企業手中。越來越多的人認為跨國公司不僅應該對其股東負責，還應該對那些可能受其影響，或者對其決策和行動感興趣的人或群體負責。[1]因此，對跨國公司檔案信息開放利用的呼聲也越來越高。

1 跨國公司檔案信息開放利用的驅動因素

檔案作為一種記錄，記載了企業過去的經營管理活動和決策，對集體記憶、個人記憶及社會記憶的構建起到了很大的作用。許多跨國公司建立了檔案設施，并向公眾開放了他們的檔案資源。跨國公司檔案信息開放利用的驅動因素包括兩方面，一是來自企業自身的考慮，二是來自外界的推動。

第一，跨國公司的信息公開透明有助于維護企業的公眾形象。有些公司因訴訟纏身或其他不良行為備受國際媒體廣泛報道和譴責，比如媒體曾廣泛報道福特汽車公司、美國國際商用機器公司和通用汽車公司在德國的子公司可能與納粹暴行牽連。這些跨國公司的應對方式可能不同，但開放企業檔案信息會增強企業作為一個有擔當公民的良好形象。

第二，檔案信息開放利用有助于增強社會大眾對企業的了解，提升企業的知名度。企業歷史是提升跨國公司聲譽、品牌和形象的強大工具。如果企業明白它對地區、國家乃至國際社會歷史的影響力，明白企業品牌對社會的價值，就會向社會大眾開放企業檔案。可口可樂、雀巢以及卡夫食品等餐飲公司都有建設完善的檔案館，并且都向外界開放利用檔案信息。

第三，外部學者的研究需求和社會大眾的興趣也是跨國公司檔案信息開放利用的驅動因素之一。一些社會學者因為研究所需，或者公眾出于自身興趣，會向跨國公司提出利用檔案信息的請求。而跨國公司對社會承諾要履行公民責任和義務，因此，在不損害自身利益的基礎上，會向其提供部分檔案信息。此外，企業還會因為外部對企業信息公開透明的要求而開放自己的檔案利用。

2 跨國公司檔案信息開放利用工作的挑戰

企業檔案工作很大程度上取決于高層領導的支持。高層領導的支持與企業的經濟狀況有著十分緊密的聯系。若企業的經濟狀況良好，領導通常會對檔案給予較大的經濟支持，企業的檔案開放利用工作通常也就做得好。當企業遭遇經濟危機時，高層領導無暇他顧，作為非核心業務的企業檔案工作也會面臨風險。因此，如何讓公司領導持續重視檔案開放利用工作，加強對檔案工作的經濟支持，是跨國公司檔案工作者今后面臨的一個挑戰。

現行文件管理工作中存在的過度積壓問題，是跨國公司檔案信息開放利用面臨的另一挑戰。企業開展文件管理工作僅僅是為了保存那些法律上要求保存的文件，對于其他資料通常置之不管或直接銷毀，這就會造成整理和鑒定工作的積壓，給檢索和利用造成許多困難。企業在文件管理上通常采用零碎的辦法，加之文件管理者缺乏文件保管的責任心，給保衛文化記憶的檔案專業人員帶來了挑戰，尤其是當企業已經被另一家企業合并，企業的文件和檔案開放利用工作就會變得更加復雜。[2]

檔案保管政策的缺乏也是橫在跨國公司檔案信息開放利用道路上的一道難題。企業文件的管理滯后于公共文件管理。公共文件的管理受益于國家檔案館或其他文件和檔案管理權威機構出臺的各項標準和指南。企業文件管理政策的重點是依法保管的文件，主要是財務類文件。而對于企業的證據型文件，有些企業并未意識到其歷史價值，因此會按慣例銷毀這些文件，這就可能給未來學者、政策制定者和公眾利用檔案信息造成困難。安然（Enron）事件（是指2001年發生在美國的安然公司破產案）以及相關丑聞和帕瑪拉特（Parmalat）事件（是指2003年發生在意大利乳品巨頭帕瑪拉特公司的財務丑聞），使全世界的文件和檔案管理者明白了文件保管對大型機構有效管理、責任行使和企業透明度方面的重要作用。但是，企業文件保管的相關指南卻少之又少。現有的指南主要是側重文件的合法性方面（如《薩班斯·奧克斯利法案》，是美國立法機構根據安然有限公司、世界通訊公司等財務欺詐事件破產暴露出來的公司和證券監管問題所立的監管法規），這就給企業的檔案管理工作，尤其是檔案開放利用工作帶來了很大的影響。

3 跨國公司檔案信息開放利用的法規制度

盡管許多跨國公司開展了檔案工作，但他們的檔案并非一直對公眾開放，這其中法規制度的缺失是一個重要的因素。沒有任何國家或國際法規強制要求企業開放其歷史或現行文件。現有的法律大都僅涉及政府機構的信息公開方面，僅有《南非信息自由法案》延伸到了企業信息開放利用方面（2000年的《南非信息自由法案》中作了一項特殊規定，如果私有部門的文件對人民權利的行使和保護有價值，那么個人和政府機構可以利用這些屬于私有部門的文件）。在安然集團和帕瑪拉特集團的財務和管理丑聞之后，美國《薩班斯·奧克斯利法案》和歐盟的八項公司法指令增強了對財會信息披露的要求。對公司可持續發展以及私有部門社會影響力的關注，推動了企業信息披露方面的國家和國際法規的出臺，如環境信息（《奧爾胡思協議》）、營養標識以及化學物泄漏等方面。除此之外，還沒有任何跨國公司檔案和文件信息獲取的綜合性制度。現有信息利用的規定并不強制要求企業披露信息，正如福德（Fode）和芬克（Fink）所言，現有的法規要求太過保守，“或多或少局限于高層決策的內容和信息”。[3]

檔案開放利用法規制度的缺失不僅影響跨國公司眾多檔案的對外開放，還影響著已開放檔案在利用法規方面的多元化。根據筆者針對50個最大的跨國公司網站和企業檔案館名錄所作的綜述中，30家企業里只有4家在其網站公布了其檔案的開放利用政策。許多沒有公開檔案利用政策的企業表示，可以按照研究者的需求向其提供相關的政策信息。這30家企業中，大多數表示在檔案開放利用方面有所限制，利用者通常只能通過約定獲取檔案信息。

4 跨國公司檔案信息開放利用的途徑

第一，公眾想利用跨國公司檔案信息需要經過一番研究探索，通常會先了解其保存在什么地方。公共機構的檔案按照法律規定要存入國家或地方檔案館（以下稱為公共檔案館），而跨國公司檔案如果保存起來并開放利用，就會散布在不同的地方。一些檔案可能保存在跨國公司內的總公司或下屬公司；有些跨國公司檔案則可能保存在經授權的檔案機構中，比方大學檔案館、研究機構或遺產基金會（以下稱為企業檔案室），例如：墨爾本大學檔案館、格拉斯哥大學檔案館和企業文件中心等。還有的檔案可能作為國家或地區文化遺產的一部分，保存在法律授權可以收集個人檔案的機構。當一個企業被合并或兼并后，檔案的收集和利用就變得愈發困難。大多數情況下，這部分檔案會轉移到新的企業，但也有時候這些檔案會保存在某個企業檔案室或公共檔案館中。

第二，跨國公司檔案工作者意識到其檔案的復雜性，制定了企業檔案館藏指南，方便用戶利用檔案信息。通常情況下，用戶可從四個不同方面獲得研究幫助：一是企業檔案機構的研究成果和網站（西門子公司和寶馬汽車公司檔案館網站）；二是（企業）檔案館協會的研究指南或登記簿（如，美國檔案工作者協會編制的《美國和加拿大企業檔案館名錄》、英國企業檔案館理事會編寫的《企業檔案館名錄》）；三是公共檔案館協會制作的企業檔案館研究指南或登記簿（如《澳大利亞檔案館名錄》、《丹麥國家企業檔案館指南》、《英國國家檔案館企業歷史起源》）；四是企業檔案室的研究成果（如班森福特研究中心、哈佛商學院商業收藏、《墨爾本大學檔案館收藏指南》）。

第三，為改變跨國公司檔案開放利用的現狀，國家企業檔案館協會和社會團體還積極參與了對跨國公司檔案利用的監督和指導工作，制定企業檔案管理指南，給企業提供建議，在提高檔案開放利用意識方面發揮了積極作用。企業檔案館協會還與國家檔案館相互協作，研究出合適的策略，讓跨國公司領導明白他們有進行檔案保管和開放利用的義務。

第四，作為社會文化遺產的保管者，企業檔案工作者、公共檔案館工作者、企業檔案館協會領導以及企業檔案室領導與社會決策者進行了對話，共同商議企業檔案保管和開放利用的策略。近來，在英國國家檔案館、英國檔案工作者協會以及英國企業檔案理事會等機構的支持下，英國啟動了“企業檔案國家戰略”。作為英國企業檔案的重要進展之一，該戰略“旨在提升企業檔案的形象，確保其既能為企業所用，也能為研究所用，并且館藏能體現未來英國經濟活動的多元化”。[4]

5 結論

跨國公司檔案信息開放利用是企業透明度和理解現代歷史的需要，政府和政策制定者可以利用檔案來評價跨國公司檔案對社會的影響。此外，通過利用檔案，普通公民可以：更好地了解現在和過去的事件；利用現在和過去跨國公司的活動信息來幫助他們作出有關就業、消費、土地或家庭采購方面的決定；他們可以了解到跨國公司的更多信息，包括公司歷史、公司對國家或地區的影響和貢獻，以及公司、個人和社會的關系。

對于跨國公司自身來講，開放檔案信息利用有助于推動積極的社會參與、企業文化和品牌建設，衡量企業的業績及其對社會的貢獻。因此，開放企業檔案是好事。正如萊斯利·里士滿（Lesley Richmond）所言，“不了解企業就不了解20世紀和21世紀的現代社會”。[5]

注：本文編譯自The Value of International Business Archives： the Importance of the Archives of Multinational Companies in Shaping Cultural Identity，作者為荷蘭學者Ineke Deserno.

參考文獻：

[1] Calland R. Prizing open the profit-making world[M]//Florini A. The right to know transparency for an open world. New York： Columbia University Press， 2007： 271～302.

[2] Fode H， Fink J. Business archives in Scandinavia[J]. Arch Manuscr， 1999， 27（2）： 54～67.

[3]Fode H， Fink J. Business archives in Scandinavia[J]. Arch Manuscr， 1999， 27（2）： 54～67.

[4] The National Archives of UK. National Strategy for Business Archives （England and Wales）[R/OL]， 2009-07 [2014-12-25].http：//www.businessarchivescouncil. org.uk/materials/national_strategy_for_business_archives_1.pdf/.

[5]Richmond L. The memory of society： business[J]. Comma. Int J Arch， 2002， 1-2： 113-119.

（作者單位：四川大學 來稿日期：2015-02-17）