加強高校檔案網站建設的幾點思考

魏紅

目前，重點高校的檔案網站質量較高，其他本科院校特別是專科院校檔案網站質量較差，相當部分高校甚至還沒有自己的檔案網站。筆者就加強高校檔案網站建設作如下幾點思考。

1 借鑒重點高校檔案網站建設經驗，抓好網站總體規劃和設計

國內一些老牌高校，特別是重點高校由于檔案網站建設起步早，技術力量雄厚，人才隊伍充足，積累了豐富的檔案網站建設經驗。如，從欄目設置上看，復旦大學檔案館檔案信息網設有“法規制度”、“本館收藏”、“復旦人物”、“專題匯編”、“名人講壇”、“檔案查詢”、“錄像展覽”等十大類目；浙江大學檔案館設有“本館概況”、“服務大廳”、“檔案征集”、“網上展廳”、“校史編研”、“蘭臺學苑”等七大類目；中山大學檔案館設有“服務指南”、“信息查詢”、“檔案法規”、“珍檔薈萃”、“專題展覽”、“校友之家”等九大類目。從信息內容上看，蘭州大學檔案館不僅有檔案館的職能、機構設置、蘭大人物的介紹，還提供了圖片檔案、校友風采、特色館藏資源等；北京郵電大學檔案網站上的“網上展廳”提供了校園變遷、院士介紹、歷任校長的個人信息、知名校友及反映本校特色的檔案信息展覽，為訪問者提供了一個全方位、多角度的了解本校的科技創新、風俗文化的全新的服務窗口。因此，要廣泛借鑒其他高校特別是重點高校的檔案網站建設經驗，進行調研和分析，抓好網站的總體規劃和設計，力求使網頁設計更加美觀、界面更加友好、欄目設置更加科學、信息內容更加豐富、技術手段更加先進、網站功能更加實用。

2 扎實推進信息化基礎工作，豐富檔案信息資源

成功的檔案網站必須有豐富的檔案信息資源網，充實網站內容，滿足不同的利用者的不同需求。而充實檔案網站信息內容的關鍵就是要使大量的傳統紙質檔案實現數字化，建立檔案資源數據庫，這是高校檔案網站信息資源的主要來源。為此，要扎實做好檔案信息化的各項基礎性工作，包括：通過檔案館現有力量或采取商業化運行手段，對部分或者全部外包的形式對現有紙質檔案資料的進行縮微、錄入、掃描、數碼拍攝等，轉換成文本、圖像、圖形等計算機可識別處理的數字形式，形成結構有序、可供保管利用的數字檔案信息庫，并存儲在網絡服務器中，利用計算機提供查詢、檢索和瀏覽。另外，要加強特色檔案資源整合力度。特色檔案往往最能反映一個館藏機構的價值，是館藏的精華所在，能夠充分發揮檔案的文化娛樂、歷史教育功能。在此基礎上，可以通過與其他高校檔案網站建立友情鏈接，實現與校外檔案館藏特色資源有效整合，從而達到信息的多途徑溝通、全方位共享，滿足用戶的最大需求，擴大網站的影響力。

3 充分運用檔案管理系統，建立網上電子文件歸檔平臺

目前，很多高校采用了“南大之星”檔案管理系統，該系統既可用于檔案館及校內各單位檔案員用戶管理、聯機管理檔案數據庫，也可讓全校師生和社會各界通過互聯網查詢有關檔案信息。檔案管理系統的充分使用，并與校內其他應用系統如教務管理系統、科研管理系統、畢業生信息管理系統的有效對接，是檔案網站建設信息資源源泉，可以完善檔案網站功能。武漢大學、華南理工大學等高校通過運用檔案管理系統，建立網上歸檔平臺，各立卷歸檔單位實時進行網上電子文件歸檔，提高了工作效率。有條件的高校應組織力量開發適應于本校情況的各類檔案管理應用軟件、文件檔案數據庫系統、網上檔案編研平臺等。技術條件不具備的高校，可以采用現有的檔案管理系統，如“南大之星”檔案管理系統目前在高校應用比較普遍；已建立辦公自動化（OA）系統的高校，要積極做好OA條件下新產生的且有保存價值電子文件的接收與管理工作，實現網上電子文件實時歸檔。

4 積極運用多種技術手段，完善檔案網站服務功能

檔案網站的建設是為用戶服務的，網站有豐富的信息資源，并能提供強有力技術工具，才能有效查閱和利用信息。如，中國科學技術大學、四川大學等高校檔案網站通過視頻、圖片等多種形式，展示學校的校風、校史、校貌以及新聞動態，使專業和文化相結合，極具人文特色；蘇州大學、山東大學等高校檔案網站通過建立“館長信箱”、“信息反饋”、“在線交流”欄目，用戶可以通過郵件或在線咨詢的形式，提出有關問題，并在網上予以解答；南京大學、東南大學檔案網站的檢索功能較高，建立了公文、各類學籍、科研成果、研究生論文、職稱評審、基建、光盤庫等查詢系統，用戶通過輸入關鍵詞，就可以快速查詢到用戶所需的相關信息。高校檔案網站設計者，運用多媒體技術建立網上互動平臺，滿足利用者多樣化信息需求，方便自由查詢和檢索，實現檔案資源有效利用。

（作者單位：河南財政稅務高等專科學校辦公室 來稿日期：2015-02-19）