高校圖書館檔案信息資源開發(fā)利用研究

張衛(wèi)華

檔案常被視為社會生活中最真實的原始記錄，那么圖書館檔案便是圖書館生活的真實原始記錄。它不僅客觀記錄了圖書館各階段的發(fā)展軌跡，還具備強大的信息功能與高效的參考價值，對圖書館的未來發(fā)展有著舉足輕重的影響。因此，重視圖書館檔案資源的收集、整合、開發(fā)與利用，不但可以最大限度地實現(xiàn)檔案資源的使用價值，而且能夠加快圖書館事業(yè)的發(fā)展，更好地為師生服務。

1 高校圖書館檔案信息資源開發(fā)利用的意義

1.1 為圖書館的發(fā)展和日常工作提供參考意義。圖書館作為一個服務部門，其日常工作有重復，也有革新。新形勢下高校的發(fā)展經(jīng)歷了諸多發(fā)展階段，伴隨著如“合校”、“評估”、“升格”等一系列轉(zhuǎn)變，大量針對圖書館管理和發(fā)展的新的檔案信息資料將不斷生成。而圖書館各界領導的戰(zhàn)略決策、館內(nèi)規(guī)章制度的制定修訂及未來規(guī)劃，均以這些檔案信息資料為依據(jù)，它們準確、及時、全面、系統(tǒng)地反映著圖書館的發(fā)展概貌與活動規(guī)律。各次的會議記錄、黨建信息、職工活動、圖書采購、設備招標等文檔和記錄都是圖書館活動的原始記錄，能為圖書館的未來發(fā)展和日常決策提供實踐依據(jù)、參考價值。

1.2 充實圖書館事業(yè)發(fā)展與圖書情報專業(yè)發(fā)展的研究資料。高校圖書館從事的多是實踐工作，一切理論來源于實踐，高校圖書館檔案包括物質(zhì)的、精神的、宏觀的、微觀的資料，這些都是反映圖書館事業(yè)的第一手資料，也是圖書情報專業(yè)學術研究的基石，既翔實又可靠。高校圖書館的檔案信息資源里，不但包含有豐富的數(shù)據(jù)，也包括大量翔實的知識，能為圖書情報事業(yè)發(fā)展提供可靠的信息源，這對圖書館事業(yè)在新形勢下基礎理論和應用性研究都有很大的研究價值。

1.3 對圖書館以及院校的研究有借鑒意義。圖書館的主要工作是給學校教師和學生提供學習和科研的資料，館內(nèi)圖書可供借閱的檔案資料、期刊雜志的閱讀情況檔案、數(shù)據(jù)庫的使用及資料下載檔案情況、學生的畢業(yè)論文寫作情況、教師科研項目申報檔案資料、讀者參考咨詢記錄、圖書館知識庫等，這些檔案資料都可以為學校及圖書館相關科研或教學改革提供數(shù)據(jù)材料支持，是不可或缺的資料。尤其是圖書館對教師或?qū)W生進行研究所提供的智力支持檔案，都可以進行歸類總結(jié)，提煉出研究規(guī)律，對新課題的申報和研究熱點的認識有很大的借鑒意義。

1.4 對學校教學及學生培養(yǎng)有借鑒意義。圖書館管理系統(tǒng)存放了在校生的注冊、院系、借閱記錄等方面的數(shù)字檔案，可以從一定的側(cè)面描述出學生的業(yè)余愛好，思想動態(tài)。不同專業(yè)及不同年級的借閱習慣、借閱特征等，這些珍貴的數(shù)據(jù)都能很好地反映出學生的思想形成過程，閱讀喜好特征。這對不同專業(yè)，不同年齡的學生學習習慣、閱讀習慣等都能進行映射，對學校教學、學生培養(yǎng)、圖書館業(yè)務革新等有重要的借鑒意義。

1.5 對讀者進行宣傳教育的重要材料。圖書館檔案信息資源涉及管理、科研、服務、教學等過程，如圖書館讀者檔案、借閱檔案、管理檔案以及館藏檔案等，為讀者全面展現(xiàn)出圖書館的現(xiàn)代化服務目標、管理手法、使用方式等圖書館館情館貌，能有效地激發(fā)出讀者的閱讀愿望，同時也方便讀者全面地了解圖書館，方便讀者使用圖書館，是宣傳圖書館的第一手資料。

2 高校圖書館檔案的現(xiàn)狀

高校圖書館的檔案信息將圖書館的全部活動涵蓋在內(nèi)，一般包括以下幾類：（1）黨政管理類：包括圖書館形成的規(guī)章制度、行為準則、崗位職責、校內(nèi)文件（圖書館相關）、會議記錄、發(fā)展規(guī)劃、年度計劃和各級圖情機構(gòu)的工作文件等。（2）業(yè)務類：包括工作日志、業(yè)務文檔和統(tǒng)計報表等，如圖書借閱、館藏資源、咨詢服務、信息化等文檔，圖書館科研活動的組織、計劃材料、調(diào)研數(shù)據(jù)、成果統(tǒng)計和評價。（3）人事類：主要包括兩部分，一是讀者的檔案，指包括學生讀者及教工讀者人數(shù)統(tǒng)計、借閱記錄統(tǒng)計等；二是圖書館館員檔案，包括人員基本情況，組織結(jié)構(gòu)及變更情況，館員的引進、晉升、考核、聘任、培訓、進修等情況。（4）其他類，主要有圖書館后勤管理、圖書館建筑、內(nèi)部儀器設備以及其他與圖書館活動有關的資料信息的收集等。

就目前圖書館檔案工作情況看，情況并不樂觀，圖書館的重點多放在資源建設和加強服務方面，反而對檔案文檔的保存不夠重視。由于學校的要求，圖書館對會議記錄、規(guī)章制度、設備信息等都會存檔，學校不關注的讀者信息檔案、館員檔案、借閱檔案都不會保存，部門圖書館為了節(jié)約空間，還會定期銷毀，這就造成了檔案資源的極大缺失。

2.1 檔案意識薄弱，對檔案的認識不全面。多數(shù)圖書館未把檔案工作當做基本工作來做，尤其高校圖書館，作為學校的內(nèi)部機構(gòu)，他們認為檔案保存是學校檔案館的事，只保存和移交檔案館要求的文檔和數(shù)據(jù)。因此，學校不需上交的業(yè)務檔案、讀者檔案都沒有進行長期保存，而被簡單粗暴地處理掉。這不利于圖書館長期發(fā)展。

2.2 檔案缺乏統(tǒng)一管理，尚未形成相關制度。與其他檔案一樣，圖書館業(yè)務檔案同是國家珍貴的文獻資源，但在實際工作中，因缺乏相關行政部門的監(jiān)管和指導，圖書館內(nèi)一些需要長遠保存的重要檔案并未按照規(guī)定報送專業(yè)檔案館保存，圖書館自己也沒有形成統(tǒng)一管理制度，這就造成了檔案的遺失。目前很多圖書館是各部門保管自己的檔案，有的甚至是個人保管自己的業(yè)務檔案，一旦工作調(diào)動和業(yè)務調(diào)整，個人保管的這部分檔案會遺失。

2.3 檔案價值鑒定不夠。由于缺乏專業(yè)人員的鑒定，無法確定哪些具有保存價值，不能正確地評估出檔案資料的保存年限，這樣就會造成圖書館檔案不斷膨脹，將所有的檔案長期存放在一起，未顧及檔案的翔實、真?zhèn)纬潭群蛢r值大小。

2.4 缺乏系統(tǒng)性和完整性，現(xiàn)代化程度較低。圖書館檔案資料的來源主要是上級文件和圖書館業(yè)務工作，沒有形成系統(tǒng)的整體，有的還存在斷檔和缺檔現(xiàn)象，對應該立檔的沒有立檔，大部分圖書館都沒有立卷，也缺少分類、標引、編目、排列，更缺少進一步的加工，在保存方面、檢索方面、數(shù)字化方面缺少現(xiàn)代化技術，尤其是在網(wǎng)絡環(huán)境下，很難與社會的發(fā)展相一致，尤其是圖書館在經(jīng)費不足的情況下，檔案保存這項工作顯得尤為薄弱。

3 高校圖書館檔案開發(fā)利用的方法

3.1 提高檔案保存意識，建立完整的檔案系統(tǒng)。提高圖書館檔案資源的利用，首先要提升檔案保存意識，明確檔案工作重要性。這就要求館領導重視檔案資源保存和利用，相關工作人員必須懂業(yè)務，能甄別出檔案的價值和保存年限，對相關的檔案合理分類、編目、主題標引，進行規(guī)范化、準確化的管理，建立完整的檔案系統(tǒng)。為了便于高校圖書館檔案資源的合理開發(fā)利用，必須對檔案資源進行科學管理，準確分類，并形成檢索目錄，這樣有利于查找。對檔案工作要進行分類，嚴格按照檔案的科學性、邏輯性和一致性，亦保持檔案的連續(xù)性。同時對檔案資源的管理采取集散相結(jié)合的辦法，日常事務性檔案由辦公室負責，業(yè)務檔案由各部門負責，但要定期定時將所有檔案提交給相關檔案專員。這樣一方面提高了檔案的保存意識，另一方面激發(fā)了各部門檔案工作的積極性。

3.2 進一步拓寬檔案信息資源的搜集工作。按照圖書館的業(yè)務內(nèi)容和管理流程來看，圖書館檔案信息資料主要分為圖書館日常管理檔案和圖書館業(yè)務流程檔案兩種，日常管理檔案主要包括：規(guī)章制度、行為規(guī)則、崗位職責、學校文件（圖書館相關）、會議記錄、發(fā)展規(guī)劃、年度計劃等；業(yè)務檔案主要包括：工作日志、業(yè)務文檔和統(tǒng)計報表等。如，典藏檔案、采購檔案由采編部管理，課題服務檔案、咨詢檔案、情報檔案等由參考咨詢部管理，圖書借閱檔案、讀者登記檔案由流通部管理等。這樣讓各個業(yè)務部門結(jié)合自己工作來收集和管理檔案，采取集中加分散相結(jié)合原則。除了常見的文書檔案外，收集時應注意高校圖書館其他載體的檔案，如，膠片、磁帶、光盤等載體的檔案信息，還應及時搜集圖書館科研、教學、服務過程中所產(chǎn)生的檔案，如信息檢索課程教學檔案、科研成果檔案、定題服務檔案、科技查新檔案、參會檔案等，進一步豐富圖書館檔案資源，多方位地挖掘和整理檔案信息資源，保證圖書館檔案的完整性和系統(tǒng)性。

3.3 充分利用現(xiàn)代化技術。目前圖書館業(yè)務基本上已經(jīng)實現(xiàn)現(xiàn)代化，圖書期刊的采訪、編目、借閱、典藏等都實現(xiàn)了計算機檢索和管理，這給圖書館檔案管理帶來了機遇和挑戰(zhàn)。電子文檔增多。目前是電子文檔和紙質(zhì)文檔并存的發(fā)展模式，一方面要求圖書館始終重視紙質(zhì)文檔的收集和整合，也要對電子文檔的整理和保存投入更多關注；另一方面則要注意電子數(shù)據(jù)的長期保存和歸檔問題，要善于用計算機來管理檔案和數(shù)據(jù)，逐步實現(xiàn)檔案管理的計算機化。最后要逐步將電子檔案建設成數(shù)據(jù)庫形式，方便管理和使用，充分發(fā)揮檔案的社會價值。

3.4 實現(xiàn)檔案資源的漸進性共享。檔案資源的保密性決定了檔案資源實現(xiàn)共享的難度，圖書館檔案一方面涉及圖書館業(yè)務數(shù)據(jù)，另一方面則涉及讀者的個人信息和工作信息，合理地開發(fā)和利用檔案資源并有效地避免泄密所帶來的危害顯得尤為重要。網(wǎng)絡化的發(fā)展對信息資源的利用提供了許多便利條件，圖書館應該根據(jù)檔案資源的性質(zhì)有選擇地進行加工和制作，傳送到高校數(shù)據(jù)庫或者校園網(wǎng)，供廣大讀者或者校園網(wǎng)用戶進行使用，并定期更新改進信息內(nèi)容，以便所有科研人員和所需者瀏覽和使用。

3.5 開展檔案信息資源的編研工作。圖書館檔案信息資源往往是分散的，且缺乏連貫性和系統(tǒng)性，或者是使用價值不高的原始信息資源，若要有效利用這些檔案資源，這就要求我們必須針對這些材料進行有目的、有計劃的分析和編研，將分散的信息編研成有價值的綜合檔案，譬如根據(jù)某學科或者某課題編研文獻資料匯編、專題調(diào)研等，也可根據(jù)圖書館工作編研圖書館工作大事記等。這些工作做起來有一定難度，但是長期堅持下來會有巨大的實際價值。

圖書館作為一個服務部門，檔案管理的科學化還有很長的路要走，目前急需的是以合適的途徑和館員積極的心態(tài)去從事檔案工作，打破傳統(tǒng)的工作壁壘，對檔案信息資源的整理和搜集要制度化，進行逐步的積累，最終將優(yōu)質(zhì)服務提供給廣大讀者，將圖書館的檔案資源科學合理利用起來，充分實現(xiàn)其社會價值。

（作者單位：河南牧業(yè)經(jīng)濟學院 來稿日期：2015-02-18）