淺議施工企業(yè)總部管理費(fèi)用的管理及控制

張金榮

（中國(guó)二冶集團(tuán)有限公司，內(nèi)蒙古 包頭 014030）

0 前言

施工企業(yè)管理費(fèi)用是施工企業(yè)行政管理人員為組織和管理生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)而發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用，包括行政管理人員的工資、獎(jiǎng)金、險(xiǎn)金、辦公費(fèi)、招待費(fèi)、差旅費(fèi)交通費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、折舊費(fèi)、訴訟費(fèi)、工程承攬費(fèi)等。隨著施工企業(yè)市場(chǎng)拓展的增加，施工規(guī)模的擴(kuò)大，企業(yè)總部發(fā)生的管理費(fèi)用不斷增加難以控制，對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生了很大影響。因此，企業(yè)管理者必須加強(qiáng)對(duì)總部管理費(fèi)用的管控，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤(rùn)最大化。

1 施工企業(yè)總部管理費(fèi)用管控中存在的問題

1.1 企業(yè)管理層對(duì)管理費(fèi)用的管控意識(shí)不強(qiáng)

總部機(jī)構(gòu)設(shè)置不科學(xué)，人員超員配備，促使工資、險(xiǎn)金、辦公費(fèi)、差旅費(fèi)等費(fèi)用項(xiàng)目逐項(xiàng)增加；企業(yè)總部職能部門較多，費(fèi)用發(fā)生頻繁但金額較小，常被領(lǐng)導(dǎo)層忽視，造成某些部門和人員花錢隨意性大，增加了管理費(fèi)的支出；費(fèi)用報(bào)銷審批制度不嚴(yán)，部門負(fù)責(zé)人“好人”現(xiàn)象嚴(yán)重，只要本部人員找簽字，不問事由、不看金額，提筆就簽，對(duì)管理費(fèi)用的控制意識(shí)淡薄。

1.2 可控費(fèi)用的控制不合理

施工企業(yè)的可控費(fèi)用主要包括電話費(fèi)、辦公費(fèi)、差旅費(fèi)交通費(fèi)、招待費(fèi)、會(huì)議費(fèi)等。可控費(fèi)用沒有制定控制標(biāo)準(zhǔn)或制定的標(biāo)準(zhǔn)較高，致使管理費(fèi)用居高不下。辦公人員無(wú)論公事、私事隨意接打電話，電話費(fèi)發(fā)生過(guò)高；辦公用品購(gòu)買無(wú)控制，價(jià)格大多超過(guò)市場(chǎng)定價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，沒有監(jiān)管，辦公用品使用無(wú)節(jié)約意識(shí)，耗材浪費(fèi)嚴(yán)重；差旅費(fèi)控制不嚴(yán)，出差沒有計(jì)劃，乘機(jī)費(fèi)用較高，公務(wù)用車沒有控制，小車油耗、修理費(fèi)逐年增加；招待費(fèi)無(wú)專項(xiàng)審批，招待客戶隨意性大。

1.3 費(fèi)用預(yù)算不健全

由于管理費(fèi)用內(nèi)容復(fù)雜，管理層對(duì)管理費(fèi)用預(yù)算不重視，預(yù)算編制不科學(xué)，脫離企業(yè)實(shí)際；預(yù)算執(zhí)行過(guò)程不嚴(yán)格、實(shí)際費(fèi)用超預(yù)算現(xiàn)象嚴(yán)重；預(yù)算分析沒起到督導(dǎo)作用，缺乏相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施。

2 對(duì)施工企業(yè)總部管理費(fèi)用的管控措施

2.1 提高管理層對(duì)管理費(fèi)用的高度重視

2.1.1 建立精簡(jiǎn)、高效的職能機(jī)構(gòu)

企業(yè)管理層應(yīng)統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，了解管理費(fèi)的降低也是提高企業(yè)效益的途徑。依據(jù)企業(yè)實(shí)際情況設(shè)置科學(xué)合理的職能機(jī)構(gòu)，明確各職能機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)內(nèi)容及流程。對(duì)各部門機(jī)構(gòu)人員實(shí)行定編、定崗、定責(zé)，因事設(shè)崗，因崗設(shè)人。有效降低機(jī)構(gòu)重疊、業(yè)務(wù)重復(fù)給企業(yè)帶來(lái)的管理費(fèi)用較高的問題。

2.1.2 完善財(cái)務(wù)報(bào)銷審批制度

制定嚴(yán)格的報(bào)銷審批流程。總部費(fèi)用報(bào)銷采用分級(jí)負(fù)責(zé)，層層把關(guān)的審批程序，由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門人員費(fèi)用報(bào)銷的真實(shí)性、規(guī)范性、合理性；由財(cái)務(wù)人員對(duì)報(bào)銷票據(jù)的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查；由總經(jīng)理、總會(huì)計(jì)師進(jìn)行最后的審查批準(zhǔn)。公司機(jī)關(guān)的所有費(fèi)用必須按先申請(qǐng)、后辦理的原則進(jìn)行。所有管理人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)報(bào)銷制度的內(nèi)容，堅(jiān)決按制度流程辦事，使各項(xiàng)管理費(fèi)用的發(fā)生都必須符合財(cái)務(wù)報(bào)銷制度。

2.1.3 推進(jìn)精細(xì)化管理工作

施工企業(yè)要改變傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理模式，提倡企業(yè)精細(xì)化管理，讓精細(xì)化管理理念滲透到企業(yè)管理的每個(gè)方面，每位員工。讓所有管理人員都了解費(fèi)用管控的重要性，從點(diǎn)滴做起，從一分錢做起，樹立全體管理人員的主人翁意識(shí)，大力提倡勤儉節(jié)約、艱苦奮斗的良好風(fēng)尚，領(lǐng)導(dǎo)層要起帶頭作用。

2.2 加強(qiáng)對(duì)可控費(fèi)用的控制

企業(yè)應(yīng)根據(jù)本企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定本企業(yè)可控費(fèi)用的控制措施，嚴(yán)格可控費(fèi)用的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，禁止超標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷，加大對(duì)可控費(fèi)用支出的控制力度。

2.2.1 電話費(fèi)的控制

移動(dòng)電話費(fèi)應(yīng)按部門人員的業(yè)務(wù)特點(diǎn)及職別制定相應(yīng)的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，按月?lián)?shí)報(bào)銷，超過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的不予報(bào)銷；固定電話的報(bào)銷應(yīng)按部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)制定限額控制標(biāo)準(zhǔn)，并與部門負(fù)責(zé)人的薪金掛鉤，超標(biāo)準(zhǔn)的部分直接從部門負(fù)責(zé)人的當(dāng)月工資中扣回。充分利用互聯(lián)網(wǎng)資源，通過(guò)QQ、SMN 等網(wǎng)絡(luò)工具加強(qiáng)與客戶及業(yè)務(wù)部門之間的溝通，節(jié)約電話費(fèi)的發(fā)生。

2.2.2 辦公用品的控制

企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格控制辦公用品的購(gòu)買、使用。購(gòu)買辦公用品應(yīng)采用招標(biāo)采購(gòu)方式，貨比三家，價(jià)錢合理、保證質(zhì)量。各部門按月上報(bào)購(gòu)買辦公用品計(jì)劃，由辦公室進(jìn)行審核，統(tǒng)一購(gòu)買，統(tǒng)一發(fā)放，建立嚴(yán)格的入庫(kù)、領(lǐng)用手續(xù)。充分發(fā)揮辦公自動(dòng)化作用，利用OA 辦公系統(tǒng)，在電腦上傳閱文件，在保證資料安全的前提下，提倡紙張雙面使用。提高電腦、打印機(jī)的使用效率，定期對(duì)電腦進(jìn)行維護(hù)，減少電腦、打印機(jī)的維修費(fèi)用。

2.2.3 差旅交通費(fèi)的控制

各職能部門應(yīng)根據(jù)工作需要，合理安排本部人員出差次數(shù)，能一人辦理的事情，不安排多人出差，對(duì)出差使用的交通工具按職別劃分檔次，經(jīng)理助理及以下人員不允許乘坐飛機(jī)、軟臥。分地區(qū)制定住宿費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、伙食費(fèi)的限額標(biāo)準(zhǔn)，出差人員必須按限額標(biāo)準(zhǔn)憑票報(bào)銷，超標(biāo)準(zhǔn)部分自己負(fù)擔(dān)。市內(nèi)辦事人員盡量辦理公交卡，坐公交車辦事。加強(qiáng)公務(wù)用車管理，嚴(yán)格公務(wù)用車的審批手續(xù)，到異地辦事超過(guò)300 公里不允許申請(qǐng)公務(wù)用車。公務(wù)用車費(fèi)用實(shí)行單車核算，建立臺(tái)帳，按行車公里數(shù)控制油耗，加強(qiáng)小車修理審批制度，減少修理費(fèi)支出。

2.2.4 招待費(fèi)的控制

總部業(yè)務(wù)招待必須堅(jiān)持熱情周到、適度從儉、厲行節(jié)約的原則，企業(yè)應(yīng)根據(jù)工作需要確定招待范圍，制定招待費(fèi)及工作餐的限額標(biāo)準(zhǔn)。確需招待的應(yīng)事先上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，由辦公室統(tǒng)一安排，定點(diǎn)招待，嚴(yán)格控制陪同人數(shù)、招待檔次。上級(jí)部門檢查工作，采用工作餐接待，嚴(yán)禁超標(biāo)準(zhǔn)接待。

2.2.5 會(huì)議費(fèi)的控制

總部要加強(qiáng)和規(guī)范會(huì)議費(fèi)管理，嚴(yán)控會(huì)議數(shù)量，可開可不開的就不開，能合并開的就合并開，嚴(yán)控會(huì)議規(guī)模和費(fèi)用支出，盡量減少外出開會(huì)，參加外部的會(huì)議要有會(huì)議文件，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意、人力資源部備案后方可參會(huì)，會(huì)議費(fèi)的報(bào)銷嚴(yán)格按會(huì)議文件的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，超支部分不予報(bào)銷。

3 完善管理費(fèi)用預(yù)算控制工作

3.1 預(yù)算編制控制

施工企業(yè)管理費(fèi)用年度預(yù)算應(yīng)按部門編制，依據(jù)以前年度實(shí)際發(fā)生費(fèi)用的情況，結(jié)合市場(chǎng)調(diào)研結(jié)果，逐項(xiàng)確定編制標(biāo)準(zhǔn)，各職能部門和財(cái)務(wù)部門必須協(xié)調(diào)配合，采取先上后下、上下結(jié)合的方式進(jìn)行編制，最后由預(yù)算委員會(huì)討論、審批后下達(dá)。

3.2 預(yù)算過(guò)程控制

各職能部門按照公司下達(dá)的全年預(yù)算，按月編報(bào)月度計(jì)劃，促使各部門每月發(fā)生的費(fèi)用支出都有計(jì)劃性。財(cái)務(wù)部門對(duì)月度計(jì)劃嚴(yán)格審核，費(fèi)用項(xiàng)目不可竄項(xiàng)，嚴(yán)禁超計(jì)劃付款，對(duì)臨時(shí)發(fā)生而沒有計(jì)劃的費(fèi)用由經(jīng)辦人編制專項(xiàng)報(bào)告，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后支付，在下月計(jì)劃表中列支上月計(jì)劃外支出，嚴(yán)格控制部門累計(jì)計(jì)劃超全年預(yù)算，實(shí)際費(fèi)用超累計(jì)計(jì)劃。按月編制預(yù)算執(zhí)行分析表，通報(bào)各部室實(shí)際費(fèi)用的發(fā)生情況，使各職能部門明白本部已經(jīng)發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用情況，從而有計(jì)劃地安排費(fèi)用支出，避免費(fèi)用發(fā)生的盲目性和超計(jì)劃。

3.3 預(yù)算考核

企業(yè)應(yīng)將部門的費(fèi)用考核與部門所有人員的績(jī)效工資掛鉤，提高各部門所有人員對(duì)費(fèi)用控制的意識(shí)，考核中應(yīng)明確部門費(fèi)用低于預(yù)算的部分應(yīng)按比例進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，由部門提留，超過(guò)預(yù)算的按比例扣除部門所有人員的績(jī)效工資，實(shí)現(xiàn)獎(jiǎng)優(yōu)、罰劣機(jī)制，提高企業(yè)管理水平。

4 結(jié)語(yǔ)

合理的管理費(fèi)用支出是企業(yè)正常運(yùn)行以及業(yè)務(wù)增長(zhǎng)的保證，但過(guò)高的管理費(fèi)用也會(huì)影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，建立嚴(yán)格的預(yù)算制度、審批制度、考核制度，確保企業(yè)每筆管理費(fèi)用的發(fā)生都和企業(yè)的發(fā)展密切相關(guān)，樹立全員降本增效觀念，使企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

［1］劉媛.關(guān)于對(duì)管理費(fèi)用預(yù)算的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].財(cái)經(jīng)界：學(xué)術(shù)版，2009(09).

［2］張建東.淺談企業(yè)管理費(fèi)用的使用與控制[J].西部財(cái)會(huì)，2011（05）：41-42.