高校院系信息化管理系統的實現及應用*

◆吳健康

作者：吳健康，江蘇科技大學計算機科學與工程學院助理研究員，研究方向高等教育改革（212003）。

伴隨著大數據和互聯網+時代的來臨，信息化管理成為勢在必行的一場管理手段的革命，并迅速滲入了社會的各個領域和階層[1-2]。中國高校正處于信息化建設過程中，各個學校都在引進或開發滿足單一功能或者多項功能的信息系統，但總體而言還沒有形成非常成熟的體系，均有或多或少的瑕疵，信息化建設的投入沒有達到預期效果。高校在日常辦公、科研、教學、學生管理、后勤管理等板塊均有各自獨立的信息化管理系統，但目前這些系統多表現為多樣化、系統不兼容、操作復雜等形態，對信息化支持高校辦學的職能發揮不夠，不能有效地、全面地為師生提供服務，為領導提供決策依據。而高校院系在推行信息化管理進程中，在認識、措施和保障方面更為滯后，幾乎沒有專門的信息管理系統進行工作支撐。

1 高校院系信息化管理的意義

伴隨我國高等教育改革的推進，高校合并之后，學院規模體量逐漸擴展，學院內部的交流、學院之間的溝通、學院與外界的溝通愈加頻繁。如果學院的信息傳遞仍然停留在原有的書面傳送的層面上，必然帶來低效運行，影響信息交互流通。因此有必要建立安全、高效的信息化辦公系統。通過對信息化辦公系統的研究，把握其發展方向和趨勢，構建高效的辦公環境。

二級學院信息化管理的主要實際意義和應用價值表現如下。

1）優化整體資源：運用信息技術手段，建立一個綜合性的信息平臺，將學院的勞資、科研、通告、日常辦公等工作進行整合，改變相對分離的狀態，提高運行效率。

2）加速信息流通：實現網絡交流的多元優勢，滿足通知、文件、任務等實現“零環節傳達”。對學院各項事宜及時傳達，反映學院的動態發展，即便是身在外地的師生也可以通過網絡及時關注，并處理相關事務。

3）規范管理流程：營造一個輕松、簡便、順暢的溝通管理模式，規范學院的辦公流程，工作更加有序，從而提高執行力；根據各種模塊和權限分配，管理者明確責權，便于督查督辦，責任到人；使用者可根據設定流程辦事，提高辦事規范程度。

4）提高辦事效率：二級學院信息系統的建設目標是各項工作的有效銜接、高效協作辦公、降低時間成本，提高師生的應急能力。

5）節約辦公資源：完全實現無紙化辦公，可以最大限度發揮現有設備資源的使用、共享，同時從物質上節約了辦事成本和資金，杜絕浪費。

2 高校院系信息化管理需求分析

圖2 計算機學院自動化平臺系統架構圖

院系區別于校級信息系統的廣覆蓋、分級管理，它強調更多的是精細化和系統性。該系統要求涵蓋院系的各項具體工作，包括行政、黨務、科研、教學、學工、財務、人事、后勤等方方面面。其設計要求具有全面、系統、可操作性強、數據交換傳遞提取簡單易得、保密性能強等特點。

簡捷易操作的登錄和工作流程根據使用和服務對象，院系信息化系統一般分為教師和學生兩個群組，在進行登陸設計時考慮其具體服務內容，進行服務板塊的限定，保證服務的重點和高效化，簡化操作步驟，見圖1。

工作流程的設計相對復雜，它依賴于院系部門的制度化建設。院系首先要對各項工作有明確的制度規定，并且要有責權利的明確界定，有嚴密的操作流程和審批制度，這是工作流程設計得以進行的基礎條件。信息系統設計者根據工作流程建構操作系統，除了體現各項制度規定，還要考慮到使用者的使用習慣，做到簡單易操作，盡量簡化和合并操作步驟，為使用者提供便捷服務。

功能模塊設計全面、系統信息系統的設計應力避工作模塊雜糅、煩瑣、不清晰或者服務不全面，使用者無法進行簡單操作。這就要求工作模塊的設計秉承系統、全面、簡約的理念，進行功能模塊的架構。一般包含用戶信息、個人桌面、消息通知、科研、教學、學生管理各模塊，各模塊里又涵蓋相應的工作內容。

信息傳遞及時迅速信息傳遞是信息系統中一項重要、基本的服務功能。設計中要進行消息提醒功能的設置，師生外出，可以通過網絡及時收到信息并處理日常事務，保障工作順暢進行。

信息高度共享信息系統在使用過程中會產生大量的數據和各類資源，定期進行數據的整理融合，有利于促進資源和信息共享。系統管理者要將數據和信息管理納入工作議程，從而為使用者和管理者提供決策依據。

信息平臺的安全管理二級學院OA平臺信息系統安全管理是整個系統運作過程中一項重要工作，重點是用戶身份認證、用戶訪問權限控制和網絡安全通信。安全性的完整實現又賴于制定和執行嚴格的規章制度與管理制度。通?？梢詮姆纱胧⑿姓芾?、安全教育和技術措施等幾個方面去考慮。二級學院的辦公平臺雖然不及學校辦公平臺的信息資源量大，但是其內部資料的保密性更為突出，系統的安全維護工作更應予以高度重視。

3 高校院系信息化管理設計及實現——以江蘇科技大學計算機學院自動化辦公系統為例

開發環境介紹本系統基于C/S模式，使用VS2008集成開發環境中的Visual C#為開發語言，SQL Server為后臺數據庫，采用數據庫的動態連接，可根據需要連接至SQL Server2000或者SQL Server2005。C/S模式主要由客戶應用程序、服務器管理程序和中間件三個部分組成。該開發模式具有交互性強、存取模式安全、數據處理便利等特點。

功能模塊建立如圖2所示，設計者根據學院用戶的使用需求和管理者要求，結合各種規章制度，在進行充分調研、論證的基礎上進行設計架構，基本滿足各類型使用者的要求。

操作界面使用者可以通過有效信息進行客戶端登錄，登錄之后進行密碼修改個個人資料完善。根據模塊功能的定位，設計簡單明了的操作界面設計。

安全設置

1）不同用戶類別的使用范圍：在本系統中，考慮到維護及安全等因素，對系統使用者進行了不同的身份界定，并根據不同的用戶類別，預先在系統中設定好其查看和更改的范圍。

普通用戶，此類用戶只能對信息進行查看和個人信息的修改，對其他用戶的信息不可訪問和修改；二級管理員，被系統根據子系統的分類共設定了四個二級管理員，分別對信息、人事、科研、財務工作進行管理和相關信息的審批確認發布；一級管理員可以對整個辦公系統進行控制和修訂，其主要由學院主管領導和系統管理員擔當，如圖3所示。

2）密鑰管理：除了用戶登錄身份和用戶訪問權限的管理設置，在本系統中還運用到了電子簽章等密鑰功能。具體如在財務審核過程中，財務主管通過密碼設定進行電子簽章，這樣也能有效地進行財務審批的加密管理。

該系統經過一段時間的運行，經使用者和管理者的評價打分情況來看，系統設計相對合理，基本解決了OA平臺的工作需求。系統靈活、方便，安全性能強，開發、運行、維護費用較低。通過本系統的實施，學院提高了辦公效率，統一信息的獲取途徑；推動了財務的預算決算，避免了財務管理不良行為；加強了科研事務管理和建設。其中不足之處是功能的完整性還有待提高，希望通過后期的不斷完善以及學生管理和教務管理內容的新增，對學院的信息化辦公起到更大的促進作用。■

[1]李彥婷.MIS支持企事業單位持續發展的動態過程研究[D].吉林大學，2009.

[2]胡佳辰.可配置辦公自動化系統的設計與實現[D].上海交通大學軟件學院，2009.