韓繼霞

摘要：本文分析電子文件的整理、歸檔和保護，進而做好電子檔案管理工作角度加以探究。

關鍵詞：電子文件;檔案;管理

隨著以計算機技術為基礎的現代科技的普及和發展，以及運用計算機技術解決管理問題的迫切需要，將使得 ?利用計算機技術輔助各類工作過程成為必然與可能。如今，絕大多數都是采用網絡系統來管理的各類信息資源，因此產生的大量的電子文件。在對待電子檔案的管理上我們還需要進一步的加強學習和探討，如何對這些電子文件進行整理、歸檔和保護？我將在本文中談談自己的一些看法。

一、電子文件的整理

（一）基建、設備等電子文件的事理

基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。而對于設備檔案的管理，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項。

（二）財務電子文件的整理

（1）工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等，同時還應附移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。

（2）賬簿。會計賬簿內容一般已進入計算機管理系統，現在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統一，其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期，負責人、主管會計、市核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。

（三）其它電子文件的整理

現在企事業單位一般都建有計算機信息管理系統，以事業單位學校為例，如行政信息管理系統，包括教學、科研、人事管理等內容;教學管理系統與學生注冊中心、財務結算中心、教務處、研究生院構成數據交換網。注冊中心負責學生注冊、選課、排課、課表、成績等數據的傳遞;結算中心負責學生交費信息的傳遞;教務處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業審查、學位授予數據的傳輸。對這些電子文件該如何進行整理呢？計算機與信息中心接收這些數據后，應進行集中處理，經匯總的數據通過信息中心又輸送給各業務管理部門共享。隨著每年數據的更新，過期數據應由信息中心按檔案部門的統一要求，進行鑒定，編目整理，通過網絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

二、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載