在現代管理視角下教學秘書工作的意義、范疇、素養和效率

摘要：教學秘書是高校教學管理的直接執行者、間接推動者、深度反思者，對提升高校教學管理具有重要意義。現代教育管理需要教學秘書具備過硬的思想政治素質、扎實的專業技能素質、先進的現代管理素養等，所以新時期的教學秘書必須轉變工作理念，提升教學秘書的服務意識；加強業務學習，提升教學秘書的工作活力；強化制度建設，提升教學秘書的執行能力；運用激勵機制，提升教學秘書的工作主動性。

關鍵詞：現代管理視角 教學秘書 意義 范疇 素養 效率

高校教學改革的不斷深入與社會多元化發展對高校管理提出了新要求，所以高校管理者必須高瞻遠矚，形成現代管理理念，建設一支高素質教學秘書隊伍，提升高校管理現代化水平，提升高校建設內涵。

一、現代管理視角下教學秘書工作的意義

1.教學管理的直接執行者

高校教學管理思路形成之后，高校管理者需要把管理思想轉化為具體的措施。如高校各院系與學校教務處應根據高校教學管理思路形成具體的工作方案，在執行與落實各項教學管理方案的過程中，形成過程性資料。這些過程性資料的整理與匯總，主要由教學秘書完成。“教學秘書頻繁和校教務部門、學院領導、教師和學生等接觸、溝通交流，保證了信息的暢通，使教學工作得以正常運轉。”所以說，教學秘書是教學管理的直接執行者，參與教學管理的各個環節。

2.教學管理的間接推動者

在教學管理資料形成過程中，教學秘書需要整合教學管理活動的相關信息。這些信息形成后，可以為院系與教務處提供有效的教學管理反饋資源，為改進教學管理評價與教學管理提供有效的信息資源，幫助高校管理者做好宏觀決策。因此，教學秘書是教學管理的好助手，是高校教學管理工作的間接推動者。

3.教學管理的深度反思者

教學秘書由于參與教學實施與反饋的全過程，可以對教學管理進行深度反思，有效整合教學管理預期、教學管理活動實施過程、執行情況、教學管理結果等，為教學管理提供有益的信息反饋，從而幫助高校管理者更好地協調教學與管理各方面要素，確保高校教學有序推進，實現教學管理目標。

二、現代管理視角下教學秘書工作的范疇

要想真正發揮自身的作用，教學秘書必須合理定位，根據教學秘書的職責，做好本職工作，以便配合各部門提升工作執行力，提升高校教學管理水平。根據新時期教學秘書發展的趨勢來看，教學秘書工作一般包括兩個方面：

1.參與基本的教學管理

教學秘書最基本的工作職責是參與高校日常的教學行政管理工作，協助維持正常的教學秩序。由于高校教學管理涉及多個方面，且具有很大變數，所以教學秘書需要提高自身參與教學管理的主動性，用現代管理理念武裝自己，積極主動地參與高校教學管理。如協助教師制定學期初的教學計劃、規劃與實施教學活動、期末考試，以及學期銜接、學生實習、社會實踐、畢業設計等工作，確保高校各項教學活動的有序開展。

2.協調教學管理流程

在日常工作中，教學秘書需要溝通和協調各項教學管理工作，所以教學秘書清楚教學管理的全過程。因此，教學秘書要在高校教學總思路與各級院系、教務處的領導下，靈活做好教學管理規劃，確保教學環節的順利推進和教學活動的有效開展，以避免疏忽某一個教學環節。

三、現代管理視角下教學秘書工作的素養

在現代教育視角下，教學秘書只有根據時代發展的需求，不斷提高自身的崗位工作能力，才能勝任教學秘書工作。一般來說，教學秘書需要具備下列素養：

1.過硬的思想政治素質

高校培養的是高素質人才，這就需要高校工作人員必須具備過硬的思想政治素質。教學秘書作為教學管理人員，更要具備過硬的思想政治素質。具體來說，教學秘書要培養敬業精神和奉獻精神，想學生之所想，急教師之所急，做到事事俱細，真正成為教師與學生的好幫手。

2.扎實的專業技能素質

教學秘書只有具備扎實的專業技能素質，才能更好地適應工作崗位的需求。具體來說，教學秘書工作涉及教學文書，所以教學秘書應具有較好的寫作能力；教學秘書工作需要協調各方關系，與人溝通，所以教學秘書應具有較好的語言表達能力和協調溝通能力；教學秘書工作涉及教學與管理的各個方面，所以教學秘書應具有宏觀協調以及處理突發事件的能力，能夠及時采取措施，靈活應對教學管理中的突發事件。

3.先進的現代管理素養

高校必須形成先進的現代管理理念，才能適應現代化快速發展的步伐。作為高校管理的重要組成部分，教學秘書必須提高現代化管理素養，形成先進的教學管理理念，掌握現代化教學管理技能。一方面，教學秘書要與時俱進，加強學習，更新教學管理理念，形成以人為本的服務管理理念，立足于高校發展與學生發展；另一方面，教學秘書要不斷提升現代化管理技能，熟練運用現代化技術，實現教學管理與日常工作的自動化，提高工作效率。

四、現代管理視角下教學秘書工作的效率

教學秘書工作對于高校的發展具有重大意義，在明確教學秘書工作范疇與工作素養的基礎上，高校應根據教學秘書工作的現狀，采取有效措施，加強教學秘書的工作主動性。

1.轉變工作理念，提升教學秘書服務意識

現代管理理念要求教學秘書必須轉變工作理念，從傳統的教學管理理念轉變為服務教學、服務師生，通過積極主動的服務，提升自我價值，強化教學秘書的責任意識，“為教學服務、為教師服務、為學生服務，是教學秘書的中心任務和本職工作”。

2.強化業務學習，提升教學秘書工作活力

教學秘書雖然從事教學管理，但是涉及面很廣，所以教學秘書必須不斷學習業務，提升工作活力。如教學秘書要根據時代發展與現代教育管理理念，提升自己的管理學知識，從而使管理工作規范有序；教學秘書必須學習心理學知識，以提升與人協調溝通的能力；教學秘書必須學習教育學知識，以便更好地為教學服務；教學秘書必須不斷提升創新能力，努力拓展教學管理的途徑，做到與時俱進，用現代教育管理理念指導教學管理工作。同時，教學秘書還要加強信息技術學習，提升信息化素養，因為無論是檔案資料建設，還是教學管理信息反饋、互動等，都需要借助信息技術的優勢。

3.強化制度建設，提升教學秘書執行能力

在實際工作中，由于教師和學生對教學秘書工作的重要性認識不足，以至于教學秘書經常遇到阻力，使得很多事務難以有效展開，這就需要通過制度建設幫助教學秘書推進工作。制度是推動各項工作有效有序進行的強制性保障，高校應根據教學秘書工作的要求，建立相關制度，明確教學秘書的工作職責、權利和義務，合理指導和支持教學秘書的工作。

4.運用激勵機制，提升教學秘書工作主動性

在依靠制度實施強制性管理的同時，高校還要善于運用激勵機制，提升教學秘書的地位，在職稱評定、獎勵等方面優先考慮教學秘書，使教學秘書感受到職業成就感，從而進一步挖掘教學秘書的工作原動力，提升他們的工作主動性。

五、結語

高校正處于發展跨越期，高校教學管理效率直接影響到高校的可持續發展。教學秘書是高校教學管理的直接參與者，一方面，高校必須充分認識到教學秘書工作的價值；另一方面，教學秘書必須轉變工作理念，用現代管理思想武裝自己，不斷提高自身的工作能力，轉變工作作風，提升工作的主動性，發揮自身的作用，促進高校穩定持續的發展。

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※本文系高職院校教學秘書隊伍建設研究課題，課題編號： 2013QNJJ16。

（作者單位：蘇州健雄職業技術學院）