試論高職院校檔案管理信息化建設問題

摘 要：本文筆者講述了高職檔案管理信息化建設的重要作用。從當前檔案管理信息化建設遇到的問題進行分析，筆者提出了一些改進意見。

關鍵詞：高職院校；檔案管理；信息化；建設；對策

檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心的轉變過程。學校檔案信息化管理是指利用現代化信息技術，對檔案資料進行收集整理以及開發利用的過程。加強學校檔案管理的信息化建設能夠極大地確保歸檔文件的完整性，提高工作效率，減輕管理人員工作量，更為重要的是方便用戶對檔案的檢索及利用。

一、高職院校檔案管理信息化建設的重要意義

1.檔案管理信息化是適應高職院校發展的必然趨勢。當今教育制度的改革，促使學校人才流動較為頻繁，信息載體的復雜性也在逐步提高，傳統的檔案管理方式已不能滿足目前高職院校對檔案工作的要求。高職院校檔案管理信息化能夠提高管理的工作質量和工作效率，實現信息資源的共享，使檔案信息資源發揮出盡可能大的作用，促進學校各項事業的持續發展。

2.高職院校檔案管理信息化是當今時代發展的要求。當今社會已進入信息時代，計算機和網絡對各行各業的影響力越來越大，高等院校作為科學技術的前沿陣地，以計算機網絡為核心的信息化技術發展較為迅速。高職檔案檔案管理工作與學校各項活動息息相關，不能獨立存在于學校活動之外。學校的信息化建設要求檔案管理工作也必須與時俱進，進行現代信息化建設，信息化是人事檔案管理的必然趨勢。

二、當前高職院校檔案管理信息化建設遇到的問題

1.重視不足。高職院校檔案管理工作是學校管理基礎性工作，其對于高職院校的運行以及發展都有著極大的促進作用。但不可否認的是，高職院校檔案管理是分屬于后勤的工作，在大部分高職院校管理者眼中，高職院校檔案管理比不上學校教學工作重要。部分高職院校管理者對院校檔案管理的重要性沒有正確認識，始終認為要加快高職院校建設就必須不斷提高辦學質量和加大高職院校硬件設施投入，從主觀上忽視了高職院校檔案管理這種基礎性的工作。在這種背景下，大部分高職院校管理者沒有認識到高職院校檔案管理工作的重要性，也就沒有進行高職院校檔案信息化建設的想法和意識，阻礙了高職院校檔案信息化建設的開展。正是因為這種落后的意識，使得高職院校檔案管理難以得到較快的發展。

2.體制不健全。高職院校的檔案一般沒有統一的機構管理，形成了文書檔案、科研檔案、人事檔案、財會檔案、設備檔案歸屬不同業務部門各自管理的局面，造成人力物力的巨大浪費，阻礙了檔案管理信息化的進程。

3.檔案從業人員的素質不高。高職院校檔案管理的業務人員大多不是從事檔案管理的專業人員，他們學歷層次普遍不高，不具備必要的專業技能，年齡結構也不盡合理。有些人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無，不是學校的大事。同時，檔案管理又由原來的手工管理轉變為信息化管理，更是客觀要求從業人員必須成為不僅要具有扎實的文化底蘊、一定的外文功底，還要懂專業的檔案管理知識技能，還必須懂計算機管理技術和法律法規的復合型人才。而所有這些知識和技能都是目前高職高專院校的檔案管理人員所缺乏的。

三、加強高職院校檔案信息化建設的對策

1.轉變觀念，加強重視檔案管理工作。高職院校的領導層，特別是分管檔案管理工作的校領導，要將高職院校檔案管理的信息化建設工作列為目前日常工作的重要內容來抓，從思想上摒棄原有對檔案管理工作的偏見和認識，高度重視涉及教職工關鍵核心利益的人事檔案管理工作。

2.完善檔案管理相關制度。檔案違規操作行為，大多數是因為人情關系的因素造成的，因此讓一些原本嚴苛的檔案管理工作制度形同虛設，在檔案信息化建設過程中，上級主管部門要給檔案管理各崗位根據不同的工作內容制定相應的工作管理制度，并且在檔案調取和修改權限上設置不同級別的差異，將所有工作內容全部做精細化和量化處理。這樣就可以徹底杜絕了一般檔案管理工作人員“小人物辦大事”或者非專職檔案管理工作人員“大人物辦小事”的局面出現。從根本上解決長期困擾檔案管理工作的人情干擾因素，讓檔案管理真正的走向正規化的軌道。

3.加強檔案管理人員的培訓。檔案管理人員在學校檔案管理中占著無可替代的地位，這就需要對其加強業務培訓，提高業務操作水平，更好地服務學校檔案管理工作。以上應完善學校檔案管理人員的培訓制度，只有完善的培訓制度，才能為檔案人員的培訓流程提供依據。二是不僅掌握檔案管理的基本知識，還應將現代化管理知識、數字化技術、網絡媒體技術等相繼納入到培訓體系中，重點強調信息技術在檔案管理中的應用。三是學校可派遣檔案管理骨干人才到別的先進單位或鄰近學校進行學習及業務交流，將先進的管理理念引入到自己學校中。四是將培訓成績納入到績效考核體系中，完善激勵機制，對于表現優秀的檔案管理人員給予獎勵，樹立榜樣，帶動其他檔案管理人員工作的積極性。

4.加快基礎設施建設。所謂的加快基礎設施建設，主要指的是加快構建數字化檔案館，主要包括建設專、兼職檔案干部隊伍、豐富館藏、提高檔案的服務水平、加大檔案的開發利用等工作。此外，還需逐步提高計算機、網絡等技術的應用程度，制定專門的電子檔案管理辦法，為檔案管理工作的實施提供良好的平臺。除外，還應加快視頻、音頻及現有文件的數字化處理，推動信息化建設。

5.利用網絡平臺進行檔案管理。針對于高職院校檔案管理的特殊性，高職院校應該積極搭建相應的網絡平臺，利用信息化技術進行高職院校檔案管理。一是利用網絡平臺，可以對外公布高職院校檔案管理的進程，還可以讓學生或者校外人員瀏覽一些能夠對外開放的檔案，以此突出高職院校檔案社會性和綜合性的特點。二是利用網絡平臺可以接受高職院校學生的監督，能夠逐步實現高職院校檔案管理的透明度。在網絡平臺上，也有利于接受來自外界的意見和建議，可以根據這些建議進一步進行高職院校檔案信息化建設。

6.加強檔案管理的信息安全。高職院校可以根據檔案的保密性將其劃分為不同的等級，包括機密、內部、絕密以及秘密，然后再根據不同等級檔案在網絡上設置相應的訪問權限，只有指定身份的用 戶經 驗證 許可后 方可 查詢 檔案 信息。其次，高職院校在檔案管理信息化建設過程中應制定嚴格的管理流程，提高檔案管理信息化建設的標準化、規范化。而且應采用必要的物理隔離手段、監控手段、邏輯隔離手段積極預防網絡黑客的惡意攻擊以及其他的電腦病毒，還應該做好紙質檔案的備份及保存工作，以防電子檔案信息的丟失。

參考文獻：

[1]林華.信息時代如何做好檔案管理工作[J].科技信息，2010.