試論高職院校檔案管理信息化建設(shè)問題

摘 要：本文筆者講述了高職檔案管理信息化建設(shè)的重要作用。從當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)遇到的問題進(jìn)行分析，筆者提出了一些改進(jìn)意見。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；信息化；建設(shè)；對策

檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心的轉(zhuǎn)變過程。學(xué)校檔案信息化管理是指利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對檔案資料進(jìn)行收集整理以及開發(fā)利用的過程。加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)能夠極大地確保歸檔文件的完整性，提高工作效率，減輕管理人員工作量，更為重要的是方便用戶對檔案的檢索及利用。

一、高職院校檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

1.檔案管理信息化是適應(yīng)高職院校發(fā)展的必然趨勢。當(dāng)今教育制度的改革，促使學(xué)校人才流動較為頻繁，信息載體的復(fù)雜性也在逐步提高，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足目前高職院校對檔案工作的要求。高職院校檔案管理信息化能夠提高管理的工作質(zhì)量和工作效率，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，使檔案信息資源發(fā)揮出盡可能大的作用，促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

2.高職院校檔案管理信息化是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的要求。當(dāng)今社會已進(jìn)入信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)對各行各業(yè)的影響力越來越大，高等院校作為科學(xué)技術(shù)的前沿陣地，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為核心的信息化技術(shù)發(fā)展較為迅速。高職檔案檔案管理工作與學(xué)校各項(xiàng)活動息息相關(guān)，不能獨(dú)立存在于學(xué)校活動之外。學(xué)校的信息化建設(shè)要求檔案管理工作也必須與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)行現(xiàn)代信息化建設(shè)，信息化是人事檔案管理的必然趨勢。

二、當(dāng)前高職院校檔案管理信息化建設(shè)遇到的問題

1.重視不足。高職院校檔案管理工作是學(xué)校管理基礎(chǔ)性工作，其對于高職院校的運(yùn)行以及發(fā)展都有著極大的促進(jìn)作用。但不可否認(rèn)的是，高職院校檔案管理是分屬于后勤的工作，在大部分高職院校管理者眼中，高職院校檔案管理比不上學(xué)校教學(xué)工作重要。部分高職院校管理者對院校檔案管理的重要性沒有正確認(rèn)識，始終認(rèn)為要加快高職院校建設(shè)就必須不斷提高辦學(xué)質(zhì)量和加大高職院校硬件設(shè)施投入，從主觀上忽視了高職院校檔案管理這種基礎(chǔ)性的工作。在這種背景下，大部分高職院校管理者沒有認(rèn)識到高職院校檔案管理工作的重要性，也就沒有進(jìn)行高職院校檔案信息化建設(shè)的想法和意識，阻礙了高職院校檔案信息化建設(shè)的開展。正是因?yàn)檫@種落后的意識，使得高職院校檔案管理難以得到較快的發(fā)展。

2.體制不健全。高職院校的檔案一般沒有統(tǒng)一的機(jī)構(gòu)管理，形成了文書檔案、科研檔案、人事檔案、財(cái)會檔案、設(shè)備檔案歸屬不同業(yè)務(wù)部門各自管理的局面，造成人力物力的巨大浪費(fèi)，阻礙了檔案管理信息化的進(jìn)程。

3.檔案從業(yè)人員的素質(zhì)不高。高職院校檔案管理的業(yè)務(wù)人員大多不是從事檔案管理的專業(yè)人員，他們學(xué)歷層次普遍不高，不具備必要的專業(yè)技能，年齡結(jié)構(gòu)也不盡合理。有些人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，認(rèn)為檔案管理工作可有可無，不是學(xué)校的大事。同時(shí)，檔案管理又由原來的手工管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾恚强陀^要求從業(yè)人員必須成為不僅要具有扎實(shí)的文化底蘊(yùn)、一定的外文功底，還要懂專業(yè)的檔案管理知識技能，還必須懂計(jì)算機(jī)管理技術(shù)和法律法規(guī)的復(fù)合型人才。而所有這些知識和技能都是目前高職高專院校的檔案管理人員所缺乏的。

三、加強(qiáng)高職院校檔案信息化建設(shè)的對策

1.轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)重視檔案管理工作。高職院校的領(lǐng)導(dǎo)層，特別是分管檔案管理工作的校領(lǐng)導(dǎo)，要將高職院校檔案管理的信息化建設(shè)工作列為目前日常工作的重要內(nèi)容來抓，從思想上摒棄原有對檔案管理工作的偏見和認(rèn)識，高度重視涉及教職工關(guān)鍵核心利益的人事檔案管理工作。

2.完善檔案管理相關(guān)制度。檔案違規(guī)操作行為，大多數(shù)是因?yàn)槿饲殛P(guān)系的因素造成的，因此讓一些原本嚴(yán)苛的檔案管理工作制度形同虛設(shè)，在檔案信息化建設(shè)過程中，上級主管部門要給檔案管理各崗位根據(jù)不同的工作內(nèi)容制定相應(yīng)的工作管理制度，并且在檔案調(diào)取和修改權(quán)限上設(shè)置不同級別的差異，將所有工作內(nèi)容全部做精細(xì)化和量化處理。這樣就可以徹底杜絕了一般檔案管理工作人員“小人物辦大事”或者非專職檔案管理工作人員“大人物辦小事”的局面出現(xiàn)。從根本上解決長期困擾檔案管理工作的人情干擾因素，讓檔案管理真正的走向正規(guī)化的軌道。

3.加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)。檔案管理人員在學(xué)校檔案管理中占著無可替代的地位，這就需要對其加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)操作水平，更好地服務(wù)學(xué)校檔案管理工作。以上應(yīng)完善學(xué)校檔案管理人員的培訓(xùn)制度，只有完善的培訓(xùn)制度，才能為檔案人員的培訓(xùn)流程提供依據(jù)。二是不僅掌握檔案管理的基本知識，還應(yīng)將現(xiàn)代化管理知識、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)媒體技術(shù)等相繼納入到培訓(xùn)體系中，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。三是學(xué)校可派遣檔案管理骨干人才到別的先進(jìn)單位或鄰近學(xué)校進(jìn)行學(xué)習(xí)及業(yè)務(wù)交流，將先進(jìn)的管理理念引入到自己學(xué)校中。四是將培訓(xùn)成績納入到績效考核體系中，完善激勵(lì)機(jī)制，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，樹立榜樣，帶動其他檔案管理人員工作的積極性。

4.加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。所謂的加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要指的是加快構(gòu)建數(shù)字化檔案館，主要包括建設(shè)專、兼職檔案干部隊(duì)伍、豐富館藏、提高檔案的服務(wù)水平、加大檔案的開發(fā)利用等工作。此外，還需逐步提高計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的應(yīng)用程度，制定專門的電子檔案管理辦法，為檔案管理工作的實(shí)施提供良好的平臺。除外，還應(yīng)加快視頻、音頻及現(xiàn)有文件的數(shù)字化處理，推動信息化建設(shè)。

5.利用網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行檔案管理。針對于高職院校檔案管理的特殊性，高職院校應(yīng)該積極搭建相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺，利用信息化技術(shù)進(jìn)行高職院校檔案管理。一是利用網(wǎng)絡(luò)平臺，可以對外公布高職院校檔案管理的進(jìn)程，還可以讓學(xué)生或者校外人員瀏覽一些能夠?qū)ν忾_放的檔案，以此突出高職院校檔案社會性和綜合性的特點(diǎn)。二是利用網(wǎng)絡(luò)平臺可以接受高職院校學(xué)生的監(jiān)督，能夠逐步實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理的透明度。在網(wǎng)絡(luò)平臺上，也有利于接受來自外界的意見和建議，可以根據(jù)這些建議進(jìn)一步進(jìn)行高職院校檔案信息化建設(shè)。

6.加強(qiáng)檔案管理的信息安全。高職院校可以根據(jù)檔案的保密性將其劃分為不同的等級，包括機(jī)密、內(nèi)部、絕密以及秘密，然后再根據(jù)不同等級檔案在網(wǎng)絡(luò)上設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，只有指定身份的用 戶經(jīng) 驗(yàn)證 許可后 方可 查詢 檔案 信息。其次，高職院校在檔案管理信息化建設(shè)過程中應(yīng)制定嚴(yán)格的管理流程，提高檔案管理信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。而且應(yīng)采用必要的物理隔離手段、監(jiān)控手段、邏輯隔離手段積極預(yù)防網(wǎng)絡(luò)黑客的惡意攻擊以及其他的電腦病毒，還應(yīng)該做好紙質(zhì)檔案的備份及保存工作，以防電子檔案信息的丟失。

參考文獻(xiàn)：

[1]林華.信息時(shí)代如何做好檔案管理工作[J].科技信息，2010.