紙質文件與電子文件的配套管理

當前計算機應用非常普及，許多單位雖然沒有實現完全意義上的辦公自動化，但文件的生成和運行，有一部分是通過計算機來實現的，也就是說，產生了電子文件與紙質文件共存的情況。一般來說，存在這種情況的單位，紙質文件還占主導地位，歸檔后起憑證作用的仍然是紙質檔案，歸檔電子文件僅僅起便于利用的作用，這時候，電子文件作為紙質文件的補充，其管理要求并不非常嚴格。但是，檔案部門不能因此任其發展，而是應該加強管理。做好這個時期電子文件與紙質文件的配套管理，可以起到兩個方面的作用：一是減少紙質檔案數字化的工作量，利用信息內容相同的歸檔電子文件，提高檔案利用效率;二是為今后單位實現真正辦公自動化后電子文件的歸檔工作積累寶貴經驗。這種情況下電子文件的歸檔管理主要是收集齊全，與相應的紙質文件配套，并不存在許多技術難題。主要需要解決以下一些問題。

1.草稿性電子文件處于“自生自滅”狀態。

我國使用計算機進行辦公和事務性管理的單位，大部分是處于辦公自動化的起步階段，多數只用計算機起草文件。一旦打印出紙質正式文件，作為草稿性的電子文件就會被忽視。據了解，一些較大的部委或省級機關，每年產生大約2萬份草稿性電子文件。這些電子文件的絕大多數未被保留，而是被新起草的文件不斷地覆蓋，或因其存儲介質用于其他信息的存儲而被清洗。這是一種資源浪費，因為不少單位在開發利用檔案信息資源過程中，耗費大量的人力、物力，把普通紙質檔案數字化，有的以圖形方式存儲，有的還被轉換成文本文件。如果草稿性電子文件被保留著，將來做這項工作就會方便得多。同時，在一些草稿性電子文件中，包含著許多重要的修改過程信息、具有查考價值，應列為歸檔內容進行保存，不可任其清除。

2.輔助性電子文件處于無人管理的狀態。

在一些單位的辦公自動化網絡中，雖然紙質文件仍然是正式文件，但已開始把電子文件作為輔助性文件使用。如為提高效率，在發文時，先經網絡發送電子文件，接收單位先按電子文件承辦，正式的紙質文件隨后按正常發文程序發送。凡采用這種工作方式中的單位，人們對電子文件比較重視一些，但是，一旦紙質文件到手，電子文件就常常處于無人管理的狀態。這些輔助性電子文件的數量比較大，有些單位由于計算機系統中的存儲容量不夠，為了接收新的電子文件已開始清除部分原來的電子文件，多數單位對這部分電子文件未采取嚴格保管措施，人們甚至可以隨意對其進行增、刪、改等操作，使其原始性、真實性、完整性受到威脅。

3.紙質文件與電子文件配套管理可揚長避短，優勢互補

紙質文件以文字、圖形附著于紙質載體，其信息可直接讀取，信息于載體不能分離，邏輯結構與物理結構相一致，易于保持其原始性和真實性，在正常條件下保存壽命長;但其不易增刪，信息存貯量小，遠距離傳播速度慢，共享性差。電子文件增刪容易，存貯量大，易于快速遠距離傳播信息，共享性墻;但是其數字化的信息形態，依賴于設備和原數據存貯與讀取，其物理結構與邏輯結構關系復雜，易更改，安全性差，壽命短，原始性難以保證，其長期保存困難的，問題多。二者各自的優勢與特點告訴我們，必須從強化管理入手，按其形成規律將二者各自的優勢與特點告訴我們，必須從強化管理入手，按其形成規律將二者從形成伊始到歸檔、移網檔案館、上網提供利用等全過程予以銜接配套，揚各自所長，避各自所短，共同滿足社會各方面的需要。

4.正式電子文件往往只進行了邏輯歸檔。

我國已有一些單位開始將電子文件作為正式文件使用，而其紙質拷貝件則作為輔助性文件。對這些電子文件在網絡中的安全保護，已引起一定程度的重視，但是就其歸檔管理來說，存在著很多問題。最突出的是大多數辦公自動化系統在設計時沒有檔案工作者參與意見，因此，對電子文件的歸檔考慮不周，設計得不夠穩妥，措施不夠嚴密。多數系統只設計了邏輯歸檔功能，也就是說電子文件生成時存在什么位置，歸檔后仍末改變。只是把與其相關的目錄信息歸并到檔案工作者使用的終端上，而沒有把這些電子文件集中下載到可脫機保存的載體上;這樣，一旦網絡系統出現問題，電子文件就會被搞亂，甚至全部丟失。

5.有些電子文件的存貯載體不安全，信息記錄格式不標準。

由于沒有統一的規定，對電子文件的載體選擇難免帶有隨意性;很多單位的電子文件就直接存在硬盤存貯器上。一般情況下硬磁盤是可靠的且存取效率較高，但它不便于脫機保管。所以，一旦系統出現故障或被病毒感染，就極容易造成數據的損失。有一些單位的電子文件以軟磁盤作為存貯介質，由于軟磁盤極易損壞，其可靠性和保管期限都存在較大問題。還有一些單位的電子文件以光盤為存貯介質、光盤有許多種，其中有不少種也存在一些不利于歸檔保存的問題。如多數光盤的存儲格式是非標準的，或者只是企業和廠商標準，互換性差;也有一些光盤在可靠性和保存壽命上存在問題等。

6.電子文件生成的設備環境數據，缺少登記，一些相關軟件參數也缺少妥善的保護措施。

電子文件的生成環境是很復雜的，而且電子文件對設備有依賴性。一些單位保留電子文件時，沒有注意保存其生成軟件及設備等方面的參數，如果某系統被毀，或被更新，那么由原系

統生成的電子文件就可能難以讀取或恢復原貌，所以保留電子文件的同時，也應特別注意保留其相關軟件及設備等各種必要的參數。

鑒于以上列舉的種種問題，必須從辦公自動化或計算機輔助設計（CAD）、輔助制造（CAM）等系統設計及生成時，就采取措施，并與紙質文件的規定協調起來，從歸檔角度提出一些要求，在此基礎上做好電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔等工作。

（作者單位：華電能源股份有限公司牡丹江第二發電廠）