檔案計算機檢索系統概述

檔案計算機檢索是指利用計算機對檔案信息進行查找與利用與傳統的檔案信息查找方法相比，計算機檢索的本質沒有變，只是檢索的手段、信息的表示方式、存貯結構和匹配方法發生了變化。計算機檢索是用計算機可以識代碼來表示信息，用便于計算機決速存取的方式來存貯信息，其匹配方法由人工比較變為機械匹配，匹配標準由隱式變為顯式。在計算機匹配過程中，原先表達概念的問語符號變為沒有內涵的字符串；信息檢索過程是字符串匹配和邏輯運算的過程，與用戶需求的字符中與計算機內存貯的大量字符串進行比較和處理的過程，若兩者一致或部分—致，并符合給定的邏輯運算條件，即為命中，系統最后將命中的信息輸出給用戶。

一、檔案計算機檢索的特點

利用計算機進行檔案文獻檢索，相對于傳統的手工檢索有許多不同的特點。

（一）檢索速度快

使用手工查找文件級檔案條目，須逐張翻檢有關檢索工具。繁瑣又費時而計算機的高速運算能力和強大的邏輯判斷能力，使計算機檢索的速度大大超過了手工檢索。

（二）檢索途徑多

計算機檢索能同時滿足多途徑檢索的要求，如可將關鍵字、責任者等項目進行組配，進行“人機對話”式的檢索，隨時分析判斷檢索結果，根據需要擴大或縮小檢索范圍，不斷地調整修改檢索策略，直到獲得滿意的檢索結果，而手工檢索則不易做到。

（三）實現動態檢索

由于計算機檢索系統采用靈活的邏輯運算，使各類檢索詞之間能夠靈活地進行組配，并能動態地修改檢索式。這種檢索方式特別適用于比較復雜的多元檢索。另外，通過聯機可及時檢索到最新更新的檔案信息。

（四）實現檢索信息共享

計算機檢索系統的數據庫中的信息都是按一定規定編碼的數字化信息，它們可以方便地套錄、傳輸，并可根據需要制成多種形式的信息資料。通過計算機網絡，還可使各個信息源之間連通，實現異地信息共享。

（五）檢索結果比較直觀

全文檔案信息在檢索系統中可以被加工處理成圖像動畫以及蚤各種視頻、音頻信息。這樣，計算機對檔案的檢索具有靈活的數據組織、管理和檢索的能力，便于用戶檢索。檔案原文內容也可以作為檢索結果直接進行瀏覽。

（六）檢索結果輸出方式靈活實用

檔案計算機檢索系統的檢索結果可以在檢索終端上顯示閱讀，也可以聯機打印或脫機打印。

（七）檢索內容新、實時性強

檔案計算機檢索系統能檢索到所有剛剛收入計算機系統的、允許查閱的所有檔案及有關數據和尚未納入手工檢索系統的最新開放的檔案。

（八）建立系統的費用較大

計算機檢索系統與數據庫的建立需花費大量的人力和財力，檔案計算機檢索系統可能包含的檢索費用不僅包括檔案的顯示費和計算機檢索時用去的機時費，而且還包括國際和國內的通信費。費用問題還可能會成為用戶的負擔，因此建立計算機檔案檢索系統的費用較大。

（九）檢索質量較難控制

計算機不具備人腦的思維能力，完全按照輸入的提問詞或其他標識進行機械“匹配”來命中檢索結果。所以，檔案計算機檢索系統的查全和查準質量完全取決于所用提問詞及其組配關系，這是一個比較復雜而難處理的問題。有時為了取得正確的提問詞和檢索策略，還需要事先進行手工預檢。

二、計算機檢索對檔案數據的要求

要實現檔案計算機檢索，首先要對檔案數據進行前期準備工作，即將收集來的大量檔案資料按一定的體系和規則進行處理和存貯，其中包括著錄、標引、填寫輸入單和進行輸入等。只有將大量檔案文獻信息按—定的體系和規則進行處理后，才能使文獻具有檢索標識，具有檢索標識的數據輸入到計算機里，才能組織成具有一定的數據結構的系統以供檢索。因此，處理是檔案計算機檢索的基礎，并且直接決定了檔案計算機檢索工作的質量。

（一）檔案數據制作必須符合標準化要求

為了充分發揮計算機檢索系統的基本功能，必須堅持數據制作的標準化，即統一著錄項目（明確規定著錄主要項目和著錄選擇項目），統一著錄格式（著錄項目及其排列次序），統—檢索語言（主題詞表和分類表），統—審校（對著錄協引結果的審校）。

（二）輸入數據必須滿足輸出數據要求

通常計算機檢索系統有三個主要部分，即數據輸入，數據處理和數據輸出；檔案工作者在建立計算機檔案檢索系統實踐中，總結了成功的經驗，提出在設計具體的計算機檔案檢索系統時對檔案著錄標引的要求。首先必須考慮輸出問題，即在確定使用計算機時，先明確我們要計算機給我們什么樣的處理結果，并用處理結果的要求確定輸入數據所要求的內容。進一步說，在確定輸入數據時，必須滿足輸出時可能應用到的所有檔案數據，而且還要事先確定統一的檔案數據錄入的著錄格式，以確保建立起來的計算機檢索系統有一個系統的統—基礎，使系統適應多種方式的檔案信息開發和利用的要求，充分發揮計算機系統一次輸入、多次、多種、多樣輸出的功能。為此，在設計一個檢索系統時，就要特別注意這樣一個問題，如果所需要的檔案輸入信息數據不容易得到，這時就要重新考慮輸出要求，或者修改系統目標。

（三）檢索標識必須滿足檢索要求

檔案計算機檢索系統如同其他任何文獻計算機檢索系統一樣，系統建立時，必須具備檢索標識。所謂檢索標識是以簡明形式表示檔案內容特征的標識，使用這種一目了然的檢索標識可以區分檔案文件，辨識檔案文件，并作為檔案存貯和檢索的主要依據和線索，它可以在檔案文件和檢索者或用戶之間建立一定的檢索關系，從而使建立起來的檔案檢索系統成為存貯有標識、檢索有途徑的名副其實的檢索系統。檔案標引是對檔案文獻賦予這種檢索標識的過程。

三、結論

總之，計算機檢索檔案信息的經驗是知識的積累，檔案人員者掌握檔案信息檢索知識與檢索技巧，能極大地提高檔案信息的社會價值，使檔案工作服務能力得到顯著提高。

（作者單位：齊齊哈爾市碾子山區婦幼保健計劃生育服務中心）