淺議檔案文獻檢索的提問分析

檔案文獻檢索是根據(jù)一定主題而進行的，但并不是有關該主題的全部文獻對用戶都有同等意義；檢索提問分析作為檔案文獻檢索的第一步，是對用戶提問進行主題分析，目的是使用戶提問從模糊到清晰，弄清用戶的意圖和實質所在，以便正確地定出檢索對象和檢索范圍，制定出適合的檢索策略。正確的檢索提問是檔案檢索實施的前提和準備條件。

一、檔案文獻檢索提問分析的內容

（一）檢索目的分析

檢索目的分析就是要弄清楚用戶是為了解決什么問題來檢索檔案文獻的。同樣的提問，如果檢索目的不同，檢索過程就會截然不同。用戶的檢索目的一般可分為查證（憑證）型和研究（情報）型兩種。查證型檢索就是希望通過查找某—事件、某一人物或某一數(shù)據(jù)等檔案作為憑證，來解決某個需要證實的問題，或者依據(jù)檔案開展某項實際的工作。因此，這類檢索的基本特點是針對性強，不具備可替代性，只有查到原件可能解決問題，因而要求具有較高的查準率。研究型檢測則是借助檔案材料作為史料、原始資料或一種信息源，編寫某一事物的歷史，或總結某一方面經(jīng)驗，或研究某一專題。因此，這類檢索的基本特點是涉及面廣，對查找的系統(tǒng)性及查全率的要求較高。檔案檢索人員只有對用戶來館的目的、提問的實質、內容、重點及深度、包括涉及的時間、地點、人物等細節(jié)問題弄清楚的前提下，才能事半功倍地獲得良好的檢索效果。

（二）檢索對象分析

檢索對象分析就是要弄清楚用戶要求查尋的是什么檔案材料。檔案文獻的檢索對象有各種類型；有關于某一文件的，也有關于某一事、某—物、某一機構、某一人物、某一地區(qū)、某一學科或專業(yè)領域的等等。在檢索提問分析時，還可以按照用戶對檢索對象線索的掌握程度進行分析。比如說，用戶已經(jīng)確定掌握檢索對象線索的，檢索時就會較容易些；而用戶對檢索對象線索的掌握是不確切或不全面或一無所知的話，往往會使檢索過程更為曲折和復雜，造成檢索困難。

（三）檢索范圍分析

檢索范圍分析是要弄清楚用戶查詢的是全部檔案材料，還是某—部分、某—方面、某一時間或某一地方的檔案材料；他們需要的是什么類型的檔案材料，如文字、圖紙、照片、聲像資料、數(shù)據(jù)、字跡、印章等等。檢索的目的和對象不同，其檢索的范圍往往也不相同。在對檢索范圍提問時，特別要注意那些范圍廣泛的類型，盡可能將其分解為若干范圍較小的更具體的檢索提問進行分析，這樣有助于檢索過程的順利進行。

二、檔案文獻檢索提問分析應注意的問題

檔案文獻檢索提問分析作為檢索過程的第一步，涉及用戶與檢索系統(tǒng)的接口功能及檢索策略的構造質量，對檢索效果將產(chǎn)生直接的影響。為了有效進行檔案文獻檢索提問分析，必須弄清和注意以下幾個方面的問題：

（一）用戶的實際需求與表達需求

在檢索中，用戶對檔案文獻的需求是一個很重要的因素，但檢索系統(tǒng)不一定能直接響應用戶提出的實際需求，而往往是對于用戶提問表達出來的，需求予以響應。只有當用戶的實際需求與其表達需求相當接近或相一致時，才能達到檢索的目的，取得良好的檢索效果。但是，用戶要把他的檢索需求表達清楚卻并非易事。因此，檔案文獻檢索人員在接受用戶提問時，應耐心與用戶進行反復商討，消除不定因素，力求真正了解用戶需要檢索的實際主題內容，從而使用戶從模糊的需求表達趨向于明確的表達，幫助他們確立檢索的目標和范圍。為此，對于用戶的表達需求有兩個基本要求：一是能全面描述并正確揭示用戶的實際需求；二是簡單明了，既便于書寫，又便于輸入計算機中進行檢索處理。再者，為了正確處理好用戶的實際需求及其表達需求之間的關系，對于檢索人員來講，也應努力豐富各種知識，提高自身的素質和專業(yè)知識水平；保證提問主題的分析質量，并協(xié)助用戶正確填寫檢索課題申請單；與用戶之間進行反復交互以幫助用戶掌握檢索提問。

（二）用戶的主要需求與全部需求

在對用戶檔案文獻檢索的提問進行分析時，還應注意正確分析用戶的不同需求類型，全面、準確地為用戶提供有效檢索。由于社會和個人等因素的影響，用戶的檢索需求往往有不同的特點。比如，對于一些從事研究、管理、決策和教學等工作的用戶來講，為了跟上學科的發(fā)展，了解水平動向和進行綜合性的分析，往往需要關于某一專題的系統(tǒng)的信息材料；或是為了解決工作、生產(chǎn)和科研活動中的具體問題，需要查檢一些憑證性、針對性的檔案文獻等等，而用戶在提問時，往往把提問局限于那些他們自認為檢索系統(tǒng)能夠提供的信息范圍中，而這個范圍可能是用戶的主要需求、但不一定就是他的全部需求。例如，用戶對檔案部門及其檢索系統(tǒng)提供檔案信息的能力有所杯疑，認為不能滿足其查找要求；或者認為自己的時間、吸收能力、經(jīng)濟能力等有限，沒有必要正式提問；或者有些用戶為了保密而不愿將自己的要求和盤托出從而造成檢索提問縮小、放大或偏離真正的檢索要求。

（三）用戶的現(xiàn)實需求與潛在需求

檔案文獻檢索人員在進行提問分析時，一般只是關注用戶已經(jīng)說出的檢索要求，而隱含在其中的某些信息需求往往會隨著檢索的逐步明朗而轉化為現(xiàn)實的檢索提問，需要檢索人員作進一步的提問分析，才能保證檢索的質量。檢索提問分析如果只是把用戶提問的現(xiàn)實需求看做是他的全部需求的話，那就片面了。因為，—方面，用戶的潛在需求不一定都會被轉化為檢索提問；另一方面，用戶的檢索提問也不一定會完全反映出他的實際檢索要求，表達也常常會發(fā)生誤差；因此，只有對用戶的檢索提問進行深入、細致的分析研究，搞清楚用戶的真正需求，根據(jù)不同的檢索需求，制定相應的檢索策略，才能提供不同查全率、查準率要求的檢索服務。

（作者單位：青岡縣檔案局）