數(shù)字檔案與相關(guān)事物的比較

為了更深刻地認(rèn)識數(shù)字檔案，筆者在此把數(shù)字檔案與相關(guān)事物作一比較。

一、數(shù)字檔案與檔案上網(wǎng)

是不是檔案上了互聯(lián)網(wǎng)就是數(shù)字檔案？很顯然，數(shù)字檔案并不等于上了網(wǎng)的檔案。檔案上網(wǎng)，是將檔案信息數(shù)字化之后儲存起來，通過資料壓縮處理以及高還原性的顯示輸出，就可以給用戶一個接近于真實的網(wǎng)上檔案館，這是互聯(lián)網(wǎng)革命帶來的優(yōu)越性。我國檔案部門在與國際互聯(lián)網(wǎng)建立聯(lián)系方面 表現(xiàn)出來的積極性是很驚人的。1998 年向國家檔案局申報的科研項目中，涉及加入互聯(lián)網(wǎng)的方法、規(guī)范等內(nèi)容的研究課題占30%。目前，有許多省（市）級及以上的檔案館已經(jīng)在互聯(lián)網(wǎng)上建立了主頁，有的還提供了初步的檔案信息查詢服務(wù)，在一定程度上引起了社會的關(guān)注。

具體地說，“少”即上網(wǎng)的檔案部門少、訪問瀏覽檔案網(wǎng)站的網(wǎng)民少、檔案網(wǎng)頁的內(nèi)容少；“慢”即網(wǎng)頁內(nèi)容更新慢；“差”即網(wǎng)頁制作的質(zhì)量差；“難”即進入檔案網(wǎng)站難、聯(lián)網(wǎng)難、溝通難。對于這些問題相信每一個上網(wǎng)進入檔案網(wǎng)站的網(wǎng)民都有同感。檔案上網(wǎng)，以目前網(wǎng)頁制作和提供檔案信息的水平，與我們設(shè)想的數(shù)字檔案的特征，尤其是與檔案信息服務(wù)大眾化與實現(xiàn)檔案信息共享的目標(biāo)相去甚遠。

二、數(shù)字檔案與檔案的數(shù)字化

數(shù)字檔案是由傳統(tǒng)檔案發(fā)展而來的。從傳統(tǒng)檔案向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)變的過程中需要經(jīng)過三個發(fā)展階段：第一個階段是實現(xiàn)檔案工作自動化，即建立自動化系統(tǒng)，由計算機代替手工完成各項業(yè)務(wù)工作，改變業(yè)務(wù)流程，提高工作效率。對于檔案實行自動化管理，主要體現(xiàn)在以下這幾個方面：其一，檔案自動編目和檢索。檔案計算機檢索，就是利用計算機及其網(wǎng)絡(luò)和配套設(shè)備（如光盤），根據(jù)檔案利用者的不同目的、要求按照一定的方法、步驟和途徑，從經(jīng)過整理并儲存在計算機內(nèi)的機讀檔案目錄或已輸入計算機外設(shè)上的檔案信息中，獲得信息的過程。計算機自動編目，就是利用計算機的檢索、排序及打印技術(shù)，將計算機內(nèi)的檔案目錄信息按照一定的規(guī)則體系集合排列，打印成各種檔案目錄的過程。其二，檔案自動標(biāo)引。檔案著錄標(biāo)引問題一直是計算機檔案管理的一個“瓶頸”。因此利用計算機進行檔案自動標(biāo)引的工作，刻不容緩。檔案自動標(biāo)引是由計算機自動地對檔案文件（或案卷）的題名、摘要甚至全文進行掃描處理，抽取反映主題內(nèi)容的關(guān)鍵詞，進而規(guī)范成主題詞或分類號等標(biāo)識。

運用多媒體技術(shù)，能夠?qū)Χ喾N載體形式與記錄方式的檔案信息如文字、數(shù)據(jù)、圖形、靜態(tài)圖像、活動圖像和聲音等信息進行處理并顯示多媒體技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用主要有：對多媒體檔案信息的管理，利用多媒體形式實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的管理，利用多媒體網(wǎng)絡(luò)功能實現(xiàn)檔案館文檔管理一體化。館藏檔案的數(shù)字化有賴于海量存儲系統(tǒng)，因而海量存儲技術(shù)在檔案信息數(shù)字化進程中具有重要作用。海量存儲技術(shù)包括兩大技術(shù)，一是光盤技術(shù)，二是縮微技術(shù)（當(dāng)然目前我們主要依賴的是光盤技術(shù)）。在檔案計算機管理系統(tǒng)中，需要對量大、復(fù)雜的檔案信息進行處理。因此，數(shù)據(jù)庫技術(shù)在檔案信息數(shù)字化中也有著重要的意義。檔案數(shù)據(jù)庫是檔案計算機管理系統(tǒng)的核心部分，其效能往往影響到整個系統(tǒng)的功能和效益。檔案信息的有效傳播需要依賴數(shù)據(jù)通信技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有效結(jié)合，主要涉及三個方面：一是信息打包技術(shù)，二是網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，三是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)備的共享性技術(shù)。第三個階段是聯(lián)合數(shù)字檔案館階段。這個階段就是通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，將個體數(shù)字檔案聯(lián)合起來，進行擴張、伸展，組成完全意義上的數(shù)字檔案，遵循共同協(xié)議，實現(xiàn)數(shù)字化信息共享。用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)計算機終端提出請求，由數(shù)字檔案系統(tǒng)自動完成查找和調(diào)閱檔案信息的工作，完全不受地理條件的限制。

三、數(shù)字檔案與電子文件

從產(chǎn)生基礎(chǔ)看，電子文件與數(shù)字檔案都是現(xiàn)代科技帶來的產(chǎn)物，而且兩者也差不多同時被我們所研究與重視。然而，這兩者的關(guān)系，并不比我們以往所認(rèn)識到的傳統(tǒng)檔案與傳統(tǒng)檔案館的關(guān)系有更大的差別。

電子文件是計算機技術(shù)運用的必然結(jié)果。從形式上看，它是數(shù)字化的，以“比特”作為文件信息和檔案信息的“DNA”，比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更接近于數(shù)字化的要求，以至直接能夠借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)進行遠程傳遞和共享利用。因而，電子文件與數(shù)字檔案的特

征比較接近，即數(shù)字檔案能夠做到館藏數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、存儲海量化、服務(wù)快捷化、信息共享化，其技術(shù)基礎(chǔ)也正是電子文件管理所需要的技術(shù)支持。可以這樣理解：由于傳統(tǒng)檔案不可能適應(yīng)電子文件的管理，于是電子文件的大量產(chǎn)生更促進了傳統(tǒng)檔案向數(shù)字檔案的發(fā)展。然而，對于電子文件的管理，現(xiàn)在已經(jīng)開始影響數(shù)字檔案的建設(shè)了。即我們采用不同的電子文件保管模式，將導(dǎo)致數(shù)字檔案需要有不同的技術(shù)支持。這可以從美國和澳大利亞的電子文件保管模式的爭議中得到說明。美國的電子文件保管模式，有匹茲堡大學(xué)的電子文件管理方案和哥倫比亞大學(xué)的電子文件管理方案之區(qū)別。前者主張電子文件在失去現(xiàn)行價值后，應(yīng)該由各形成機構(gòu)分散保管；而后者則主張由檔案館集中保管。這兩種模式都集中了大量的檔案學(xué)者，開展了廣泛的爭議，各執(zhí)己見，互不相讓。澳大利亞則已經(jīng)在國家檔案館改變以前由聯(lián)邦機構(gòu)分散管理的方法，將電子文件集中在檔案館保管；而澳大利亞新南威爾士州檔案館則傾向采用分散保管，具體是“根據(jù)協(xié)議，產(chǎn)生機關(guān)必須將有關(guān)電子檔案的信息提供給州檔案館，州檔案館因此可以知道某個機關(guān)保存有什么樣的電子檔案，并且通過聯(lián)網(wǎng)的網(wǎng)點界面將信息提供給用戶”。

綜上可知，電子文件采用不同的保管模式，檔案館將需要不同的技術(shù)支持。集中保管模式，則傳統(tǒng)檔案館則必須數(shù)字化；分散保管模式，傳統(tǒng)檔案則更需要運用更先進的虛擬技術(shù)，這種模式也使傳統(tǒng)檔案館更接近虛擬檔案館的特征。

（作者單位：齊齊哈爾市碾子山區(qū)財政局）