數字檔案與相關事物的比較

為了更深刻地認識數字檔案，筆者在此把數字檔案與相關事物作一比較。

一、數字檔案與檔案上網

是不是檔案上了互聯網就是數字檔案？很顯然，數字檔案并不等于上了網的檔案。檔案上網，是將檔案信息數字化之后儲存起來，通過資料壓縮處理以及高還原性的顯示輸出，就可以給用戶一個接近于真實的網上檔案館，這是互聯網革命帶來的優越性。我國檔案部門在與國際互聯網建立聯系方面 表現出來的積極性是很驚人的。1998 年向國家檔案局申報的科研項目中，涉及加入互聯網的方法、規范等內容的研究課題占30%。目前，有許多?。ㄊ校┘壖耙陨系臋n案館已經在互聯網上建立了主頁，有的還提供了初步的檔案信息查詢服務，在一定程度上引起了社會的關注。

具體地說，“少”即上網的檔案部門少、訪問瀏覽檔案網站的網民少、檔案網頁的內容少；“慢”即網頁內容更新慢；“差”即網頁制作的質量差；“難”即進入檔案網站難、聯網難、溝通難。對于這些問題相信每一個上網進入檔案網站的網民都有同感。檔案上網，以目前網頁制作和提供檔案信息的水平，與我們設想的數字檔案的特征，尤其是與檔案信息服務大眾化與實現檔案信息共享的目標相去甚遠。

二、數字檔案與檔案的數字化

數字檔案是由傳統檔案發展而來的。從傳統檔案向數字檔案轉變的過程中需要經過三個發展階段：第一個階段是實現檔案工作自動化，即建立自動化系統，由計算機代替手工完成各項業務工作，改變業務流程，提高工作效率。對于檔案實行自動化管理，主要體現在以下這幾個方面：其一，檔案自動編目和檢索。檔案計算機檢索，就是利用計算機及其網絡和配套設備（如光盤），根據檔案利用者的不同目的、要求按照一定的方法、步驟和途徑，從經過整理并儲存在計算機內的機讀檔案目錄或已輸入計算機外設上的檔案信息中，獲得信息的過程。計算機自動編目，就是利用計算機的檢索、排序及打印技術，將計算機內的檔案目錄信息按照一定的規則體系集合排列，打印成各種檔案目錄的過程。其二，檔案自動標引。檔案著錄標引問題一直是計算機檔案管理的一個“瓶頸”。因此利用計算機進行檔案自動標引的工作，刻不容緩。檔案自動標引是由計算機自動地對檔案文件（或案卷）的題名、摘要甚至全文進行掃描處理，抽取反映主題內容的關鍵詞，進而規范成主題詞或分類號等標識。

運用多媒體技術，能夠對多種載體形式與記錄方式的檔案信息如文字、數據、圖形、靜態圖像、活動圖像和聲音等信息進行處理并顯示多媒體技術在檔案工作中的應用主要有：對多媒體檔案信息的管理，利用多媒體形式實現檔案業務的管理，利用多媒體網絡功能實現檔案館文檔管理一體化。館藏檔案的數字化有賴于海量存儲系統，因而海量存儲技術在檔案信息數字化進程中具有重要作用。海量存儲技術包括兩大技術，一是光盤技術，二是縮微技術（當然目前我們主要依賴的是光盤技術）。在檔案計算機管理系統中，需要對量大、復雜的檔案信息進行處理。因此，數據庫技術在檔案信息數字化中也有著重要的意義。檔案數據庫是檔案計算機管理系統的核心部分，其效能往往影響到整個系統的功能和效益。檔案信息的有效傳播需要依賴數據通信技術與網絡技術的有效結合，主要涉及三個方面：一是信息打包技術，二是網絡通信技術，三是網絡系統設備的共享性技術。第三個階段是聯合數字檔案館階段。這個階段就是通過網絡互聯技術，將個體數字檔案聯合起來，進行擴張、伸展，組成完全意義上的數字檔案，遵循共同協議，實現數字化信息共享。用戶可以通過網絡計算機終端提出請求，由數字檔案系統自動完成查找和調閱檔案信息的工作，完全不受地理條件的限制。

三、數字檔案與電子文件

從產生基礎看，電子文件與數字檔案都是現代科技帶來的產物，而且兩者也差不多同時被我們所研究與重視。然而，這兩者的關系，并不比我們以往所認識到的傳統檔案與傳統檔案館的關系有更大的差別。

電子文件是計算機技術運用的必然結果。從形式上看，它是數字化的，以“比特”作為文件信息和檔案信息的“DNA”，比傳統的紙質檔案更接近于數字化的要求，以至直接能夠借助網絡技術和數據通信技術進行遠程傳遞和共享利用。因而，電子文件與數字檔案的特

征比較接近，即數字檔案能夠做到館藏數字化、傳遞網絡化、存儲海量化、服務快捷化、信息共享化，其技術基礎也正是電子文件管理所需要的技術支持。可以這樣理解：由于傳統檔案不可能適應電子文件的管理，于是電子文件的大量產生更促進了傳統檔案向數字檔案的發展。然而，對于電子文件的管理，現在已經開始影響數字檔案的建設了。即我們采用不同的電子文件保管模式，將導致數字檔案需要有不同的技術支持。這可以從美國和澳大利亞的電子文件保管模式的爭議中得到說明。美國的電子文件保管模式，有匹茲堡大學的電子文件管理方案和哥倫比亞大學的電子文件管理方案之區別。前者主張電子文件在失去現行價值后，應該由各形成機構分散保管；而后者則主張由檔案館集中保管。這兩種模式都集中了大量的檔案學者，開展了廣泛的爭議，各執己見，互不相讓。澳大利亞則已經在國家檔案館改變以前由聯邦機構分散管理的方法，將電子文件集中在檔案館保管；而澳大利亞新南威爾士州檔案館則傾向采用分散保管，具體是“根據協議，產生機關必須將有關電子檔案的信息提供給州檔案館，州檔案館因此可以知道某個機關保存有什么樣的電子檔案，并且通過聯網的網點界面將信息提供給用戶”。

綜上可知，電子文件采用不同的保管模式，檔案館將需要不同的技術支持。集中保管模式，則傳統檔案館則必須數字化；分散保管模式，傳統檔案則更需要運用更先進的虛擬技術，這種模式也使傳統檔案館更接近虛擬檔案館的特征。

（作者單位：齊齊哈爾市碾子山區財政局）