檔案文獻檢索策略的基本原理

檢索策略就是在對檢索課題進行主題概念分析的基礎上，為達到檢索目標，而對選用什么樣的檢索途徑、檢索項、提問式和代找步驟所制定的全盤計劃或方案。它既不完全等同于檢索方法，也不等同于檢索表達式；檢索方法是為檢索策略服務并受其支配的，而檢索表達式只是檢索策略的某種具體體現。檔案檢索策略可以分為兩大類：有適用于手工檢索的，也有適用于計算機檢索的。而在計算機檢索中，通過檢索者有目的地選擇適合的檢索策略，將描述用戶提問的表達式中的概念關系同回答用戶要求的檔案文獻在標引中所表示的概念關系吻合起來，使反映用戶要求的檔案文獻符合提問式而完全、準確地輸出來。

一、檔案文獻查尋的基本步驟

檔案文獻查尋是從檔案檢索系統中檢出用戶所需檔案材料的過程。這一過程可以由用戶自己完成，也可以由專職的檔案檢索人員代為完成。檔案文獻查尋的基本步驟大致如下：

（—）進行提問分析、了解檢索要求

檔案文獻查尋之前，首先要對用戶提出的課題進行分析研究，弄清用戶的真實意圖，明確查找的目的和要求，以便在此基礎上找出檢索的主題慨念；因此，凡是與主題有關的歷史和現狀、用戶的檢索、檢索對象等都必須列入分析的范疇，根據分析的結果確定主題概念安排檢索順序

（二）確立檢索途徑，選擇檢索工具或數據庫

查尋檔案需要根據課題要求從文獻的內容特征或形式特征等不同角度去查找。利用檔案的角度不同，所選擇的檢索途徑和檢索工具也就不同。例如，可以從責任者的途徑去查找，也可以通過文號途徑、分類途徑、主體途徑或者字符、音序、時序、地序等各種途徑進行查找。究竟應該采取什么途徑，這樣一個還是多個途徑，要根據具體情況而定。確立了檢索途徑之后，就要考慮選擇適合的檢索工具或數據庫進行檢索，在選擇中，既要注意根據課題的要求，從已掌握的線索出發，又要考慮到檔案部門檢索系統的現狀，選擇最簡捷的途徑和有效的檢索工具準備進行實際的查找。

（三）轉換主題概念，實施檢索策略

檢索標識是檔案主題概念的書面表達形式，如給予某—檔案材料的分類號、主題詞等等。檔案主題概念只有在轉換成檢索標識并選用—定的檢索方法的基礎上，才能通過檢索要求的特征信息與存貯在檢索工具中的檔案材料的特征信息的相符性比較而最終實現檢索。而在實施檢索策略的過程中，如果用戶對檢索的結果不甚滿意，則可以通過對檢索策略的必要的控制和調整并經過多次檢索的嘗試，直到用戶滿意為止。

（四）根據檢索結果，提供檔案材料

檔案工作人員根據檢索出的線索，直接向用戶提供檔案原件此復制件或其他有關信息資料，但一般僅限于檔案館（室）的閱覽室內利用—如果查詢結果沒有用戶需要的材料，或者材料不夠完整，檔案人員應主動向用戶提供新的線索，或介紹他們去其他檔案館（室）查找。

二、檔案手工檢索策略與計算機檢索策略比較

檔案的手工檢索是指傳統的依靠人工查找書本式、卡片式等紙質檢索工具進行檔案文獻檢索的方式。而計算機檢索則是通過電子計算機將檔案信息以二進制代碼的形式記錄在磁性載體上進行自動檢索的方式。兩者雖然在儲存的信息特征、基本的操作步驟等方面大體相同，但在具體的檢索方式方法和過程等方面，由于執行的檢索策略的不同而存在著許多差異。

（一）檢索中的提問邏輯不同

在手工檢索中，檢索者在著手查找檔案文獻之前，對于檢索方法有一套完整的構思和設想，檢索主要采用手翻、眼看、腦子判斷來進行，一旦出現原先未曾料到的問題，可以及時修改檢索策略。以期達到理想的檢索效果。在計算機檢索中，檢索工作由機器進行，由于機器沒有思維能力，也不能主動工作，因此必須將查尋者頭腦中的設想轉換成正式的提問單，列成提問表達式告訴計算機，起用布爾代數才能完成檢索。

（二）檢索途徑的選擇各有特點

手工檢索主要利用檢索工具進行查找，但一種手工檢索工具一般只能提供單一的檢索途徑。例如，分類目錄只能提供分類號檢索途徑，文號索引只能提供文號查找途徑，而如果同時需要若干檢索途徑查找的話，就只能分別從若干手工檢索工具中去查找：如果一次檢索達不到較高的查全率、查準率，不能完全滿足檢索要求的話，只能重新選擇檢索途徑、重新進行查檢，直至獲得滿意的結果為止；但計算機檢索則不同，它的數據庫內儲存著多種檢索標識，一個計算機檢索系統就相當于多種檢索工具的集合體，可以實現非單—途徑的多種檢索標識的組配檢索。比如，通過文號和文件產生機構的名稱就可以進行組配檢索，從而提高檢索的查全率、查準率。

（三）檢索方式、方法運用的差異

由于手工檢索是按傳統的手工方式查找檔案文獻，檢索時采用的是人可以閱讀識別的文字或代碼，并常以一份文件為一條款目，因而這種檢索只需對傳統固有的檢索的方式方法、檢索規律作—定了解，再結合專業特點，經過一段時期的摸索實踐之后，一般都能常握本專業手工檢索的技巧。而計算機則可以實現多種方法的檢索。例如，采用布爾邏輯檢索法、加權檢索法、試錯法以及利用多種標識聯合檢索、截詞檢索等等，檢索的效率就比手工檢索快得多。

（四）檢索策略的反饋、調整形式的不同

手工檢索可以靈活改變檢索策略，檢索者可以邊檢索邊思考邊比較檢索的結果，能夠將對檢出文獻的分析與整個檢索過程溶為一體，對檢索效果進行及時反饋，并據此調整檢索策略。而在計算機檢索中，由于人們不能直接參與對檢索過程的控制，因而只有在計劃的檢索策略完成之后，根據檢索結果，按照事先編制好的反饋模式程序一步步地予以反饋控制，修改檢索表達式和檢索策略直至用戶滿意為止，再將檢索結果輸出。

三、結論

在計算機檢索中，由于自動化程度較高，人對檢索過程的參與就較少。關鍵在于對檢索策略的制定，在一次檢索過程中，不同的檢索策略將導致不同檢索效率，因而檢索策略具有不可忽視的重要作用。

（作者單位：青岡縣檔案局）