高職院校管理流程的優化

【摘 要】目前，高職院校嚴格的管理制度與學生希望的生活實際是不相符合的，高職院校管理過程中需要找到符合學生實際生活的人性化管理模式。我國高職院校只有在管理流程上進行不斷的優化，才能讓學校得到長足的發展，同時才能為廣大師生帶來更好的服務。

【關鍵詞】高職院校 人性化管理 管理流程

【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2015）09-0033-02

近年來，隨著全球經濟一體化以及信息技術的快速發展，我國高職院校也得到了非常迅速的發展，但是高職院校在管理過程中跟不上社會以及學校的發展。所以，高職院校要對當前的管理流程進行深層次分析，轉變傳統的管理理念，優化管理流程。

一 高職院校管理流程的現狀

當前，高職院校管理流程滯后主要表現在信息化方面。隨著信息技術的飛速發展，傳統的管理模式顯得跟不上時代發展的腳步，而以計算機網絡為背景的新型教育管理呈現出獨特的管理優勢，從而大大提高了高職院校的管理水平。因此，在教學和管理上運用新技術，其實是要創新學校管理模式和管理方法。高職院校建設信息化管理模式通常要經過以下幾個階段。第一階段是網絡的基礎建設；第二階段是建設信息管理系統；第三階段是建設網絡教學資源。當前，高職院校在這方面的發展主要是停留在第二階段，應該逐步向應用層面進行發展，借助于信息技術可以讓高職院校高速發展過程中形成的管理滯后問題得到有效的解決。但是，在發展過程中也出現了不少的問題，主要是分工過于細致讓流程管理之間的關系以及管理流程內部的聯系被忽視，從而出現了孤立的信息化管理。

高職院校在建設信息化管理模式中，大多是通過自身情況以及相應的發展要求，將一種能夠為學校發展服務的應用系統建立起來，但是因為無法獲得一致的技術標準，讓信息孤立不能為部門共用，這樣就讓各部門在應用信息化的過程中總是針對局部而不是全局進行。而另一個問題表現在業務部門方面，因為業務部門人員在信息化建設方案中無法進行有效的業務處理，因此無法把信息化的業務流程制作出來，依舊按照自己傳統的手工操作流程進行相應的工作處理，沒有從管理層面上再造和設計業務流程，這樣的做法無法讓業務流程獲得長足的發展。具體表現在以下幾個方面：（1）對軟件提供商產品的現有功能進行被動性、全盤性接收，沒有創新；（2）有一定的改變，但是只是進行簡單的刪減；（3）沒有超前意識，沒有考慮到今后的發展和變化，如果管理流程發生改變之后無法跟上發展的腳步。

高職院校在快速發展的過程中，要借助于信息化的應用對當前滯后的管理效能進行有效的提升，借助于規范和優化的管理流程以及信息系統對接，真正實現管理流程的優化。因此，當前管理的一個創新點就是對信息技術的充分應用，這樣才能提高管理效益，在有效的信息中獲得最大的發展。

二 優化高職院校管理流程目標

高職院校在優化管理流程過程中，主要是對傳統的高職院校管理現狀進行有效的改革，從高職院校的性質、職能以及高職院校的管理需求出發，制定高職院校的管理目標。

1.從以往的“管理導向”逐步轉移到“服務導向”

我國高職院校在計劃經濟體制背景下進行的管理，與其他管理一樣是借助強有力的控制來貫徹實施計劃，從而有效完成目標。因此在這樣的管理過程中形成的指導思想主要是以控制為主，通過強有力的行政手段進行充分的管理。我國經濟體制在進入21世紀之后產生了根本性變革，由于外部環境的變化需要新型人才，從而使人才培養模式也隨之改變。高職院校為了獲得有效性管理就要充分提高高職院校的服務能力、服務效果和效率。在管理過程中要為教師和學生提供相應的服務或者創造必要的發展條件。因此，以往的管理不再是最終的目的，而是提高學校、教師和學生發展的能力，也就是說管理不再是一種強制性手段，而是通過有效的管理為教師和學生構建出一種和諧的、有利師生發展的環境。

2.施行透明化管理

在信息化快速發展的過程中，高職院校的管理應該逐步走向透明化，從而讓眾多師生對管理過程進行參與和監督，最終對行政部門形成管理上的壓力，再逐步提高自己的管理能力。

管理改革的重點體現在高職院校職能實施全過程上，也就是要科學合理地優化高職院校管理流程。最終目標是將一種符合時代發展，適合學校發展的現代化管理流程構建起來，從而實現有效性管理。這里所指的有效管理，指的是高職院校通過權力結構、管理流程、行政觀念的改變，有效提高管理效果和效率。

3.從“集權管理”逐步轉變到“分權管理”

施行有效管理的手段主要是進行分權管理。在管理過程中把管理結構進行適當的分權，可以讓高職院校師生的需要得到相應的滿足，這樣的管理方式可以讓資源配置形成最優化。高職院校有著較多的院系部門，當進行分權管理之后，各個院系部門可以根據自己院系的實際情況制定短期以及長期的發展規劃，這樣就可以讓各個院系對自己職責范圍內的工作進行有效的處理，不會將所有的問題都交給學校主管部門，從而讓學校高層管理部門以及管理工作者可以為學校長期規劃和發展戰略騰出更多的時間和精力。

三 優化高職院校管理流程的有效策略

1.管理中施行“一站式”服務模式

長久以來，高職院校因為專業化部門分工的問題，導致不少部門實行交叉管理。一名普通的師生要獲得一項急需的服務，不但要對整個服務事項流程進行完全熟悉，并且要對學校管理整個事項的過程進行充分的了解，因此一個簡單的服務也要在各個部門之間進行協調溝通。當前高職院校服務流程的主要特征就表現在路線模糊、環節眾多以及流程冗余等方面。所以，從高職院校當前的管理需要來看，施行“一站式”服務理念勢在必行，這樣的管理模式可以讓師生與管理部門之間形成良好的溝通，從而讓整個處理流程不斷縮短。同時，“一站式”服務理念可以做到管理的有效集成，當師生需要服務的時候，通過“一站式”服務形式就可以獲得最為迅速和便捷的服務，從而體現高職院校行政管理部門的管理工作為廣大師生服務的特點。

2.針對實際情況，對高職院校的組織結構進行有效改進

在對高職院校管理流程的優化過程中，最為關鍵的是對組織結構進行有效改進。為了讓高職院校管理流程得到最大限度的優化，就要對原有的工作模式進行充分的改進，尤其是改進高職院校的組織結構和邊界，從而為廣大師生提供高效的服務。因此，就要從以往的“職能型”組織結構逐步向“流程型”組織結構進行轉變。但是在轉變過程中要考慮眾多的因素，比如要充分考慮管理寬度、管理層次、各崗位人員的職責等等。并且在優化管理工作流程的過程中要各個部門完成對應的業務流程，這樣就可以做到部門的事情部門解決，不會將這些問題留給高職院校的主管部門。對管理流程進行有效優化之后，不但可以減少工作負擔，同時可以有效提高管理工作的效率。

3.在優化管理流程中對新技術進行充分的應用

在改進組織結構的同時，要讓師生對新的工作環境進行迅速的適應，就要在新流程中對新的技術進行充分的應用。例如，在采集信息的時候，以往會造成不同的部門對信息進行多次反復采集，而在優化管理流程之后，只需進行一次采集，就可以讓信息資源進行共享。當前，信息管理平臺沒有建立起來，導致重復性采集不但讓工作量增加了，并且多次采集讓師生的信息有可能失真，這樣就會對管理質量造成直接影響。通過一次性信息采集，同時實行有效的共享和信息傳遞，不但可以使工作占用時間較少，同時讓流程總時間縮短，這樣就可以有效減低工作成本，讓管理效益得到最大限度提高。

綜上所述，高職院校要從學校自身實際情況出發，轉變傳統的管理理念，對組織結構和技術結構進行相應的改進，有效優化管理流程，施行“一站式”管理模式，從而有效降低管理成本，提高管理效率。

參考文獻

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〔責任編輯：林勁〕