淺議高校辦公室印章使用的規范化

“自從完善了新的用印審批流程，工作量大大減少，效率和滿意度都提升了不少啊，這下各項工作能相得益“章”了。”辦公室小李在送走一批蓋章申請人員后不禁感慨到。回想以前，每一次蓋章大大小小總要遇到一些問題，有時這些問題一起出現，處理結果使得辦公人員和申請蓋章人員都感到很不愉快。過去由于用印流程的不完善，辦公人員工作量大大增加，不斷地更改錯誤的填表內容浪費了許多時間，效率很低。更有甚者，由于蓋章要求太多且許多填寫內容沒有統一標準，有些已經處理過的申請或審批存在很多問題，導致后續的工作也很繁瑣。

一、高校印章規范化的重要性

（1）有效性。只有經過蓋章的申請，報告，通知，邀請等各種文件才被視為有效。文件的印章是文件發揮作用的關鍵，蓋過印章的文件肯定具有某種效力，因此，這也決定了印章管理和使用的謹慎性和重要性。（2）法律性。文件一旦蓋章，就具有了法律效力，確認了某種法律行為，從而也就產生了相關的權利義務關系，既受法律保護，又要承擔相應的責任，這就決定了印章管理的不可隨意性。（3）代表性。每一個印章都具有所代表的對象。

二、高校用印存在問題分析

（一）印章缺乏專職化管理。經常有印章放在辦公室，相應掌管印章的工作人員不在，其他工作人員也沒有看具體申請內容和是否符合要求就“幫忙”蓋好的情況出現。更有甚者，如果遇到辦公室沒有人，印章卻在明處擺放，申請人就自己親自動手了。

這就反映了兩個很大的問題，首先，印章管理不明確，印章應該由誰保管并且按照規定決定是否蓋章應授權給一個人，做到職能化用印，不能放權于眾。其次，印章安全管理意識缺乏。保證印章放在只有保管人可以拿到的地方，不可以隨意擺放，任其信手拈來，導致權利義務的惡意外放。

（二）用印程序和審批內容模糊無規范。有時候具體來辦理用印的老師或者同學，首先不了解加蓋印章需要用印審批表，一進門就要蓋章，其次填寫表格時不明確的地方太多，甚至自己隨意填寫，以至于因為填寫不規范更改多次，使得最后花費很長時間完成蓋章。

（三）審批具體要求存在填寫信息不夠完整、用印名稱不夠明確、用印數量不夠準確、審批負責人意見不明確和經辦人不夠明確或者未填寫等問題。

三、用印問題的解決

（一）強化用印管理意識和制度

（1）強化用印管理人員法律和安全意識。用印管理人員的意識和態度主觀上決定了用印是否規范化，安全化。選擇法律意識強，政治上可靠，有原則，有責任心的工作人員管理用印，定期進行相關培訓，普及印章相關知識，強化責任意識，真正將用印提到議程上，重視起來。

（2）加強印章管理制度。管理制度的設立和強化是客觀上對用印規范化、安全化的保障。實行專人專柜管理，做到“不隨意帶章，不胡亂放章，不任性蓋章”三不原則。

（二）用印程序和審批規范化改進研究

（1）用印程序書面化。研究一套規范化的用印程序，并將流程書面化放于醒目處，不僅使得工作人員時刻謹記規范蓋章的重要性，最重要的是使前來蓋章的廣大師生明確蓋章流程，一步一步按規定辦事，減少工作量。

（2）審批制度創新化。審批制度改變分散式管理實行一線式服務，將多個審批表格合二為一。比如教師和同學申請出國參加學術會議蓋章，按規定要填寫事業單位法人證書、組織機構代碼使用申請表和用印審批表，最初的表格是分開申請。經過研究發現，可以將兩個表格的內容合并，這就減少不必要的工作量，便于一線式服務管理。

（3）審批要求示范化。首先，填寫內容要完整。例如填寫用印事由時，時間、人物、項目的名稱等都要寫齊全。其次，需要特別注意的地方要明確提醒。例如單位負責人意見一欄，比如因私出國申請機構代碼復印件，需經申請人所在單位主要負責人簽字蓋章后，請相應部門負責人兩人簽字同意。都需要做出特別書面化提醒。此外，一些用語言描述表達會產生歧義或者有格式要求的，務必舉例示范。如經辦人一欄，學生代辦須同時注明申請教師、代辦學生姓名及聯系方式。這是語言描述，舉例說明具體格式，即李四代張三（老師），13201056789。

四、總結

高校用印是小事但是卻不能小視，它關系著學校的權威、榮譽以及法律權利。尤其是在八項規定引導的的政治管理思想和三服務的工作態度下，對于辦公室的每一件事都應該盡心盡力，善于思考，善于發現，善于創新，不斷提高辦事效率，提高群眾的滿意度。用印不僅不是小事，而且是聯系學校和師生，領導和群眾的大事，將這件大事做好，站好印章管理的崗，遵守用印規范，創新用印規章，才能做到上級與下級，工作人員和師生相得益“章”。

（作者單位：華北電力大學）