淺論獨立學院辦公室管理現狀與提升方法

摘 要：獨立學院在高等教育事業快速發展的背景之下孕育而生，承擔著重要的社會教育責任。本文首先闡述了獨立學院辦公室管理的現狀，并在此基礎之上，論述了新時期下提升獨立學院辦公室管理的若干措施。

關鍵詞：獨立學院； 辦公室管理； 問題； 應對措施

中圖分類號：G717 文獻標識碼：A 文章編號：1006-3315（2015）03-141-001

高等教育事業的快速發展，是我國深化改革開放的必然需求，也是繁榮教育事業的內在表現。獨立學院是我國高等教育的重要組成部分，在高等教育大發展的背景之下，獨立學院的如何抓住發展的機遇、如何夯實發展的基礎，都是關系到獨立學院的可持續發展。辦公室作為服務學院發展的重要抓手，辦公室管理仍存在諸多的不足與問題，制約了獨立學院的戰略發展。因此，在新的歷史時期，獨立學院提升辦公室管理，是基于自身內部發展需求的考慮，也是提高辦公室管理效率，推進學院可持續發展的重要支撐。

一、獨立學院辦公室管理現狀

1.辦公室職能不明確，缺乏目標的導向作用

創建良好的服務形態，是辦公室發揮其重要作用的基礎。無論是對于學院領導，還是學院的師生員工，一流的服務都是學院發展的基礎。一方面，我國獨立學院發展尚未成熟，在辦公室的職能規定、目標制定等方面，缺乏創新性與有效性；另一方面，辦公室的定義過于狹隘，在獨立學院不斷發展的情況之下，一些新業務的涌現，強調辦公室工作職能的優化，以契合學院發展的需求。

2.辦公室管理隊伍建設不到位，滯后于管理工作的發展

辦公室管理隊伍建設是夯實管理工作，提升管理效率的重要保障。但從實際情況來看，獨立學院管理隊伍問題突出，其中體現在這么幾個方面：（1）隊伍結構不合理。管理人員的職稱、學歷普遍偏低，在工作創新、思想轉變等方面，明顯滯后于管理工作的發展需求；（2）隊伍思想問題嚴重。以服務為導向下的辦公室工作，缺乏工作的服務性，全心全意為師生服務的精神逐漸弱化，管理工作的主觀能動性欠缺；（3）人才培養與引進工作不到位，缺乏人才培養機制的建立，工作隊伍年輕化、專業化的進程相對比較緩慢。

3.辦公室管理缺乏運行機制，管理落實不到位

基于主動形態下的管理機制，是提高服務管理質量的重要基礎。但辦公室管理缺乏運行機制，導致工作處于被動形態，弱化了工作的服務性與有效性。辦公室工作禁錮于文件的收發、任務的下達，工作的針對性與計劃性欠缺。首先，管理制度不完善，難以形成規范的行為標準，導致辦公室人員辦事流程、工作行為存在一定的隨意性；其次，缺乏激勵機制和評估制度的建立健全，導致工作缺乏良好激勵下的工作動力；再次，自我評價標準與方法流于形式，缺乏實質性的導向作用，以至于工作處于無序狀態，弱化了工作的有效性。

二、提升獨立學院辦公室管理的應對措施

在獨立學院快速發展的大背景之下，辦公室管理的優化與調整，是深化辦公室管理改革的內部需求，也是推進辦公室服務管理的重要保障。在筆者看來，提升獨立學院辦公室管理的關鍵，在于實現辦公室職能的轉變，在明確的目標導向下，逐步強化隊伍建設、強化制度的建立健全，從而提升辦公室管理。

1.轉變管理職能，明確管理目標

辦公室管理是一項復雜而細致的工作，強調管理職能的不斷轉變，以適應學院發展的需求。首先，辦公室要明確業務內容與業務范圍，進而有針對性的制定工作計劃，并逐漸形成完善的管理體系；其次，在多元化的社會環境下，辦公室人員要適應時代發展的需求，轉變傳統的思想觀念，逐步建立起與時俱進的管理理念；再次，踐行“以人為本”的管理理念，始終堅持創新為主導、服務鮮明為基礎的管理目標，切實做到全心全意為師生服務，為推進學院發展而貢獻力量。

2.推進隊伍建設，提高服務質量

辦公室管理的提升，很大程度上在于管理隊伍的建設，夯實工作全面開展的基礎。首先，強化辦公室人員的教育培訓工作，并建立健全培養機制，落實辦公室人員的理論學習、實踐能力等的培養；其次，提高隊伍的職業素養，尤其是提高其思想認識水平，切實做到全心全意為學院發展而服務，規范并引導行為的開展；再次，建立人才引進與激勵機制，優化當前的管理隊伍結構，實現管理隊伍專業化、高素質化，都是新時期獨立學院辦公室管理建設的內在需求。

3.建立健全工作制度，提高工作效率

良好的制度保障，是全面開展工作、規范管理的前提。獨立學院的快速發展的現實情形，需要辦公室管理制度的建立與完善。首先，建立健全工作制度，始終堅持“從嚴、從實”的工作原則，規范并引導各方行為的組織開展；其次，建立健全規章制度，規范辦事、辦文等工作程序，提高實際工作的效率；再次，推進辦公室辦公的信息化與自動化水平，實現無紙化辦公的轉變，是新時期下辦公室管理優化與調整的重要內容。工作人員需要熟練的掌握各種辦公軟件，對各類信息數據進行分析統計、處理；利用校園網絡，強化信息互通互相管理，減少日常事務的工作環節，提高服務水平和效率。

綜上所述，在新的歷史時期，獨立學院迎來了發展的新機遇，但同時也遭遇了發展的新挑戰，面對挑戰與機遇并存的現實情形，強調獨立學院優化辦公室管理的重要性與緊迫性。一方面，獨立學院辦公室管理仍存在諸多的不足與問題，強調管理優化與調整應針對問題根源，提高問題解決的有效性；另一方面，要逐步推進管理制度的建立工作，并在工作中不斷地完善，提高制度的實用性和可操作性。

參考文獻：

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