事業單位人事檔案的信息化管理

摘 要 隨著信息高速公路的發展，事業單位人事檔案信息化管理已經成為一種趨勢。將現代科技運用于人事檔案的管理，能夠有效地快速地處理復雜的數據和信息，因此被越來越多的公司和企業所接納。合理有效地進行人事檔案的信息化管理，可以達到事半功倍的效果。

關鍵詞 事業單位 人事檔案 信息化管理

一、大力推行事業單位人事檔案信息化管理的優勢

（一）大大提高了工作效率

以前事業單位的檔案管理多采用紙質方式，抄抄寫寫，核對數據，采用人工方式，既繁瑣，又容易出錯，而且保存以及查找都特別不方便。耗費大量人力，付出更多的資金，卻得不到更好的結果。閱讀處理冗長的文件，勞神傷財，甚至大大影響工作效率。而采用事業單位人事檔案的信息化管理，對信息進行加工，分類，細化，分析，整理的過程，減少了紙質的使用，同時也減少了數據丟失的可能性，更方便查找和分析，加強了數據的集成化處理，一舉多得。

（二）利于信息的交流與分享

原始的紙質文檔，記載的信息多，雜，亂，很多信息都被閑置甚至是忽略掉了。信息交流的時候更麻煩，需要花費大量的人力，財力校對信息，分類，挑揀出有效信息，然后進行整理，才能進行交流。一般都必須整理出厚厚的文件。而采用大型計算機以后，信息的交流和分享可以直接在網絡上進行。而且，信息本來就已經分類好存盤，挑揀起來也輕松很多。數字化管理，現代化設備，讓交流暢通無阻。只需攜帶小小的U盤，大量數據都可以輕松帶走，方便快捷。

（三）文件的保存更安全

采用紙質文檔保存，紙質本身的缺陷，人為地一點點小疏忽，都可能讓重要的數據模糊甚至是丟失。而采用信息化方式保存數據，既能生動準確地用多種方式記錄并保存數據，增加保密又可以確保數據保存的安全性。克服了紙質文件會因為紙張的腐朽而造成數據丟失的缺點，所以被越來越多的人所接受。

二、事業單位人事檔案信息化管理的方式

（一）提高檔案管理人員的現代化意識

檔案管理人員每天都要處理大量的數據，圖像，文字等信息，用以往的紙質文件肯定十分繁瑣，而采用信息化管理之后，工作量大大減輕，效率也發的提高，準確性也有了很大的改善。要積極鼓勵和引導他們采用現代化的方式管理信息，提高他們對數字化管理信息的熟悉程度，鼓勵他們在現有的技術上加強創新，用發展的眼光看待問題，解決問題，讓檔案管理更方便，更快捷，更上一層樓！

（二）加強檔案管理的現代化開放管理

建立健全檔案的現代化管理，通過計算機、掃描儀等現代化設備，將文件整理成一個體系，體系下再分門別類，便于查找和分析。同時，將可以公開的檔案資料透明化，員工出勤情況，公司業績排名，企業繳稅情況等，全都可以透明公開，既可以加強對員工的監督，又可以加強對檔案的管理和分析，便于信息的進一步集成。同時，可以激勵和監督員工的行為，鼓勵他們做好事，干實事。公開透明的檔案，可以提高辦事水平。

三、做好檔案現代化管理的方式

（一）讓創新意識扎根于檔案管理人員心中

檔案記錄著企業的很多重要資料，即使采用現代化管理，查找起來也是有些費力。所以，我們一定要在現有基礎上加強創新，不斷開創出更方便更快捷更人性化的新模式，讓檔案管理成為一件輕松的事情。培養員工的創新意思鼓勵他們開創新的思路，新的方案，可以讓檔案管理更人性化，減輕了檔案管理人員的負擔，讓檔案管理的前景越來越好。

（二）加強對檔案管理人員的素質教育和能力培訓

要想讓檔案管理做的越來越好，檔案管理人員的能力必須有所提升。員工的素質提升可以保證工作的更好進行。加強對檔案管理人員的能力培訓，包括綜合運用計算機的能力，文件分類以及快速查找的能力，搜索以及分析能力，記憶力等多方面綜合技能，確保檔案管理人員擁有足夠能力完成自己的工作。同時，加強宣傳，鼓勵他們培養基本職業道德培養，敦促他們恪守職業道德。公平公正，實事求是，對自己的工作保持高度的警惕性，真實地記錄數據，多方面分析數據，力求把自己的工作越做越好！

（三）建立健全法制，讓信息化檔案管理更合理化

制度的支持能夠保障新措施的更好執行。隨著信息化檔案管理的普及，新的刑事案件層出不窮。國家應該修改或者制定相關的法律，保障事業單位的合法權利，讓他們被侵權時可以通過法律武器保護自己。同時，健全法制加強對人事檔案管理的秩序性和規范性，讓信息化檔案管理逐漸走上正軌，而且能夠造福全社會。

信息化管理檔案，是一種必然之勢。加強事業單位人事檔案的信息化處理，讓事業單位的管理更方便更快捷更合理。我們必須加強對檔案的信息化處理的規劃化和合理化，結合實際，不斷調整事業單位人事檔案信息化處理信息的辦法，才是我們現在應該堅持的重中之重。

參考文獻：

[1]李霞，鄭愛軍.辦公室業務[J].2012年6月.

[2]劉維秦.檔案管理信息化建設探討[J].青春歲月，2011（24）.

（作者單位：中國地質調查局油氣資源調查中心）