日語商務文書寫作的注意點及技巧

【摘 要】隨著中日經濟交流的不斷擴大，以語言、文化、文學為中心的傳統日語教學模式所培養的人才已經不能滿足市場對日語人才的需求，既有扎實的日語基礎又熟悉日本的商務習慣的應用型日語人才就業前景越來越好。日語商務文書的寫作能力是有意愿進日系企業從事商務工作的學生必須具備的重要能力之一。

【關鍵詞】應用型日語人才 商務文書 寫作 注意點 技巧

【中圖分類號】H36 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2015）34-0074-02

中國的日語專業學生畢業后的一個主要去向是到日系企業或者與日系企業有業務往來的公司就職。所以，對于日語專業的學生來說，認真學習和練習商務文書的寫作對今后的工作是有很大幫助的。但是，很多學生對日語商務文書的印象是“格式太復雜了”“敬語太難了”“不知道怎么著手”，覺得很麻煩。筆者碩士研究生畢業于日本武藏野大學的商務日語專業，自2011年在大學任教以來，一直承擔日語專業本科四年級的外貿函電（現改為商務日語應用文）課程的教學任務，并在此過程中發現學生在日語商務文書寫作的學習和練習中存在的諸多問題。本文擬簡單探討日語商務文書寫作中的注意點和技巧。

一 格式方面的注意點

日語的各類商務文書都有固定格式。所以教師在授課時應該告訴學生要注意遵守這些格式方面的規則。

1.公司名稱的書寫格式

在日語的商務文章中，經常見到類似“東洋商事（株）”之類的表述。“東洋商事（株）”是“東洋商事株式會社”的簡略說法，在非正式的日語文章中經常出現。但是在正式的商務文書中，公司要寫正式的名稱，且要完整書寫，不能省略。也就是說“東洋商事（株）”必須寫成“東洋商事株式會社”，否則會顯得對對方公司不尊重。

另外，在日本還有“前株”和“后株”的區別。“前株”指的是把“株式會社”放在公司名稱的前面，寫作“（株）ABC”，即“株式會社ABC”；“后株”指的是把“株式會社”放在公司名稱的后面，寫作“ABC（株）”，即“ABC株式會社”。因為在日本，正式的公司名稱是公司在法務局進行法人登記的名稱，“株式會社”的位置不是自由填寫的，而是按照先后順序記錄的。所以，“（株）”在公司名稱前面的公司和“（株）”在公司名稱后面的公司就不是同一個公司了。也就是說“東洋商事（株）”和“（株）東洋商事”不是同一個公司，所以在書寫商務文書的時候一定要正確書寫“東洋商事株式會社”和“株式會社東洋商事”。如果書寫錯誤的話，就和錯誤稱呼別人的名字一樣，是很失禮的。不僅如此，還有可能導致開錯發票等更嚴重的后果。

2.收件公司及收件人的書寫格式

在寫給商務伙伴的商務文書中，必須要寫清楚對方的公司名稱、部門名稱、收件人職務和姓名后面的敬稱。需要注意的是，姓名必須寫全名，并在姓名后面加敬稱。例如，寫給東洋商事株式會社營業部田中俊二部長的文書，收件人應該頂格寫為：

東洋商事株式會社

営業部長 田中俊二様

而不能寫成“田中俊二営業部長様”，也就是說，職位后面不能寫敬稱。

如果收件人沒有具體的職務，一般寫此人所屬的部門就可以了。例如，寫給東洋商事株式會社營業部職員鈴木太郎的文書，收件人的地方應該頂格寫為：

東洋商事株式會社

営業部 鈴木太郎様

如果不是特定寫給某個收件人而是寫給某個公司或者團體的公函，一般在公司或團體的正式名稱后面加敬稱“御中”。例如，寫給“東洋商事株式會社”的公函，收件人處應該頂格寫為：

東洋商事株式會社御中

如果是寫給多個收件人，一般在收件人的共同特征后面加“各位”。例如，發給營業部所有員工的文書，收件人處可以寫成“営業部各位”。需要注意的是，“各位”本身就是敬稱，所以沒有“各位様”的說法。

3.發件公司及發件人的書寫格式

在發給商業伙伴的正式商務文書中，要在發件人姓名旁邊蓋章，除了發信人的姓名，一般也需要注明公司名、公司地址、電話號碼。如果是在公司上司或者部門負責人的指示下由部下書寫的文書，發件人一般寫上司或者負責人的名字。另外，如果收信人擔任一定的職位，發信人應盡量寫和收信人職位等同的人的姓名以示尊重。

4.回復性文書的書寫格式

對商業伙伴的請求、交涉、詢問等給予回復的文書稱作回復性文書。回復性文書根據內容可分為同意、拒絕、讓步等。無論是哪一類，只要是對對方發來的文書進行回復的，開頭語一概用“拝復”。

二 細節方面的注意點

第一，以前的日語商務文書使用豎寫格式，現在為了和國際接軌，日系公司的商務文書基本上都用A4紙橫寫。第二，一般情況下，一份文書只寫一件事情，文書內容要簡潔明確。第三，商務文書在寫完之后一定要仔細檢查，確認是否有錯字或者漏字，特別需要注意同音異義字，防止鍵盤輸入時的選擇錯誤。如果發現有錯誤，即使只有一個字錯了，也要改正之后重新打印。第四，不要跨行書寫人名、地名、商品名稱、數字、復合詞等，以免引起誤解。

三 開頭語和結束語的書寫技巧

日語的商務文書有固定的格式，發給商業伙伴的社外文書一般都要寫開頭語（拝啓/謹啓/拝復/急啓/前略等）、季節寒暄語（初春の候/晩秋の候/厳しい寒さが続いておりますが/今年もわずかとなりましたが等）、問候寒暄語（貴社ますますご清栄/ご発展/ご繁栄のこととお喜び申し上げます等）、感謝寒暄語（平素は格別のお引き立て/ご厚情を賜り/ 厚く御禮申し上げます等）、結束語（敬具/敬白等）。剛開始學習日語商務文書時，學生們都覺得這類表達太難記，因此不喜歡商務文書寫作。其實，這類表達是不需要死記硬背的，只要能夠根據實際情況正確選擇就行了。我們在書寫日語商務文書時，一般都使用Word文檔，在Word文檔中輸入開頭語“拝啓”或者“拝復”后按一下enter鍵，頁面會自動在下一行跳出結束語“敬具”，同時跳出日語問候語供選擇。寫作時可以根據時間選擇合適的季節寒暄語，根據自己公司和對方公司的實際情況和平時的業務交往情況選擇合適的問候寒暄語和感謝寒暄語。比如，11月初書寫一份打算發給一個經常有業務往來的商業伙伴的文書就可以選擇“晩秋の候/貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます/平素は格別のご高配を賜り/厚く御禮申し上げます”等。這樣一來就減少了機械記憶的部分，增加了學習的樂趣。另外，文書寫作時經常需要分條書寫，分條書寫之前要居中寫“記”，落款要書寫“以上”，這個在Word上書寫也比較方便，只要輸入“記”之后按一下enter鍵，就會在文章最后自動出現“以上”字樣，只要按照需要直接分條書寫就行了。

四 正文內容的書寫技巧

1.抓住“6W2H”

因為商務文書大多和公司的業務有關，所以內容必須準確無誤。因此，書寫的時候要抓住“6W2H”，即“When﹙何時﹚”“Where﹙何地﹚”“Who﹙誰﹚”“Why﹙為什么﹚”“What﹙干什么﹚”“Who﹙對象﹚”“How much﹙價格﹚”“How many﹙數量﹚”，這8個要素考慮到了，內容就準確了。

需要注意的是“How much/many”所表示的期限、期間、數量等，盡量用年、月、日、時等具體的數字來表示，避免使用曖昧模糊的表達。比如說，“至急ご回答ください”最好寫成“今日中にご回答ください”，“若干名”最好寫成“2～3名”，“相當時間かかります”最好寫成“三年ほどかかります”，“昨年並みの業績”最好寫成“昨年比1%増”，“莫大な費用”最好具體量化為“○○萬円”等。

2.書寫簡潔

商務文書最重要的一點就是要內容簡潔明了。因此需要注意以下幾個方面：（1）要點要分條書寫，避免出現長段落。（2）盡量使用簡短的單句，避免使用結構復雜的復句。（3）用語言描述起來比較復雜的內容盡量有效利用圖解或圖表。（4）盡量不要使用艱澀難懂的語言、片假名、雙重否定等表達方式。（5）根據文書的內容，將文體統一為“です·ます體”或者“だ·である體”。（6）盡量不要使用“～と考えられる”“～と思われる”“～のではないだろうか”“～かもしれない”等曖昧模糊的說法。

總之，書寫商務文書時，必須格式規范、措辭正確。社內文書大多情況是送呈上司閱讀，寫得不好的話會影響上司對自己的印象和評價，進而影響自己的前途。社外文書一般用于與商務伙伴之間的商務往來，如果犯了有錯字漏字、使用錯誤的敬語、沒有遵守格式等錯誤的話，會讓商務伙伴覺得“那個公司的員工連商務文書都不會書寫”，從而有損公司的形象，嚴重的話還會影響商務活動的順利進行。所以在書寫商務文書，特別是社外文書的時候，必須要有強烈的責任感，明白自己是代表公司在寫。

參考文獻

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〔責任編輯：林勁、李婷婷〕