辦公自動化條件下文書檔案歸檔整理的問題探討

摘 要：我國信息技術高度普及的形勢下，辦公自動化也開始在文書工作領域中推廣開來，辦公自動化已經成為了文書檔案歸檔整理的新方向，為了能夠保障工作效率和質量，全面的推進辦公自動化的進程，快速有效的完成文書檔案歸檔與整合，及時反饋各種文案信息，是現階段文書工作者必須認識的一點，而掌握辦公自動化技術，就成為了現階段相關工作人員必須具備的專業技能，本文針對目前辦公自動化條件下檔案歸檔整理中存在的問題進行分析研究，并提出了具體的解決對策。

關鍵詞：辦公自動化;文書檔案;管理問題;探究分析

文書檔案管理是企事業單位發展中重要的信息整合環節，是各種資料實現整理，分類以及信息分享的載體，而檔案對于一個單位或者是企業的發展來說有著不可替代的意義，是企事業單位各項重大事件的記錄載體，也是未來各項決策制定的依據，在辦公自動化普及和推廣的趨勢下，企事業單位文書檔案整理工作質量也逐漸提高，同時其中所存在的問題也一一暴露出來。為了能夠更好的推動辦公自動化進程，全面分析其中存在的問題，并制定合理的解決措施是非常必要的，只有這樣才能夠符合新時代發展的要求，推動企事業單位的可持續發展。

一、當前文書檔案歸檔存在的主要問題

通過對大量的實踐調查分析發現，現階段我國辦公自動化系統的普及程度已經很高，但是大部分的企業使用的內部局域網，很多外部文件并不是通過電子文檔的形式傳輸的，因此在文件法律效力方面需要進一步加強，另外由于計算機本身存在一定脆弱性，比如計算機病毒入侵，網絡中斷等問題，因此文檔歸檔的主要形式依舊是紙張。這樣以來在辦公自動化推行的過程中，紙質文檔與電子文檔就成為了兩個主要的工作內容。這兩個方面的工作，工作人員都可以依據原有的工作模式開展，比如電子文件可以在網上進行分類，立卷、擬寫案卷提名等，然后紙質文件則是依據辦公自動化的程序進行，同時依據機上已經建好的案卷，將案卷目錄，文件目錄以及封面、備考表等打印出來，并將這些紙質的文件實體依據打印目錄進行排列，標致頁碼并裝訂。這樣的方法實現了傳統做法與辦公自動化的結合，但是新的問題又出現了，那就是工作人員的工作量太大，工作效率與質量都無法得到有效保障，進而導致工作人員被各種繁重的公務所困，無法精力充分利用到編研方面。

二、實現文書檔案歸檔自動化的必要性

自動化的文書檔案管理系統是以網絡信息化及現代化為目標，而進行的新型技術運用，其發展的基礎是為了促使系統的各個層面，都能夠達到標準的管理性能，實現在管理工作中的先進性及合理性，促使檔案管理工作更加規范全面。采用辦公自動化系統后，由于計算機對于文字信息的處理能力十分強大，文書檔案管理工作在計算機的幫助下，也就得到了有效的改善。文件資料的收集、分類、統計也就變得簡單易行，辦公效率也得到了極大的提高，能夠從根本上減輕檔案工作者的日常辦公壓力，檔案管理員能夠隨時通過系統的指示操作，完成對各類數據的統計清查與檢索，得出所需的相關資料，真正意義上實現檔案業務的自動化辦公。

三、辦公自動化條件下文書檔案歸檔整理的方案分析

從目前文書檔案歸檔存在的問題分析中發現，我國辦公自動化條件下文書檔案歸檔整理還需要進一步改善，下面具體分析：

（一）做到電子檔案及文本檔案共同歸檔

現階段我國各大企事業單位雖然已經基本普及了電子檔案，但是紙質文件的地位依舊不能被取代，所以說在未來的發展中企事業單位必須要將紙質檔案與電子檔案的歸檔工作進行融合，實現共存，堅持這個原則，開展一切歸檔工作，將其作為前提，才能夠有效提高歸檔工作的效率和質量。

（二）確保電子文件目錄完整性

為了能夠順利開展辦公自動化的文書歸檔，工作人員首先就是要將電子檔案進行文類處理，分類處理以文件屬性類型而定，在查詢的時候就可以依據條目進行取閱，然后是現階段互聯網的不安全因素也需要加以關注，我國政府在這個方面已經給出了相關規定，那就是一定等級的秘密文件是不可以在互聯網中傳播的，所以一份的企業事業單位中很多檔案依舊無法利用電子文檔進行處理，紙質文檔也依舊會占有主導地位，在短時間內，膽子文檔與紙質文檔無法意義對應的問題無法得到徹底解決，為了確保文件的安全，單位在進行密級檔案歸檔的時候，必須要針對所有文件進行全方位考慮，如果是進行密級歸檔的時候，可以將內容省略，但是目錄進行系統錄入，這樣在保障了內容安全性的同時也不會因為文件不見而導致文件歸檔不完整。

（三）做好文件編號排序工作

進行文書檔案歸檔的過程中，文件編號是非常關鍵的一個環節，大部分的企事業單位都會依照文件的年份以及機構組織進行分類，在編制檔案的案卷號的時候，大部分都是將機構固定順序作為依據進行標識，但是實際上這樣的做法存在很多問題，比如所有部分的檔案都必須要全部防治在檔案部，這樣才能夠開展編號工作，如果其中一個部門沒有依據要求完成任務，那么整個部分的歸檔工作都會因此而受到影響。在自動化的前提下，應該采用個體文件的分散式歸檔方法，在對文件進行排序之后，仍然將部分作為單位，但是卻能夠實現各部門的獨立工作，能舍棄固定的部門順序，僅以部門移交檔案文件時間順序，便可隨時隨地的編號歸檔。在進行集中歸檔時候，可不按照部門來作排列，只需在文件的辦理完畢后，即能作編號歸檔，達到文件的及時歸檔，有效促進文書檔案的自動化管理進程。

三、結束語

在辦公自動化高度普及的形勢下，文書文檔歸檔工作也面臨著更大規模的改革，在這場改革中文書工作的質量和效率都會得以提升，但與此同時也必然要經歷很多阻礙，全面分析現階段存在于辦公自動化條件下文書檔案歸檔的問題，并科學地制定解決對策，才能夠全面促進文書歸檔的辦公自動化的進行，建立更為完善的管理體制，將相關的流程和標準明確并落實下去，充分挖掘辦公自動化的優越性，將文書檔案管理質量真正提升上來。

參考文獻：

[1]周韻.論文書檔案質量[J].山東交通科技，2002（04）.

[2]李克.淺談文書檔案的計算機管理[J].科學之友，2012（11）.