新媒體時代高校檔案信息化建設模式研究

摘 要：現代計算機與通訊技術的飛速發展使得信息技術已經深入人們工作、生活的方方面面。無紙化的辦公已經是時代的趨勢，伴隨著校園的信息化建設的發展，高校檔案信息化建設也是時代賦予的要求。因此，高校檔案信息化建設勢在必行，需要廣大高校檔案部門把其作為重要課題去研究實施。本文就當前高校檔案信息化建設的內容及意義入手，研究了高校檔案信息化建設模式功能與內容，對于提高高校信息化水平有一定促進作用。

關鍵詞：高校檔案;信息化;模式

信息化熱潮打破了人們傳統的生活、生產方式，當然傳統的高校檔案管理模式也不例外。新時代下的高校擁有了大量的電子文檔、數碼以及聲像等檔案，目前的高校檔案信息化管理已經不能夠滿足高校信息化管理的需求，因此對高校檔案信息化建設模式進行研究、探討十分必要和迫切，這對于高校滿足自身運轉提供信息服務和為社會提供信息服務都有著重要的意義，其目的是為了實現信息最大程度的共享。

一、高校檔案信息化建設的內容及意義

現代高校檔案資源已經成為了一項重要的戰略性資源，在資源高度共享的時代高校檔案信息化建設是時代賦予的要求。新時代下各種技術都在不斷的發展和更新并且廣泛應用于各行各業之中，這一系列的變化都對于現代工作方式提出了新的要求。要實現高校檔案的信息化建設就必須借助先進信息技術進行檔案資源的管理和處置。檔案是社會發展的記錄載體，其在創新和改建管理方式方面有著重要的作用。配置檔案信息資源、信息資源的職能采集、檔案保管、服務、管理等等內容都需要加以改變以適應時代發展的新需求[1]。

二、高校檔案信息化建設模式的功能

（一）文檔一體化功能

文檔一體化是高校檔案信息化建設的必然要求，該功能在很早前就提出了，但是由于管理體制等原因一直都無法實現。然而網絡技術等現代化技術的發展將電子文件的歸檔、接收成為了可能，可以說該功能是此模式下不可缺少的功能。

（二）網絡化檢索功能

首先，高校檔案信息化建設模式應當具有網絡檢索服務，能夠提供已開放的目錄及數據信息等。其次，該模式應當能夠實現校園網內的檢索。最后，在跨區域和不分時間條件下實現檔案信息的快速有效的查詢。當然對高校內部和外部需求需有不同的滿足實現渠道。

（三）數字化、網絡化檔案信息管理功能

檔案信息是該模式下一切活動的中心，檔案信息數字化是指將傳統的檔案信息資源轉變成二進制代碼用于計算機識別，采用電子文件的形式進行利用。檔案信息的存儲、管理等一系列操作都是在網絡環境中實現的，與傳統的實體管理有著本質的區別，也正因為如此信息才具有可操控性[2]。

（四）檔案信息的統計與反饋功能

從模式優化方面出發，應當設置統計與反饋功能。模式進行調整主要依據各類檔案信息情況、需求及實際實現程度。利用需求的及時了解進而進行編研等工作，主動的提供檔案信息，最終形成完備、豐富、權威的信息資源庫，也充分體現了該模式的活力所在。

三、高校檔案信息化建設模式的內容

（一）基礎設施建設

作為高校檔案信息化建設的必備條件，基礎設施的建設不可或缺。其主要包含計算機、掃描儀、服務器等等設備;計算機管理進程的推進及計算機應用技術水平;校園網上連接網絡并且在此基礎上進行檔案管理系統的應用，實現檔案信息的傳遞、存儲及共享。

（二）檔案管理應用系統建設

該系統是實現信息交換和共享的平臺，首先在該系統的建設中不僅要考慮到當前的需求，同時也要考慮到信息技術的發展趨勢，使校內能夠實現網上歸檔及預處理，各個歸檔部門按照歸檔日期形成相應的電子文件并存儲到應用系統之中，這樣不僅有利于本部門的使用，也實現了文檔一體化。其次應當將檔案管理軟件應用、檔案信息數據庫以及檔案信息網建設結合在一起，使其成為檔案信息服務開展的窗口。當然其中的檔案信息資源的安全問題存在隱患、搜索引擎檢索技術等還有待改善和提高[3]。

（三）檔案信息資源建設

檔案信息資源是整個建設中的核心，這里將檔案信息資源建設分為以下四個部分：館藏檔案的數字化 、電子文件歸檔 、數字化編研以及信息外部采集。對于館藏檔案數字化需要運用現代化技術建立目錄數據庫及各種檔案信息數據庫;對于電子文件歸檔提倡運用國家檔案信息化建設推薦技術標準，統一規劃的同時加強各部門的指導;對于數字化編研可以利用網絡提供編研信息的利用服務;對于信息外部采集，在確定信息合法性及準確性的基礎上，可以運用網絡搜索及高校間交流方式來進行檔案信息的補充。

（四）檔案信息化建設保障體系

高校信息化建設模式本身具有開放性、共享性及集成性，與傳統的檔案信息管理模式有著本質性的區別，該模式在給我們提供大大的便利的同時也面臨著管理系統和檔案信息的安全威脅問題。當前的社會網絡技術的發展，使得黑客和病毒也無處不在，因此檔案信息安全體系的建立十分必要。做好高校檔案信息化建設的安全保障，不是單單從某幾個環節出發就可以解決的，而是需要從設計、人員管理、制度建設、技術手段等等方面建立全面的保障體系。首先保障檔案實體的安全保管，在此基礎上需建立保密制度，嚴格鑒定上網的檔案目錄及全文信息，同時針對校內外進行開放范圍的區別化。其次，檔案管理系統加強管理，運用身份認證、密鑰等措施進行檔案信息數據庫以及網絡檔案信息傳輸的安全保障。最后還應當完善各項規章制度，用以保障整個工作的順利開展[4]。

通過以上的敘述可以發現高校檔案信息化建設模式中的各個組件都是緊密相連的，它們在相互促進中共同發揮作用，缺少任意一個組件該模式都是不完整的。

四、總結

總之，高校檔案信息化建設是一個集復雜性與系統性于一體的工程，該工程的建設需要從實際出發，充分全面的進行考慮和實施，從思想上實現快速轉變，并加之行之有效的措施的實施，才能夠為實現現代化檔案工作新模式的建設提供堅實有力的保障。

參考文獻：

[1]王桂華.高校檔案信息化的途徑與模式[J].蘭臺世界，2006（15）.

[2]吳奕憲.網絡環境下信息資源建設與服務模式研究[J].情報科學，2001，（10）.

[3]金銀海，金海蘭.淺議高校數字化檔案館的建設[J].沿邊大學學報（社會科學版），2003，（3）.

[4]楊小紅.關于檔案信息化的思考[J].遼寧大學學報，2003，（3）.