流動(dòng)人員人事檔案管理現(xiàn)狀和建議

流動(dòng)人員人事檔案管理是人事檔案管理工作的組成部分，為加強(qiáng)管理，1988年，1989年中組部、人事部聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的通知》和《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理的補(bǔ)充通知》，進(jìn)一步明確、規(guī)范了流動(dòng)人員檔案管理工作。特別是，自1996年兩部委聯(lián)合發(fā)布《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》以來(lái)，流動(dòng)人員人事檔案管理工作逐步走上了有法可依、有章可循的正軌。職業(yè)介紹服務(wù)中心從上世紀(jì)90年代初起開(kāi)始為下崗失業(yè)、社會(huì)流動(dòng)職工提供檔案托管服務(wù)，根據(jù)職能（哈編字[2004]329號(hào)），開(kāi)展為下崗失業(yè)人員、流動(dòng)人員保存檔案并提供相應(yīng)服務(wù)。從2005年起，開(kāi)始接收哈爾濱市國(guó)有企業(yè)并軌改制的職工檔案，該檔案由企業(yè)到失業(yè)保險(xiǎn)中心審核失業(yè)待遇后送至我中心統(tǒng)一管理。從2005年10月以來(lái)，共為35萬(wàn)人次職工提供過(guò)檔案托管服務(wù)。根據(jù)近年來(lái)檔案管理的實(shí)踐，本文著重探討流動(dòng)人員人事檔案管理出現(xiàn)的一些問(wèn)題及建議。

1.檔案管理不規(guī)范，檔案移交不及時(shí)

有的單位對(duì)檔案的作用缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，用人制度不規(guī)范，考核、檔案工資晉升、評(píng)定機(jī)制不健全，不注意平時(shí)材料的形成，導(dǎo)致檔案材料缺失，這給辦理參加社會(huì)保險(xiǎn)、職稱(chēng)評(píng)定、退休、出具人事檔案相關(guān)證明和辦理流動(dòng)手續(xù)工作帶來(lái)一定的困難。

國(guó)有企事業(yè)單位長(zhǎng)期離崗的“兩不找”人員和已辭職、辭退、解除勞動(dòng)合同等流動(dòng)人員的人事檔案普遍存在，在這些流動(dòng)人員檔案中，有些沒(méi)有及時(shí)移交專(zhuān)業(yè)檔案保管機(jī)構(gòu)，有些沒(méi)有人事權(quán)限的單位擅自保管流動(dòng)人員人事檔案，造成部分流動(dòng)人員人事檔案丟失、材料不齊全、手續(xù)不完備、檔案材料歸檔不及時(shí)等情況出現(xiàn)。如何處置這些檔案，一直是困擾檔案管理者的難題。

2.“棄檔”現(xiàn)象較嚴(yán)重，原因復(fù)雜

造成“棄檔”現(xiàn)象的原因較多也較為復(fù)雜，通過(guò)對(duì)中心管理檔案的分析，以下幾種情況較多。

（1）用人觀念的變化，使人事檔案作用逐步淡化。隨著企業(yè)深化改革和民營(yíng)企業(yè)快速發(fā)展，人員流動(dòng)性越來(lái)越大，眾多跨國(guó)公司、民營(yíng)企業(yè)、上市公司越來(lái)越多地轉(zhuǎn)向去做人才的背景調(diào)查，而越來(lái)越忽略對(duì)人事檔案和人事關(guān)系的關(guān)注。調(diào)查顯示： 有68%的被訪者認(rèn)為人事檔案在求職及職業(yè)發(fā)展中不重要或作用不大。企業(yè)經(jīng)理通常是采取面試方式、“合格不合格干了就知道”的方式評(píng)價(jià)聘用員工。這將在錄用源頭給人事管理留下漏洞。

（2）人才流動(dòng)日益頻繁，斷檔、重復(fù)建檔的問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。戶籍管理體制的松動(dòng)和用人單位地域觀念的淡化，為人員合理流動(dòng)提供了空間和條件。有些人甚至不顧組織是否同意，一走了之。由于敢于不顧組織是否同意而跳槽的人，多數(shù)是市場(chǎng)急需的人才，有的行政部門(mén)、國(guó)有企事業(yè)單位對(duì)跳槽的人采取扣留檔案的辦法“挽留”人才，造成了流動(dòng)人員“人質(zhì)檔案”現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮，“人質(zhì)檔案”在原單位被長(zhǎng)時(shí)間擱置，基本處于無(wú)人管理狀態(tài)。而新用人單位在當(dāng)?shù)厝耸虏块T(mén)重新建檔，就不可避免地出現(xiàn)了斷檔、重復(fù)建檔的問(wèn)題。

（3）人事檔案保管機(jī)構(gòu)以營(yíng)利為目的。據(jù)了解，現(xiàn)有的人事檔案保管機(jī)構(gòu)，均為盈利性機(jī)構(gòu)，以營(yíng)利為目的。因此，現(xiàn)行的人事代理費(fèi)收取較高。檔案的保管部門(mén)，應(yīng)充分體現(xiàn)公共服務(wù)職責(zé)，逐漸減少收取代理費(fèi)用。物價(jià)部門(mén)必須嚴(yán)格監(jiān)管，堅(jiān)決執(zhí)行“ 收支兩條線”，明確流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)；財(cái)政部門(mén)在資金上應(yīng)當(dāng)向檔案保管機(jī)構(gòu)傾斜，給與必需的補(bǔ)助。

3.各收檔部門(mén)惡性競(jìng)爭(zhēng)嚴(yán)重，管理混亂

按原勞動(dòng)部頒發(fā)的《職業(yè)介紹規(guī)定》（勞部發(fā)〔1995〕408號(hào)）、《職業(yè)介紹服務(wù)規(guī)程（試行）》（勞部發(fā)〔1998〕1號(hào)）、《勞動(dòng)力市場(chǎng)管理規(guī)定》（2000年勞動(dòng)和社會(huì)保障部令第10號(hào)）、《就業(yè)服務(wù)與就業(yè)管理規(guī)定》（2007年勞動(dòng)和社會(huì)保障部第28號(hào)令）均在公共職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)服務(wù)范圍中包括“保管檔案”及“從事勞動(dòng)保障事務(wù)代理業(yè)務(wù)”。但從2008年起，社保局社服中心、機(jī)關(guān)服務(wù)中心、企業(yè)職工托管中心、人力資源服務(wù)中心、各區(qū)存檔部門(mén)均打破原有存檔范圍限制，互相之間惡意競(jìng)爭(zhēng)、爭(zhēng)搶檔案資源。

4.檔案分散造成企業(yè)勞資辦事不便

近期，部分在我中心存檔的并軌改制企業(yè)的勞資人員反映，其在一個(gè)單位解除勞動(dòng)關(guān)系的職工檔案被要求存在不同的地方，導(dǎo)致他們對(duì)職工的后續(xù)服務(wù)工作不方便進(jìn)行，職工查找檔案得到不同的地方去查找，企業(yè)勞資人員辦理檔案業(yè)務(wù)也得去跑好幾個(gè)地方才能辦完。

從2008年3月起，我中心存檔人員退休需到局機(jī)關(guān)服務(wù)中心和人力資源服務(wù)中心辦理退休手續(xù)，我中心只負(fù)責(zé)申報(bào)登記及檔案移交工作，但經(jīng)辦幾年來(lái)，因辦理手續(xù)需要到幾個(gè)不同部門(mén)，給存檔人員造成較多麻煩。

5.人事代理缺少特色服務(wù)

目前人事代理還處在單一服務(wù)階段，在很多業(yè)務(wù)領(lǐng)域里還是空白，缺少個(gè)性化、專(zhuān)業(yè)化的服務(wù)，無(wú)法滿足社會(huì)和個(gè)人的發(fā)展需要。

6.檔案管理隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)

檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制尚未健全，部分單位檔案管理人員變化較大，對(duì)人事檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉，有待加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度。抓好檔案管理人員的教育培訓(xùn)，要做到定期培訓(xùn)與平時(shí)學(xué)習(xí)相結(jié)合，每年進(jìn)行新知識(shí)、新技術(shù)專(zhuān)題培訓(xùn)，為他們提供自覺(jué)學(xué)習(xí)、主動(dòng)學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和高新知識(shí)的機(jī)會(huì)。要注重提高檔案管理人員政治素質(zhì)與業(yè)務(wù)素質(zhì)，提倡創(chuàng)新能力與對(duì)傳統(tǒng)精華的繼承相結(jié)合。構(gòu)建一支科學(xué)合理、精干高效的檔案管理人才隊(duì)伍，以適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和人事檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

7.加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理的建議

在人才合理流動(dòng)的前提下，必須強(qiáng)化對(duì)流動(dòng)人員人事檔案的管理，以確保其完整性、真實(shí)性。

（1）加大宣傳教育的力度，營(yíng)造人事檔案規(guī)范化管理的氛圍。要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，廣泛宣傳政策規(guī)定，提高檔案管理人員整體素質(zhì)，建立檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制，定期培訓(xùn)，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)和管理水平。

（2）完善流動(dòng)人員人事檔案管理政策法規(guī)。一是對(duì)過(guò)去不合時(shí)宜，制約人事檔案管理方面的政策加以完善，建立全國(guó)（至少是全省）統(tǒng)一的法律法規(guī)，杜絕各自為陣的現(xiàn)象。二是加強(qiáng)對(duì)企事業(yè)單位人事檔案管理的力度，規(guī)范人才中介機(jī)構(gòu)的管理，不準(zhǔn)民營(yíng)和合資人才中介機(jī)構(gòu)從事人事代理和人事檔案管理以及人事調(diào)動(dòng)業(yè)務(wù)，促進(jìn)我國(guó)人才中介機(jī)構(gòu)的健康發(fā)展。

（3）創(chuàng)新人事服務(wù)形式。要不斷豐富人事檔案的內(nèi)容，提高人事檔案的使用價(jià)值，經(jīng)常了解用人單位和人才對(duì)人事檔案材料的新要求，樹(shù)立人事檔案利用的“受眾”意識(shí)，變過(guò)去“守?cái)偸健狈?wù)為“開(kāi)發(fā)式”服務(wù)，重視研究人事檔案用戶的多方位需求，有針對(duì)性地提供個(gè)性化服務(wù)。認(rèn)真做好人員配置、經(jīng)費(fèi)來(lái)源、安全保密等方面的工作，通過(guò)檔案管理機(jī)構(gòu)的規(guī)范化管理，促進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案管理朝著科學(xué)化、制度化和規(guī)范化方向發(fā)展。

（4）明確職責(zé)，理順關(guān)系。組織人事部門(mén)和勞動(dòng)部門(mén)要本著對(duì)流動(dòng)人員高度負(fù)責(zé)的態(tài)度及時(shí)與政府職能部門(mén)溝通與協(xié)調(diào)，明確各自的人事檔案管理范圍。強(qiáng)化流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)職能，應(yīng)以服務(wù)為主，應(yīng)充分體現(xiàn)公共服務(wù)職責(zé)，逐漸減少收取代理費(fèi)用。明確流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)，財(cái)政部門(mén)在資金上應(yīng)當(dāng)向檔案保管機(jī)構(gòu)傾斜，給與必需的補(bǔ)助，發(fā)揮好檔案托管機(jī)構(gòu)的作用。

（5）建議將與企業(yè)解除勞動(dòng)關(guān)系職工檔案在失業(yè)保險(xiǎn)中心審核失業(yè)待遇后統(tǒng)一到專(zhuān)業(yè)存檔部門(mén)進(jìn)行托管，以確保其企業(yè)職工檔案集中管理，方便企業(yè)職工及勞資人員辦理檔案業(yè)務(wù)，為存檔人員提供最方便、快捷的服務(wù)。