淺談組織機構代碼數字檔案的應用及完善

【摘 要】 本文對組織機構代碼數字檔案的應用現狀和存在的問題進行了分析，在此基礎上，提出了對這些存在中的問題應當如何加以解決和完善，而使組織機構代碼數字檔案能夠在應用中發揮更大更多的作用，為我國經濟發展奠定更堅實的基礎。

【關鍵詞】 組織機構代碼 數字檔案 對策

【DOI編碼】 10.3969/j.issn.1674-4977.2015.02.002

檔案，顧名思義，它是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。我國各個朝代有著對檔案的不同的叫法。商代的“冊”，周代的“中”，秦漢時期的“典籍”，漢魏稱作“案牘”、“文書”、“文案”、“簿書”、“案卷”的一系列名稱都是檔案在古代的稱呼，清代乃至到民國時期及至新中國成立都稱“檔案”，現在則統一稱之為“檔案”。檔案事業是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現在，預見未來。

組織機構代碼數字檔案的含義是將全國各類組織機構成立的合法依據、歷史變遷的文字、圖表的紙質檔案形成數字化的檔案。這些紙質檔案包括：申領組織機構代碼證申請表，組織機構批準成立的證件，如企業的營業執照、事業單位的事業單位法人登記證書、機關單位的批準成立文件、社會團體的法人登記證書、民辦非企業的單位登記證書以及其他組織機構成立的合法證明;組織機構的法人代表或者負責人的身份證復印件和經辦人的身份證復印件;其他需要歸檔的紙質資料以及每一個單位的變遷情況。

1 組織機構代碼數字檔案的應用現狀

隨著組織機構代碼制度的不斷完善與發展，組織機構代碼的信息量及信息庫的數據也逐漸增加，組織機構代碼數字檔案也隨之不斷發展完善。

組織機構代碼數字檔案已經是目前組織機構代碼信息系統不可或缺的組成部分，與紙質檔案相比較，組織機構代碼數字檔案更加容易存放，如果信息系統正常運行，數字檔案的保存時間可以是永久性的，避免了紙質檔案存放過程中容易老化容易水淹變質破損模糊不清等現象。另外，紙質檔案的存放也需要大量的實體空間，但數字檔案在存放過程中就不會遇到類似問題。

組織機構代碼數字檔案與紙質檔案相比方便了單位對檔案情況進行查詢，如果一直使用紙質檔案，即使對檔案進行了目錄的編排，但是查詢時也是相當的耗時耗力，如果各相關單位工作人員想多次查詢組織機構代碼數字檔案則會更加不便。另外，如果組織機構代碼檔案管理人想在紙質檔案中添加、增補相關內容也會更加繁瑣，而數字檔案則彌補了這些缺點和毛病，當今的數據化技術已經可以完全避免紙質檔案在以上應用中的不足之處。

組織機構代碼數字檔案的應用已經越來越廣泛，影響力越來越大，它使我國目前的檔案管理走向成熟化、規范化、科學化和技術化。當然，組織機構代碼數字檔案也在實際的應用中存在這樣那樣的問題，但是它已經向著更加完善更加實用的方向大踏步的邁進。

2 組織機構代碼數字檔案在日常工作中存在的實際問題

組織機構代碼的數字檔案同紙質檔案相比較，有很多優勢與長處，當然也存在很多缺點與不足，筆者認為其主要存在以下問題：

（1）從業人員對組織機構代碼的數字檔案的重視程度不夠

很多人認為組織機構代碼的數字檔案就是把需要的各種紙質文件以掃描件的形式保存下來，需要的時候將檔案調出來就可以了，還有人對組織機構代碼的數字檔案持懷疑態度，認為數字信息系統一旦崩潰所有的工作就毀于一旦，這種態度對組織機構代碼的數字檔案的完善發展存在一定影響。

（2）組織機構代碼數字檔案的安全性存在一定隱患

電腦設備出現問題會很大程度影響組織機構代碼數字檔案的正常運轉和使用，主要是軟硬件出現故障，計算機病毒的攻擊有可能導致系統癱瘓，電腦黑客的入侵也可能造成組織機構代碼數字檔案的安全性問題等等。另外，人為的失誤也可能帶來一定隱患，例如組織機構代碼數字檔案的管理人員將密碼不慎泄露，或者在操作中存在一定失誤也會一定程度的影響組織機構代碼數字檔案的安全性。

（3）組織機構代碼數字檔案質量參差不齊，標準需完善化、統一化

組織機構代碼數字檔案的質量直接關系組織機構代碼在整體中的管理和實際中的運用，很多組織機構代碼數字檔案采集的模糊不清、缺少所需文件的現象時有發生，高質量的組織機構代碼數字檔案是發展數字檔案工作的重要前提，并且能夠給各相關職能部門提供更加完善的信息，使之得到更好的運用。

3 組織機構代碼數字檔案存在問題的對策分析

（1）加強對組織機構代碼數字檔案從業人員的業務培訓，明確組織機構代碼工作指導思想，從思想上和業務素質上提高從業人員的水平，引導全體從業人員堅持理論和實際相結合，認識到組織機構代碼數字檔案工作的重要性，自覺擺正位置，培養出一大批思想上過硬，業務上精良的組織機構代碼數字檔案從業人員。

（2）建立健全的組織機構代碼數字檔案管理制度，防止計算機系統故障以及人為原因帶來的問題。采用完善的備份技術將組織機構代碼數字檔案備份，每年用固定的時間將組織機構代碼數字檔案進行信息核對，并檢查登記。采用最先進的防火墻技術對組織機構代碼數字檔案進行保護，防止黑客入侵和病毒的植入，避免組織機構代碼數字檔案管理人員下載不明軟件帶來不安因素。

（3）提高組織機構代碼數字檔案的數據質量，爭取做到每份檔案都保質保量。很多組織機構代碼數字檔案信息采集的時候沒有按照一定的標準實施，應當提高組織機構代碼數字檔案數據信息采集的標準化程度，嚴格按照統一的細化標準操作，也可以適當的引入新技術提高組織機構代碼數字檔案的數據質量和標準程度。

隨著我國信息化建設的不斷發展，政務數字化的勢頭不可阻擋。數字檔案已經成為組織機構代碼日常工作中不可或缺的一部分，如何將數字檔案做到日益完善和方便群眾是我們目前需要討論的一大課題，今后，我們應當充分發掘組織機構代碼數字檔案的重要性和不可替代性，使其發揮最大效用。

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作者簡介

王安，工程師，工程碩士，主要從事組織機構代碼研究工作。

（責任編輯：張曉明）