淺析校外教育教務管理信息化建設

摘 要：隨著信息技術的飛速發展和應用，信息化管理在教務工作中的重要性也日趨明顯。教務管理信息化已經成為校外教育機構適應未來生存之需。教務管理信息化是校外教育機構利用現代信息技術，通過對信息資源的深化開發和廣泛利用，不斷提高教務工作管理、決策的效率和水平。現在的信息化系統已不再是單純的計算機軟件，而是一套蘊含了一定管理思想在內的軟、硬件結合體。

關鍵詞：教務管理；信息化；校外教育

隨著社會的發展，校外教育在兒童成長中發揮的作用越來越受到全社會的肯定。特別是隨著2013年教育部《小學生減負十條規定（征求意見稿）》的頒布，越來越多的家長和學員涌入了校外教育機構，參加校外興趣小組活動成了名副其實的“教育時尚”。與規模小、制度體系成熟、教務管理相對單純的學校教育相比，校外教育規模大、活動項目多、制度體系不健全，教務管理工作內容龐雜、任務繁重。對此，如何科學、優質、高效地管理成為當務之急，教務管理信息化也顯得尤為重要。

一、教務管理信息化的優勢

教務管理是校外教育管理的主要部分，具有重要的作用。教務管理是管理者遵循教育教學規律和管理規律，通過一定的管理手段使教學活動有序進行，并順利達到既定目標的全過程。教務管理信息化的主要優勢有：

1.科學高效

科學設置的學員卡號、班級編號（一班一號，一人一號），便于查詢、統計，有效避免了重名現象。根據不同人群設定相應的權限，保證了系統的安全性。通過網站、短信、手機報等現有通信手段，有效傳輸各種教務管理信息，及時發布通知公告、反饋意見，快速查詢學員信息、實時調班，使各項管理工作得以快速、方便、準確、規范、安全地實現。

2.公開透明

收費標準及構成公開透明。課程設置由教務處統一進行，部門在系統中開設班級前由教務處對每一項目的時長、收費標準等進行設置，開班結束后系統自動計算收費金額及費用構成，有效避免了一些不必要的人為因素。

3.實時跟進

在招生及課程實施過程中，對于報名人數、剩余名額、收入情況等可以隨時查詢并得到反饋，保證信息的及時、準確，為下一步的工作安排提供支持。

4.資源共享

領導、部門、教師、家長、學員可根據自身權限、需求隨時查詢學員庫、師資庫、總課程表、招生進度、課程進度、收費標準、收入情況等信息，掌握進度，共享資源。根據總課程表可以直觀地看到所有教室的使用情況，有利于各最大限度地使用教室，提高了教室利用率。

5.個性多樣

無論是課程設置、班級開設、收費退費均是最大程度地滿足各部門、家長、學員的需求，是集體特色交集、意見整合的結晶，保證了服務的優質、高效、貼心。

6.節約環保

系統實行網上申請審批的無紙化辦公，不僅節約了原來購買紙張、打印機耗材的辦公經費，節省了時間成本、人力成本，而且干凈、環保。

7.與時俱進

隨著未來信息水平的提高及自身發展的需求，不斷對教務管理系統進行及時再開發，提供對口服務。

二、教務管理信息化的建設

1.管理理念的更新——新理念

管理是組織中的管理者通過計劃、組織、指揮、協調和控制，運用一定的管理職能和管理方法對組織中的人、財、物、信息四大資源進行整合和協調，從而實現組織目標的過程。管理理念更新是指管理者不斷根據市場和社會變化用新思維創設新機制并借助新技術、新方法，創造一種新的、更有效的資源組合范式，以使調整后的四大資源的協作關系能最大限度地發揮他們的整合作用，達到以盡可能少的投入獲得盡可能多的綜合效益的目的。

管理理念更新與信息化是相輔相成的關系，管理理念更新需要以信息化為支撐，信息化推動著管理理念更新走向深入。信息化的實施需要以更新的管理理念為先導，管理理念更新推動著信息化的實施與應用。只有將信息化系統的功能與整個教務管理活動有效地結合起來，才能達到管理出效益的目的。

（1）由“手動”到“自動”的轉變

引進教務管理系統：教務管理系統（英文簡稱EMIS）是信息管理系統在教務管理上的應用。這種系統實際上是一個基于Web網絡的巨型數據庫，數據庫中采集并存儲了大量與教學相關的數據，使用者可以運用程序將這些數據進行共享、關聯、篩選、統計，從而得到所需的結果。系統涉及校教育教務管理各個環節，包括公共信息發布、申請審批、課程管理（開設班級、開設活動）。作為一種辦公工具，系統能夠極大提高管理效率、提升工作質量，使繁雜瑣碎的教務工作變得有序、快捷。

（2）由“管理”到“服務”的轉變

傳統的教務管理中管理、指導的意味更重，服務意識不足。當今的市場競爭已由過去的“商品競爭”演變成“服務競爭”。而今，“為教學服務、為家長服務、為學員服務”應成為所有教務工作者的宗旨。良好的服務意識包含了端正的服務態度、積極的精神狀態、高尚的職業覺悟及良好的觀察分析能力、判斷推理能力和服務執行能力。無論是教務管理系統，還是日常的教務工作都應是設身處地的為教學服務，急家長之所急，想學員之所想，最大限度地滿足并合理協調各方需求，竭盡全力為他們提供更加優質、貼心的服務。

（3）由“傳統”到“創新”的轉變

傳統管理以手工操作為主，進行科目、班級設置、招生、調班、退費、查詢等，工作量大、速度慢，工作效率低且錯誤率高。這種舊模式不僅不能適應現代教務管理（人數龐大、科目眾多、要求花樣、手段翻新）的要求，而且還阻礙了教務管理現代化的進程。為此，教務管理信息化被提上了日程。

（4）由“部分”到“全面”的轉變

教務管理信息化是一個全方位、立體式的管理工作，它涵蓋了教學工作的全過程。主要包括：學員管理（咨詢與招生、學籍檔案、安全與服務、評價與激勵、學習效果追蹤），教師管理（聘請師資、評價與激勵、繼續教育、教學研究、專業發展），課程管理（設置課程、安排課程、監控課程、優化課程、研發課程、教學評價）。另外，還包括各種基礎信息的統計及基于統計數字的策略支持。

2.管理模式的變革——新模式

（1）套餐式

根據學員個人興趣愛好，為他們量身打造一些特定套餐，如擊劍游泳、快樂作文與趣味數學、全日班等，供家長學員選擇，每個套餐都比單一科目的總和要有一定程度的優惠。這樣，既滿足了學員的多樣化需求，也降低了家長的經濟成本，還減輕了教務管理工作的負荷。

（2）購物車式

購物車式的學員報名模式是指一個學員一次報多個興趣培養活動時可以一次性累計交費，分別提供回執的一種報名模式。此模式免去了家長和教務管理人員的重復勞動，降低了時間成本和人力成本。

（3）個性化式

折扣設置：系統為符合條件的學員提供相應程度的打折優惠，踐行了“公益為先”的辦學理念。

收費個性化：可以多次交、退費。除普通的收費方式外，還增加了“增減課次”（主要解決插班學員的情況，按上課次數多少交相應費用，多上多交，少上少交）和“補費”（主要是解決一些續交資料費的情況）的收費方式。

時間沖突提醒：當學員所報科目在時間上有沖突時，系統會自動提醒家長；當家長在知情的情況下仍然堅持報名時，可以成功交費。

部長報名：部長在班額已滿的情況下，根據班額大小還可以進行適度的超額報名，以方便應對一些特殊情況。

（4）多樣服務

科目設置多樣：西樂類、表演類、理論類、聲樂類、民樂類、舞蹈類、游泳類、體操類、棋類、書法類、繪畫類、科技類、英語類、國學類、潛能開發類；班級設置多樣：根據不同科目分別按班級人數多少設大班、中班、小班，還有一對一、一對二、一對六；時段多樣：既有純周末班，也有短訓班，還有周末班與短訓班的結合體，還有長訓班；程度多樣：有理論型、實踐型、活動型、俱樂部型。校外教育設置的科目更注重學員的興趣愛好、更注重學員的個性，提供多樣化的服務，每個學員可以根據自身特點選擇相應的科目、合適的時間和對口的老師。

（5）創造方便

觸摸屏：為方便家長及學員對中心所有課程進行及時查詢，與“一卡通”項目合作對接，開發了觸摸屏功能，家長、學員可以在中心每個教學點對班級招生情況進行查詢。

學員卡：為每個學員免費提供一張存有學員個人信息及學習進程的學員卡，且實行一人一卡，進門出示，上下課刷卡，方便了解學員出勤情況，也保證了學員的人身安全，實現了“一卡多能”。

班級開設：除了普通的開班形式外，系統還增加了“本學期連開”（前后兩期班在班級信息大體相當的情況下可以續開本學期班級，只需在原班信息的基礎上對個別信息進行修改而不需要一個一個地錄入）和“跨學期連開”（前后兩期班在班級信息大體相當的情況下可以續開下學期班級，只需在原班信息的基礎上對個別信息進行修改而不需要一個一個地錄入）兩種續開班形式，大大降低了教務人員的工作量。

（6）可持續發展

隨著信息化技術的飛速發展，相信未來還有許多更加方便、快捷的新技術供我們選擇。無論是管理理念還是管理模式都需要隨著時代的進步而進步，諸如網上報名、網上支付等。這在方便家長的同時，也極大地提高了校外教育機構的工作效益。

校外教育實行教務管理信息化是必要的、必須的、有重要意義的。教務管理是一個系統，既有“新理念”作為先導，又有“新模式”作為實踐，相輔相成，理念在實踐中得到檢驗并升華，實踐在理念指導下更加科學有據。

參考文獻：

狄憲英.校外教育教務工作系統化管理問題探析[J].科學大眾·科學教育，2012（1）.

作者簡介：張虹（1985— ），女，現任職于中國兒童中心，畢業于首都師范大學，畢業后一直從事兒童教育工作；連翠娥（1975— ），女，山西人，現任職于中國兒童中心，曾從事教育學、心理學教育教學工作十余年，國家二級心理咨詢師。