簡(jiǎn)潔的公司會(huì)賺錢

徹底整理辦公區(qū)域

大大的辦公桌上分兩列各擺放著4臺(tái)顯示器，等距的排列方式好似用尺子量過(guò)一樣。這個(gè)如藝術(shù)作品一般的房間是設(shè)計(jì)師佐藤可士和創(chuàng)辦的SAMURAI事務(wù)所。“整理”可謂可士和的代名詞，2007年他的著作《佐藤可士和的超整理術(shù)》以20萬(wàn)本的銷量登上了圖書(shū)熱銷榜。

可士和說(shuō)：“在很大程度上，設(shè)計(jì)工作就是伴隨創(chuàng)意的‘整理’工作。整理辦公室也是工作之一，不能因?yàn)槊桶堰@項(xiàng)任務(wù)延后，要為了提高工作效率而整理。”

SAMURAI事務(wù)所里的一切物品都有固定位置，公用物品很多，私人物品很少。一般公司的辦公桌上會(huì)放一些個(gè)人使用的便簽、紙巾等，這些在SAMURAI都是公用的。透明膠放在架子第一層的左邊，記賬單則在下面一層，電線也以美觀的方式卷起來(lái)固定放置。

一起負(fù)責(zé)某個(gè)項(xiàng)目的3名員工不會(huì)分別保存資料，而是將資料放在一個(gè)固定的置物盒里，合作者的名片也統(tǒng)一由一人保管，這樣他們持有的名片總數(shù)就能縮減至過(guò)去的三分之一，易于管理。SAMURAI通常會(huì)同時(shí)推進(jìn)30個(gè)工作項(xiàng)目，共享資料大大節(jié)省了空間，而且在負(fù)責(zé)人不在的情況下，其他人也能順利地接替他繼續(xù)工作。在這里結(jié)束了一年實(shí)習(xí)的大學(xué)生說(shuō)：“現(xiàn)在我即便在家，看到物品沒(méi)放在原本的位置都會(huì)覺(jué)得不舒服。”

制定規(guī)則是SAMURAI式整理術(shù)的精髓。整理不是指變換物品的位置，而是判斷它是否是必需品。經(jīng)理佐藤悅子說(shuō)：“只要在初期設(shè)定好要求，普通人也能按規(guī)定毫不猶豫地執(zhí)行。”現(xiàn)在由設(shè)計(jì)師笠原智敦率領(lǐng)員工們進(jìn)行整理作業(yè)。回想起剛進(jìn)事務(wù)所的時(shí)候，笠原說(shuō)：“我算是比較認(rèn)真的了，但也沒(méi)能從真正意義上做到‘整理’，因?yàn)槲遗袛嗖怀鰬?yīng)該扔掉哪些東西。”對(duì)工作逐漸熟悉之后，笠原從可士和身上學(xué)會(huì)了判斷的方法，將必需品與非必需品分開(kāi)，明確固定位置，并保持下去。

盡可能電子化

周一早晨是SAMURAI的例行整理時(shí)間。全員確認(rèn)工作進(jìn)展情況，整理日程，明確完成時(shí)間，拿出裝有項(xiàng)目文件的文件夾，挑出不需要的內(nèi)容，舊版本文件則直接用碎紙機(jī)處理掉。最近公司新設(shè)了一臺(tái)打印機(jī)，笠原說(shuō)：“最新式的打印機(jī)可以聯(lián)網(wǎng)，墨粉用完以后機(jī)器能自動(dòng)下單訂購(gòu)墨盒，這樣原來(lái)負(fù)責(zé)采購(gòu)墨盒的員工就少了一項(xiàng)任務(wù)。”

電子化與電腦空間的整理也是SAMURAI事務(wù)所的重要特點(diǎn)。悅子的辦公桌上總是堆滿了各種紙質(zhì)文件，每天都有刊登事務(wù)所宣傳內(nèi)容的雜志、發(fā)票、樣張、合同等等。她靈活運(yùn)用便攜式掃描儀處理文件，盡量做到文件電子化，清理掉非必需的紙質(zhì)文件。不能立即判斷出是否必要的東西則暫時(shí)存入“臨時(shí)收納盒”，這個(gè)收納盒既存在于現(xiàn)實(shí)，也存在于電腦空間。悅子有空時(shí)再對(duì)盒子里的文件進(jìn)行分類，如果存放時(shí)間超過(guò)了一個(gè)月，就果斷丟棄。悅子說(shuō)：“精神的富余與空間的富余之間有著密切的關(guān)系。”

在SAMURAI，電腦文件夾的命名也有一定的規(guī)則。假如同時(shí)使用不同形式的命名方式，例如“UNIQLO_001”和“001優(yōu)衣庫(kù)”并存，就會(huì)造成混亂，所以工作室制定了相應(yīng)的命名規(guī)定。

在對(duì)空間和信息做完整理之后，就進(jìn)入了整理思想的階段。可士和在這一點(diǎn)上做到了極致。他有時(shí)需要在一天內(nèi)參與7個(gè)項(xiàng)目的研討會(huì)，但是整個(gè)過(guò)程中他幾乎從不做筆記，而是當(dāng)場(chǎng)做出判斷。可士和說(shuō)：“重要的不是記憶，而是感覺(jué)。認(rèn)真聽(tīng)，仔細(xì)觀察，就能很快做出決定。”“整理思想”能夠引導(dǎo)人們理解問(wèn)題的本質(zhì)，及時(shí)獲得對(duì)策。

會(huì)前溝通沒(méi)必要

對(duì)于許多公司而言，敵人不在外，而在內(nèi)。舉個(gè)例子，開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品時(shí)，制造部門會(huì)問(wèn)：“怎么生產(chǎn)這件產(chǎn)品？”營(yíng)業(yè)部門則質(zhì)疑：“賣不出去怎么辦？”公司內(nèi)部的混亂抑制了自身的發(fā)展。生產(chǎn)、銷售日用品的日本公司愛(ài)麗思?xì)W雅瑪并不存在這樣的問(wèn)題。這家公司可以在一年之內(nèi)開(kāi)發(fā)1000多款新產(chǎn)品，最近3年內(nèi)推出的商品的銷售額占到了總銷售額的五成，十年間產(chǎn)品銷量翻了一番。

愛(ài)麗思?xì)W雅瑪是通過(guò)內(nèi)部整理，才具備了“持續(xù)、快速推出新產(chǎn)品”的優(yōu)點(diǎn)。公司對(duì)決議系統(tǒng)進(jìn)行了簡(jiǎn)化。每周一9點(diǎn)40分準(zhǔn)時(shí)召開(kāi)新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)會(huì)。以社長(zhǎng)為首，知識(shí)產(chǎn)權(quán)、品質(zhì)管理、生產(chǎn)技術(shù)等部門的50名員工出席會(huì)議，用一天時(shí)間裁決五六十件提案。由于各個(gè)部門齊聚一堂，就沒(méi)有必要再做會(huì)前溝通。

如果沒(méi)有新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)會(huì)，負(fù)責(zé)人就需要花費(fèi)大量的時(shí)間說(shuō)服公司內(nèi)部的反對(duì)力量。而在新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)會(huì)上，所有相關(guān)人士都參與交流，無(wú)需繁雜的過(guò)程。提案介紹完畢后，各部門進(jìn)行簡(jiǎn)單提問(wèn)，所花時(shí)間不過(guò)3分鐘。

舉個(gè)例子，2012年愛(ài)麗思?xì)W雅瑪推出的電磁爐成為熱銷產(chǎn)品。當(dāng)時(shí)市場(chǎng)上的主流電磁爐均須以200伏電壓供電，日本的普通家庭需要對(duì)電路進(jìn)行施工改造后才能使用。消費(fèi)者抱怨這樣既費(fèi)時(shí)又費(fèi)錢，在新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)會(huì)議上，有人提出推出以100伏電壓供電的微控產(chǎn)品。但是，一般來(lái)說(shuō)廠商追求的是“進(jìn)化”，生產(chǎn)比別家電壓低的商品倒像是一種“退化”。

這東西賣得出去嗎？會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)一片嘩然。負(fù)責(zé)人解釋說(shuō)：“100伏電壓的產(chǎn)品不需要用戶特殊設(shè)置，可以連接日本本土的所有插座。消費(fèi)者不用再費(fèi)勁更改家里的電路，就算搬家也能照常使用。”

在最前排聆聽(tīng)發(fā)言的社長(zhǎng)大山健太郎肯定了這項(xiàng)提案：“明白了，我覺(jué)得不錯(cuò)。”提案者沒(méi)有站在廠家的角度，而是表現(xiàn)出對(duì)消費(fèi)者不滿的理解，社長(zhǎng)對(duì)此給予了高度評(píng)價(jià)。商品開(kāi)發(fā)部經(jīng)理佐藤耕平說(shuō)：“由于直接得到了公司高層的認(rèn)可，我們無(wú)需再花費(fèi)精力斡旋。”

一般來(lái)說(shuō)，商品開(kāi)發(fā)像一場(chǎng)接力，按照企劃、開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)、品質(zhì)管理、制造技術(shù)的順序推進(jìn)。但是愛(ài)麗思?xì)W雅瑪?shù)乃胁块T是一齊推進(jìn)工作的。在設(shè)計(jì)部門構(gòu)思產(chǎn)品樣式的同時(shí)，品質(zhì)管理部則對(duì)“產(chǎn)品能否確保顧客安全”進(jìn)行研討，知識(shí)產(chǎn)權(quán)負(fù)責(zé)人則檢查商標(biāo)是否有問(wèn)題。

此外，為了提高工作效率，愛(ài)麗思?xì)W雅瑪還在不同部門的磋商方式上下了功夫。部門研討時(shí)所有人都站著，俗稱“站談會(huì)”。各個(gè)部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人圍在1米高的圓桌周圍，因?yàn)闆](méi)有椅子，所有人都能將注意力集中在解決問(wèn)題上。

廢除個(gè)人辦公桌

內(nèi)田商行專門銷售辦公用設(shè)備。2011年12月的一天，負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)客戶高層的寺門創(chuàng)突然通知銷售部的同事：“總公司辦公樓將于明年1月搬遷，請(qǐng)大家在此之前盡量減少手頭的紙質(zhì)文件。”大家都知道搬辦公室的事，也對(duì)個(gè)人辦公桌轉(zhuǎn)換成共用桌有所耳聞，但是減少紙質(zhì)文件到底是怎么回事？

整個(gè)銷售部炸開(kāi)了鍋，同事們抱怨不已：“減少文件可不是那么簡(jiǎn)單的事！”厚厚的目錄、巨大的圖紙……對(duì)內(nèi)田商行而言，“紙”是重要的營(yíng)業(yè)工具。商談一次就能簽約的情況很少，提案書(shū)的數(shù)量往往會(huì)因版本更新而不斷增加。寺門解釋道：“提要求的目的不是廢除紙質(zhì)資料，而是希望大家減少文件數(shù)量，以適應(yīng)變小的文件保管空間。”

寺門在辦公室放置了一個(gè)長(zhǎng)45厘米、寬40厘米、高40厘米的文件柜，除此之外每人只有3個(gè)文件盒。寺門的安排是有意而為之的。內(nèi)田商行為客戶提供辦公室的布置方案，自己的辦公區(qū)卻雜亂無(wú)章。寺門希望借搬辦公大樓的機(jī)會(huì)對(duì)公司進(jìn)行整理，然而真正做起來(lái)卻是出乎意料地難。

“這份文件可是我熬了一夜做出來(lái)的啊。”“啊，我找到了我簽的第一張單子的提案書(shū)！”回憶成為整理工作的阻力。搬遷的日子就定在兩個(gè)月以后。員工們將無(wú)論如何也不能丟掉的資料掃描成電子文檔保存，用兩個(gè)月的時(shí)間告別了回憶。整理之前，每名員工平均保存了6.1米高的紙質(zhì)文件，整理完成后這個(gè)數(shù)字降為30厘米，文件放得進(jìn)文件柜了。

為什么內(nèi)田商行能順利完成這個(gè)嚴(yán)峻的任務(wù)呢？其實(shí)在寺門提出要求之前，整個(gè)部門召開(kāi)過(guò)一次推進(jìn)會(huì)。公司為客戶提供辦公區(qū)布置方案，可是如果自己的辦公區(qū)域都一片混亂，又如何具有說(shuō)服力？所有人都對(duì)自己的工作方式進(jìn)行了審視，共找出344個(gè)問(wèn)題點(diǎn)，從中篩選出了10個(gè)重要課題，并制定量化目標(biāo)。例如員工因?yàn)槊τ谥谱魑募Y料，只有24%的工時(shí)用于與客戶面對(duì)面溝通，最終這個(gè)問(wèn)題點(diǎn)的目標(biāo)值定為40%，對(duì)文件的整理正是達(dá)成目標(biāo)的手段。要整理紙質(zhì)文件，必須實(shí)現(xiàn)文件電子化。將文件保存為電子版，員工可以通過(guò)數(shù)據(jù)共享，節(jié)省從零制作提案資料的精力，增加走訪客戶的時(shí)間。

促進(jìn)資料共享

搬到新大樓以后，內(nèi)田商行廢除了個(gè)人辦公桌和抽屜。員工們將用過(guò)的文件放入便攜文件盒，在空位置坐下辦公，外出辦公時(shí)只需從文件柜帶走要用到的文件。如果多次向客戶提交方案，舊版提案書(shū)僅保留電子版。

在整理過(guò)程中，公司還成立了一個(gè)專門篩選有價(jià)值數(shù)據(jù)的小組，促進(jìn)知識(shí)的共享。負(fù)責(zé)該事宜的矢野直哉說(shuō)：“我們努力讓所有員工都毫無(wú)保留地貢獻(xiàn)自己的知識(shí)和技能，并自由利用共享的公司資源。”

從個(gè)人辦公桌和紙質(zhì)文件中解放出來(lái)之后，銷售人員的公文包變薄了，感覺(jué)一身輕松，有突發(fā)狀況時(shí)可以立即動(dòng)身去見(jiàn)客戶。如今，員工與客戶當(dāng)面交流的時(shí)間超過(guò)了總工時(shí)的一半，商行營(yíng)業(yè)額有了大幅上漲。由于不再受辦公桌所限，公司內(nèi)部的協(xié)商也變得容易了。不必特別安排會(huì)議，同事之間有問(wèn)題便直接溝通。通過(guò)整理，內(nèi)田商行的辦公環(huán)境與員工的思想都變得更加開(kāi)闊了。

[譯自日本《AERA》周刊]