計算機網絡技術在高校檔案管理中的應用研究

摘要：計算機網絡技術在現代化信息時代已經廣泛應用，在各個領域發揮重要的作用。高校檔案管理實現自動化、信息化、數字化，積極應用計算機網絡技術于工作中是必要的。高校檔案管理是高校管理工作重要的組成部分，對于促進高校教學、科研、基建等工作的順利開展具有重要的意義。本文就高校檔案管理工作中存在的問題進行分析，探討計算機網絡技術在高校檔案管理中的應用，為高校檔案事業發展提供借鑒。

關鍵詞：計算機；網絡技術；高校；檔案管理

中圖分類號： ：G647.24 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）10（b）-0000-00

當前我國高等教育事業快速發展，高校各部門工作方式也在逐漸改進，隨著高校檔案的數量和種類增多，管理的難度也逐漸增大。傳統的檔案管理模式已遠不能適應社會的發展需求，因此提高高校檔案管理效率，必須應用計算機網絡技術于檔案管理中。

一、高校檔案管理工作存在的問題

1.對檔案管理工作不夠重視，管理理念不完善

高校檔案大多數以紙質為主，數量大、種類多，檔案管理工作有一定的難度。有的高校對檔案管理工作不夠重視，人力、財力的投入力度不夠，各部門檔案意識淡薄，檔案管理人員只能對大量的檔案進行簡單的收集與整理，沒投入精力充分挖覺檔案信息資源的利用價值，使檔案資源出現浪費現象。對計算機網絡化管理的認識不夠，沒有完善的計算機網絡管理一是，計算機網絡管理技術逐漸應用，工作人員的管理理念沒有根本轉變，并沒有充分發揮計算機網絡技術的作用。

2.檔案管理手段不適應快速發展的現代化社會

信息技術的飛速發展，社會化信息程度快速提高，檔案管理工作面臨巨大挑戰，傳統的管理模式已大大阻礙了檔案事業的發展，因此，必須改變傳統的管理思路和方法，才能信息化社會的新要求相適應。目前很多高校檔案管理部門雖然已經配備了相應的現代化管理設備，逐步在實現計算機網絡管理，在實際的檔案管理工作中，也存在嚴重不足，檔案數據庫建設存在不足，主要以目錄數據庫為主，全文數據庫和多媒體數據庫建設不夠完善，音像、實物等載體的檔案數量很少。在現代化的計算機網絡環境中，傳統管理方式不能滿足用戶的多種需求，更不利于高等教育各項工作的順利開展。

3.過期檔案沒做到及時清理

檔案的保管期限分為短期、長期、永久三種，傳統的理方式下，仔細清查檔案工作有困難，對檔案的儲存時間信息掌握不夠精準，致使大批失效檔案不能及時被處理，又因為鑒定和審核程序繁瑣而不作處理，這都給管理工作帶來額外負擔。

4.檔案管理人員服務能力與業務素質有待提高

高校檔案管理工作是一項專業性較強的工作，需要檔案管理人員具有一定的專業知識和業務技能，還得具有信息開發的技能。檔案不是封存不動的信息資源，綜合開發和利用檔案信息資源是檔案工作的根本目的。當前，檔案信息資源的充分開發與利用是檔案事業中的一項非常重要的工作。 檔案管理人員需要努力創造有利條件，充分運用現代化的計算機信息管理手段，及時、準確、科學、高效地開發檔案信息資源為高教發展服務。檔案管理人員的結構不夠合理，有的檔案管理人員沒有接受過系統的專業培訓，專業素質和技能不高，對現代化的計算機網絡技術不夠熟悉，不能掌握熟練的操作技能，無法使高校檔案充分發揮促進高教發展的作用。

二、計算機網絡技術在高校檔案管理中的應用

1.樹立以利用為本的現代化的檔案管理觀念

計算機網絡信息的運用使檔案服務工作更加快捷、便利，高校檔案應本著以“用戶利用”為本的服務理念，樹立計算機網絡信息化的檔案管理觀念，轉變傳統的管理模式，充分認識到檔案管理工作運用計算機網絡技術的重要性，使檔案管理逐漸實現網絡化、信息化、數字化。

2.建立完善的檔案管理機制

高校檔案科學化管理的基石是檔案管理機制。高校檔案的管理人員必須嚴格堅持管理體制原則，學校加強監督與控制并發揮教育與激勵的作用，科學調整配備檔案工作人隊伍，為實現檔案管理的科學化奠定基礎。

建立完善的高校檔案工作管理機制，根據現行的相關檔案法律，完善高校檔案管理機制，推動檔案事業發展進程。建立科學、合理的檔案管理體制，確保檔案的收集、整理、立卷、保管、利用各環節協調發展，建立相應的檔案制度，鼓勵管理人員提升自身業務素養。為了實現我國高校檔案管理的科學化發展目標，建立一支科學素質過硬的檔案管理隊伍，提高高校檔案管理水平。

3.提升檔案管理人員的管理水平與服務能力

做好檔案管理工作，檔案管理人員應樹立主動服務理念，強化服務意識，提升管理與服務水平是很有必要的。檔案管理工作的質量和效率直接取決于檔案管理人員的素質和能力，因此高校必須建立一支專業素質過硬、信息技術很強的檔案管理隊伍。檔案管理人員除了需要具備檔案管理的基本操作技能和能力之外，還要求掌握現代化的檔案管理技術，如利用計算機程序對大量的高校檔案進行科學而準確的收集、分類、組卷等，另外還要培養檔案管理人員在計算機終端使用、數據錄入、數據庫建設、加密技術能力、網絡管理及網絡安全技能等，以適應檔案管理技術的不斷發展。高素質的人才隊伍將為提高檔案管理科學化水平提供有力的智力支持和人才保障。

通過教育培訓工作，提高檔案管理人員的業務技能，熟悉并精通計算機網絡技術的使用，增強責任意識，促進職業道德的提高，充分認識到檔案信息的重要性，不斷提高自身的服務意識，轉變工作觀念，提高檔案管理工作水平。能夠全身心地投入到高校檔案管理工作中，更好地適應檔案管理現代化的需要，促進高校檔案事業的發展。

4.完善高校檔案信息庫，在檔案管理工作中充分應用計算機網絡技術

高校檔案信息庫應該進一步完善，能保障檔案信息的有效管理和充分使用。對檔案信息進行合理的歸類，確保有效提取檔案信息。充分重視和完善檔案信息庫的維護工作，設置定期的檔案信息更新與檢查，確保檔案信息的安全性。以實現檔案信息的有效服務作為出發點，實現檔案信息的充分有效利用。

利用計算機網絡技術提高檔案收集、加工、處理、利用的水平，也促進檔案資源的利用效率的提高，推動高校檔案管理工作積極、有序地發展。計算機網絡技術的應用，實現檔案信息檢索方式便捷化、智能化，加快檔案管理信息網絡化，實現高校檔案信息資源共享。

結語

隨著計算機網絡技術的發展，高校發展中檔案信息的大量增加，實現高校檔案信息的計算機網絡化管理方式凸顯重要。高校檔案管理工作重點是進一步完善檔案信息庫的建設，提高檔案管理人員對于計算機網絡化管理的認識，在實際的檔案管理工作中充分實現計算機網絡技術的應用。高校檔案管理人員轉變工作理念是必然的，檔案管理人員提高服務意識是必需的，管理工作中充分發揮計算機網絡技術的優勢，確保高校檔案信息實現有效利用，推動高等教育發展。

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