Excel在中小企業會計賬務處理中的應用研究

【摘要】在現行的會計電算化中，中小企業大多使用專業財務軟件，由于其成本費用高、技術維護水平低、會計人員素質低、整體工作效率低，最終導致其企業利潤水平下降，為使中小企業提高效率和優化配置資源，會計電算化的革新勢在必行。Excel在財務上有著強大的數據處理功能，對于中小企業的經濟業務，用Excel做賬完全可以代替專業的財務軟件，成本費用大大降低，效率將會成倍提高。文章研究分析了Excel在會計賬務處理中的優勢，根據其特點介紹了制作記賬憑證、登記明細賬、登記總賬、出具報表的一整套流程的應用以及會計在未來發展的一個方向，從橫向和縱向上鮮明地展現Excel與專業財務軟件相比在中小企業中的應用優勢。

【關鍵詞】賬務處理；Excel；中小企業；會計電算化

由于現代科技的不斷發展和應用，尤其是計算機的應運和推廣，許多傳統行業逐漸崛起，新興行業也迅速成長起來，會計作為一個傳統且待改革發展的領域，電算化自然將成為未來發展的一個必然趨勢。然而，截至2014年，中國的中小企業電算化使用率只占21%，普及率總體十分偏低，電算化中使用專業財務軟件的比率占到17.8%，Excel數據表格和其他數據統計軟件幾乎很少使用，企業管理信息技術應用明顯落后于信息技術發展速度。由Microsoft最先推出的Excel作為一種電子表格處理軟件，它的功能除了一般的電子表格處理和數據圖表外，還有與其他軟件不同的數據庫管理功能。所以，從會計憑證到報表出具的流程中，通過它的功能可以將數據進行快速錄入和整合分析，能為企業、事業等單位提高效率和提供各種各樣的分析，從而為企業提供更好的決策。將Excel與會計領域相結合，將幫助企業整理冗雜的數據，使之數據簡單化、信息明晰化、行業專業化。

一、Excel在會計賬務處理中的優勢

（一）自動執行復雜且多變的任務

通過Excel的VBA（宏）功能，使用者只需單擊一下鼠標即可自動執行復雜且耗時的工作；也可在各個做賬環節中，制作一個企業自己通用的模板，在以后的記賬中我們只需要調出模板，引用模板即可，相當于我們只是錄入會計信息，其他的工作就由Excel的程序自動化處理。

（二）訪問外源數據

從多種數據源導入財務數據，通過自動添加列和運行復雜的數學公式，可以編制各種報表，甚至還能用十分直觀的圖表來完成本量利分析以及通過最簡單的匯總統計和篩選排序方式創建圖形化儀表板——以簡潔的形式匯總大量商業信息和會計信息。

（三）簡單易學

會計人員不需要特別的培訓即可上手，整個軟件設計人性化。這項優點在會計的賬務處理中得以體現，整套流程沒有復雜的程序代碼，只需要適度地掌握一些函數的引用和一些特定的公式，就能將會計賬務處理在電子表格上充分體現，構建起數據之間的勾稽關系（一個Excel表格數據的更新會帶動別的Excel表格數據的自動更新）。總的來說，Excel對使用者的軟件實力和硬件實力要求不高，專業財務軟件則相反。

（四）使用成本低

在中小企業在做賬務處理中，沒有像大企業那樣繁雜的經濟業務，所以對其軟件要求就低，只要能滿足企業的需要即可。其成本遠遠比專業的財務軟件低，且軟件的維護不需要使用者去管理，專業的財務軟件則不行，必須要有專業的平臺維護人員。

綜上，運用Excel成為中小企業的首選。當然它也會存在一些限制：首先，Excel由于功能相對較少，加上其本身功能的使用對象是各個行業，帶有大眾化，較少的提供專業的財務功能，只能處理一些簡單的日常業務。所以，企業成長為大型企業后，Excel的功能就無法滿足，必須得轉為專業財務軟件，比如用友、金蝶、管家婆、金算盤、暢捷通等；其次，由于沒有專業的軟件技術人員進行維護，在賬務處理中遇到難題時，就陷入了無能為力的困境，或許就只有等到整個軟件更新和一次大的技術改變，才能解決此問題；最后，由于Excel在賬務處理中是公開進行的，具有開放性，會計關系要求制衡，會計信息要求保密，在此方面，Excel的信息保護程度較低，各個職位間的制衡程度低，容易造成會計信息的失真和泄露。

二、Excel在會計賬務處理中的應用

（一）科目表和憑證錄入模版的應用

1.會計科目表。會計科目表也稱“記賬憑證匯總表”，它是將定期對企業的全部記賬憑證進行分類匯總，并按各個會計科目列示其借方發生額和貸方發生額的一種匯總憑證。根據借貸記賬法的基本原理來看，科目匯總表中的各個會計科目的借方發生額合計與貸方發生額合計必須相等，所以科目匯總表具有試算平衡的作用。其賬務處理程序是根據記賬憑證定期匯總編制科目匯總表，并據以登記總分類賬的一種賬務處理程序。

2.會計科目表的應用方法。會計科目表作為會計賬務處理的起點，在Excel中的編制方法大致可以分為如下三個步驟：第一步，新建一個Excel工作電子表格。第二步，在把所需要的會計科目抄上去，注意：這里并不是需要人工借助鍵盤敲上去，你可以應用簡便方法完成，即在網站上搜索一個按《小企業會計準則》做賬的會計科目表，并且將其設置的格式也一并復制下來。第三步，粘貼在新建的電子表格內，增加或刪除某個或一些會計科目，這就要根據自己企業的一個業務情況進行合理安排。

3.記賬憑證錄入模板的設計。在上面的會計科目表建立好了之后，我們就可以建立一個憑證錄入模板，模板的樣式，這里我們并不需要自己去創造，只需要按我們真實的憑證模板即可。下面詳述通用記賬憑證錄入模版的方法：第一步，打開剛剛新建會計科目表的Excel電子表格，選擇sheet2（新建的Excel文件，通常有三張表）。第二步：在表格中借鑒記賬憑證的樣式，輸入各個項目，如憑證的表頭（表頭：寫有“記賬憑證”的名稱、單位名稱：XX有限公司、記賬日期、憑證號、業務發生日期、摘要、總賬科目、明細金額、借方余額、貸方余額以及會計相關人員的簽章等）。第三步：憑證模板的大致內容錄入好了以后，我們就可以對其進行美化——首先把各個項目的字體設置好大小，合并單元格，調整好憑證的行高和列寬；然后選中憑證的區域，單擊右鍵，選擇“設置單元格格式”項目，在窗口中選擇“邊框”，外邊框設置為較粗的黑線，內邊框設置為較細的黑線；最后將憑證表格以外的背景邊框顏色進行隱藏。這樣，一張完整的記賬憑證模板已經錄入好了，以后就可以復制沿用此模板，工作就相當輕松了。當然，這里只是講述了通用記賬憑證的模板，如果使用者需要分類記賬的話，沿用此方法，也可以做出收款憑證、付款憑證以及轉賬憑證。

4.會計記賬憑證錄入。憑證錄入時，我們會涉及到十分繁雜的會計科目，如果每次手動輸入就會耗大量的時間，因此，我們就可以應用Excel的定義名稱功能。這個功能就是把你選中的一些系列數據用一個名稱來代替，在這里就像我們把會計科目表用一個字符串來代替一樣，在后面的眾多應用時，只要應用這個名字，就可以應用所有的會計科目，也就等同于調動了一整套數據。“定義名稱”方法如下：第一步，點擊公式菜單欄中的定義名稱，然后就彈出一個對話框來，在那里面就隨意輸入一個名稱，比如這里我們是要將會計科目應用到表一的記賬憑證中，因此，我們就可以把名稱設為“會計科目”，目的就是為了方便后續工作的選擇。第二步，點擊引用位置右邊的小按鈕，再點擊表二記賬憑證中總賬科目下的第一欄，然后打上一個冒號，再點擊總賬科目下的最后一欄，這樣就得到了一個引用科目的范圍，也就是選擇總賬科目中的所有科目，點擊確定，一個以名稱為代表的科目集合就完成了。第三步，在記賬憑證中的總賬科目下，就可以應用這些科目，而不是大量的輸入科目。選中記賬憑證中第一個要輸入的總賬科目，點擊菜單欄中的“數據”，再點擊“數據有效性”，在彈出的對話框中，有效條件：允許的下拉框中選擇序列，來源下面輸入“=會計科目”。其他的地方都不用設置，點擊確定。此時，一個科目集合就在表格的下拉框中，等待選擇。第四步，在剛剛設置的單元格右下角處，按住鼠標往下拉，即可將科目集合復制到整列的單元格中。在以后做憑證時，就不用再耗費大量時間去輸入科目，直接選擇即可。

5.記賬憑證的打印。所有的憑證都做好之后，通常工作中我們往往需要一筆筆的打印憑證，工作量巨大。因此，我們就要用到Excel的篩選功能，點擊篩選，假如這里我們需要打印3號憑證，就選擇3號憑證，這樣就出現了一筆完整的3號憑證。憑證中的合計，我們直接在合計行中輸入函數=SUBTOTAL（109，G4：G7），這樣就會顯示你的合計金額，從而更加方便后面的明細賬登記。

（二）篩選復制法下明細賬登記的應用

1.替換宏程序（VB語言）。明細賬的登記，在Excel中可以用到宏（VB語言），也就是寫程序，VB語言是一門很復雜且深厚的學問，對于一般會計人員來說，就顯得特別難。在這里，我們完全可以用簡單的篩選復制代替復雜的宏程序。需要注意的是，我們在會計上就有一個前提假設——日記賬也是明細賬的一種。

2.篩選復制法。篩選復制法的步驟很簡單，如下：第一步，在Excel中，設計出銀行存款日記賬的模板，調整相應格式。第二步，在月末余額單元格中添加“公式=期初余額+本月借方發生額合計-本月貸方發生額合計”。第三步，在記賬憑證中，用篩選功能選出本月銀行存款科目。把篩選出來的結果直接粘貼在銀行存款日記賬中，這樣銀行存款的明細賬就做出來了。其他的明細賬也就用同樣的方法。

（三）憑證匯總——數據透視分析應用

1.檢查借貸平衡。前面步驟中，已將憑證錄入在憑證模板中，但是我們面對很多經濟業務時，錄入憑證的過程中，不經意間就會發生借貸不平。所以，在錄入的過程中，我們隨時要檢查是否有借貸不平的現象。為了避免此類現象和提高工作效率，我們可以設置一個公式，目的是隨時提醒我們。單擊憑證外的任意一個單元格，輸入公式“=IF（G4=H4，‘借貸平衡’，‘不平衡’）”表示，如果借方金額等于貸方金額，就顯示“借貸平衡”，否則就顯示“不平衡”。

2.數據透視分析。Excel數據透視表是個非常強大且實用的功能，可以更好地進行數據的匯總分析處理，各個領域的工作都會運用到數據透視分析，財務也不例外。第一步，將我們錄入好的憑證，選擇總賬科目、明細科目、借方金額、貸方金額四欄，點擊菜單欄中的插入數據透視分析表。第二步，在彈出的窗口中，點確定，右邊則將會出現字段列表。把字段總賬科目拖入行標簽的下面，把字段借方金額和貸方金額拖入數值下面。第三步，分別點擊單元格中的計數項借方金額和計數項貸方金額，將彈出窗口，選中其中的求和，然后確定，左邊的各個科目金額則自動匯總。

3.登記總賬和報表。根據上面的數據透視分析，我們將得出各項匯總，所以在登記總賬的時候，就可以直接填列了。如果企業要用到賬本的話，就直接抄到賬簿就行了；如果要用Excel，就直接設計一個和總賬格式一樣的模板，然后把金額復制進去即可。當總賬登記完成之后，我們的報表相應也就跟著出來了，即整個賬務處理完成。

三、結論

通過對Excel的應用研究，中小企業使用Excel進行會計賬務處理，有效地節約了記賬成本和提高了公司運營水平，其應用方法簡單且通俗易懂，把一套復雜的會計工作簡單直觀地展現給使用者，特別是針對初學者和剛畢業沒有經驗的的大學生。此外，本文通過分析Excel做賬的優劣勢，引出了每個步驟應用的詳細講解，使其更具有教育性。目前針對我國中小企業在會計電算化的應用研究仍處于初步階段，無論是理論還是實際應用操作方面都存在一些問題，對于建立起適合自己企業發展的電算化系統還處于迷茫中。由此，在Excel會計電算化賬務處理未來研究方向上，應結合理論與實踐并遵循借鑒和創新的原則，使之應用更加成熟穩定。隨著社會的發展，企業對會計電算化的重要性認識必將加深，Excel進行賬務處理也越來越會被企業所需要，企業管理者也將逐漸認識到Excel的應用將帶來的利益。

總之，中小企業利用Excel進行會計賬務處理，大大地提高了工作效率和管理水平，提升了會計人員電算化能力和業務操作能力，符合了現代化新型企業管理的發展趨勢，對中小企業今后的發展和壯大打下了堅實基礎。今天，一個電子信息化的高科技時代，Excel的應用將會越來越廣泛，它的應用在提高會計水平上有著強大的促進作用，只要我們不斷在會計理論和會計實踐上深化、拓展、研究、分析，在未來的發展中，定會促使會計水平在國際上有一個整體提高。

參考文獻

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作者簡介：何軍（1994-），男，重慶人，本科在讀，研究方向：中小企業會計電算化應用。