基層檔案室會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀存在問題及對策

摘 要：《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對各門類會(huì)計(jì)檔案的保管期限及過期會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作做了明確的規(guī)定。目前，保管在基層單位的過期會(huì)計(jì)檔案數(shù)量很大，占據(jù)著檔案室，浪費(fèi)了人力物力。本文在分析存在問題的基礎(chǔ)上，對癥下藥，提出了一些有建設(shè)性的措施。

關(guān)鍵詞：基層檔案室 會(huì)計(jì)檔案 鑒定銷毀

檔案鑒定銷毀是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)。直接決定著檔案的存毀。1998年頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）對各門類會(huì)計(jì)檔案的保管期限及過期會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作做了明確規(guī)定。但因?yàn)檫^期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作政策性、業(yè)務(wù)性、責(zé)任性很強(qiáng)，在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀嚴(yán)重滯后，據(jù)調(diào)查，漯河市區(qū)劃調(diào)整20多年來，一直沒有組織過會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作，大量期滿會(huì)計(jì)檔案占據(jù)著檔案室，浪費(fèi)了人力物力，“不敢毀，交不掉”的尷尬狀況困擾著管理單位。

一、會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀存在問題分析：

1.對會(huì)計(jì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠

前期管理要求，為后期檔案保管和鑒定銷毀提供了便利。對會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性缺乏充分的認(rèn)識(shí)， 導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。許多單位只重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理，沒有專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員。很多會(huì)計(jì)人員不懂檔案的基本操作流程，對財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，導(dǎo)致整理出來的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)范性要求。而到期檔案歷史價(jià)值的鑒定和銷毀很大程度上依賴于鑒定人員的主觀判斷，因此，會(huì)計(jì)人員對會(huì)計(jì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)程度決定了其判斷檔案鑒定銷毀工作的準(zhǔn)確性。

2.會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作職責(zé)不明確

《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》對未到期的會(huì)計(jì)檔案或到期但仍有憑證、參考價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案銷毀要追究其法律責(zé)任，而《辦法》對期滿會(huì)計(jì)檔案的處置，提出的是宏觀性的指導(dǎo)，對基層來說可操作性并不強(qiáng)。（1）《辦法》規(guī)定“各級人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查”。作為主管部門的各級財(cái)政部門和檔案行政管理部門，各自的責(zé)任并未明確，這樣的共同職責(zé)規(guī)定，給雙方都有互相推諉或依靠對方的理由，監(jiān)管無從談起。（2）《辦法》把會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀的職責(zé)，交由部門財(cái)務(wù)、部門檔案室和部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)，在沒有外力的強(qiáng)制要求下，忙于日常事務(wù)的基層人員是難以把任務(wù)重、責(zé)任大的會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作提到議事日程上來的。

3.會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作缺乏可操作性標(biāo)準(zhǔn)

目前，還沒有規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，僅僅是“保管期滿單位結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證”、“正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位”不能銷毀，那么其他到期會(huì)計(jì)檔案就都可以銷毀嗎？同時(shí)，《辦法》規(guī)定，“本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限”，那么我們是否可以理解為在最低保管期限屆滿后可以繼續(xù)延長保管期限呢？需要延長多久呢？鑒定工作如果各自為政，標(biāo)準(zhǔn)五花八門，又怎么判定其科學(xué)性和合理性呢？

4.各級部門領(lǐng)導(dǎo)不愿意承擔(dān)鑒定銷毀會(huì)計(jì)檔案的責(zé)任

在《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》中對未到期的會(huì)計(jì)檔案或到期但仍有憑證、參考價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案銷毀要追究其法律責(zé)任，有時(shí)對到期的會(huì)計(jì)檔案重新鑒定時(shí)不能做到百分之百的準(zhǔn)確，擔(dān)心以后要做憑證使用，所以一般從長處理，另外《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中并沒有對不開展過期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀活動(dòng)的行為追究責(zé)任，出于避害趨利的心理，單位領(lǐng)導(dǎo)一般選擇不支持，也不想承擔(dān)過期會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀的責(zé)任。

5.期滿會(huì)計(jì)檔案的重新再利用，影響鑒定銷毀會(huì)計(jì)檔案的積極性

過期會(huì)計(jì)檔案，并不是無人問津，據(jù)調(diào)查，保存在各單位的期滿會(huì)計(jì)檔案仍有一部分正在利用，如連續(xù)工齡的計(jì)算，征用補(bǔ)償中的經(jīng)濟(jì)糾紛，社保繳交年限等政策的落實(shí)都需要利用期滿的會(huì)計(jì)檔案。近年來頻發(fā)的經(jīng)濟(jì)類犯罪案件的查處更是經(jīng)常要用到期滿會(huì)計(jì)檔案。

二、對策

1.端正思想，轉(zhuǎn)變態(tài)度

要想搞好檔案的鑒定銷毀工作，首先要具備堅(jiān)定的信念，這種信念是能否開展檔案鑒定銷毀工作的精神支柱。要克服那種“得過且過”的消極思想和畏難情緒，做到面對現(xiàn)實(shí)，知難而進(jìn)。其次，要努力克服基層檔案室人員少、工作任務(wù)重和經(jīng)費(fèi)不足的困難，制定一個(gè)切實(shí)可行的鑒定銷毀計(jì)劃，按部就班的做好每一個(gè)細(xì)節(jié)。

2.提高基層單位會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人，會(huì)計(jì)人員對會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。而會(huì)計(jì)檔案的管理工作不僅僅包括對檔案保管期限的鑒定，還包括對保管期限已滿的檔案進(jìn)行決定其存毀的價(jià)值鑒定。因此，各單位應(yīng)依法加強(qiáng)對會(huì)計(jì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，把增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和操作技能，作為會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，為今后做好會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.制定會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀的技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)

目前急需制定會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，各級財(cái)政部門應(yīng)盡早匯集資料，制定會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，以便于有章可循和準(zhǔn)確度的把握。制定會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，一方面要有全面完整的內(nèi)容，另一方面要有較強(qiáng)的可操作性，還要細(xì)化保管期限上限年限，《辦法》規(guī)定“會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限”，作為執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不能上不封頂，遙遙無期。

4.完善會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀規(guī)章制度

我國檔案法律法規(guī)缺乏對檔案鑒定銷毀的原則、內(nèi)容、方法、組織、標(biāo)準(zhǔn)等的指導(dǎo)要求，因此，作為財(cái)政部門應(yīng)高度重視會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀規(guī)章制度建設(shè)。應(yīng)該在規(guī)章制度中規(guī)定：（1）明確會(huì)計(jì)檔案鑒定制度；（2）會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作的主管部門及其職責(zé)；（3）會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作的監(jiān)管部門及其職責(zé)：（4）會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀標(biāo)準(zhǔn)；（5）會(huì)計(jì)檔案鑒定人員構(gòu)成；（6）會(huì)計(jì)檔案銷毀程序；（7）繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案的年限和保存級別等。要把會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作落實(shí)到位，在流程中明確規(guī)定各環(huán)節(jié)人員的工作職責(zé)，每年定期開展一次鑒定銷毀工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》

[2]《檔案管理》