信息技術對檔案管理的作用

檔案信息管理是一項實踐性很強的工作，檔案管理、流通借閱、藏用關系等都是檔案工作中值得研究學習和實踐的問題。一個好的檔案館員不僅要掌握檔案館的管理知識、運行規律，還要了解各業務部門之間的內在聯系。

隨著世界向信息時代的邁進，信息已同人、財、物并稱為當今社會的四大資源，成為人們決策的依據。能否及時、有效地開發、利用信息，直接關系到決策的敗。在眾多的信息源中，檔案已成為一個巨大的軟科學信息資源寶庫。它以其原始憑證性、不可再生性及可重復利用性日益受到人們的關注。

一、信息時代檔案人員必備的素質

所謂素質是指人們通過學習、訓練和內化過程而形成的相對穩定的、內在的、人的整體質量水平。從某種意義上說，素質就是具有復雜結構的身心各方面的能力及品質特征的總和。檔案人員從事的雖然是一項業務性強而又極其平凡的服務性工作，但就其深遠意義來說它又是一項功在當代、利在千秋的偉大事業。隨著信息化、網絡化的發展，檔案人員只有不斷提高自身的素質，特別是信息素質，才能適應信息社會的需求。那么，信息時代的檔案人員應當具備怎樣的素質呢？筆者認為有以下幾個方面。

1.檔案人員的信息素質

在信息時代，檔案人員首先應具有信息素質。信息素質作為人的整體素質的重要組成部分，它是人們在信息社會生存的基本條件之一，也是人們在信息時代必須具備的能力。信息素質是人們對信息與信息活動的認知能力和對信息綜合利用能力的一種體現。它是信息社會的人，特別是信息人員（圖書館員、檔案館員等）的基本能力。固然傳統檔案館員也需要具有很好的信息素質，但是在信息時代，數字檔案館人員與傳統相比，其所具有的信息素質在內容上和程度上都有很大的不同。從內涵上講，現代檔案人員的信息素質應包括三個方面：信息意識、信息道德和信息能力。

（1）信息意識

良好的信息意識是具有較高的信息素質的前提，同時也是信息資源開發和利用的強大動力。檔案館是各類文獻信息的集中保管基地，檔案人員擔負著準確、快速地收集檔案信息，有效地提供檔案信息的重要職責，因此要求檔案人員必須具有強烈的信息意識。

（2）信息道德

信息道德習慣上也稱為信息品德，從廣義上講，信息道德是指在整個信息化活動中調節信息創造者、信息傳播者、信息使用者之間相互關系的行為規范的總和。作為檔案信息管理者，其信息道德又有其特定具體的內涵，它與職業道德密切相連，可以說是職業道德在信息社會的拓展與延伸。檔案人員的信息道德，就是指檔案工作者在檔案信息的管理、開發、傳遞和利用服務等活動中，其思想與行為所應遵循的信息規范和倫理準則。

2.其他各項基本素質

這些基本素質是對傳統檔案人員素質的繼承，也是形成和提高檔案人員自身信息素質的基礎，涉及的范圍較廣，包括政治素質、業務素質、心理素質、身體素質等等，這與傳統檔案人員的素質要求大致相同，在此不作贅述。下面主要強調一下在信息社會必需的幾項基本素質。

（1）掌握檔案專業基礎理論與方法

作為一名檔案工作者，首先必須掌握檔案專業知識，了解檔案信息的收集、整理到利用的全套理論與方法，并能將這些檔案學理論與現代信息技術相結合。

（2）掌握現代信息技術

21世紀是信息高速發展的時代，現代檔案信息管理與傳統上有很大的不同，需要既懂檔案學又掌握了先進的信息技術的“復合型”人才方可勝任。

（3）較好的外語能力

隨著國際交往的加強，熟練地掌握一種外語已成為迫切需要的工作能力。一是因為檔案館是對外交往的窗口；二是檔案館的職能也要求館員外語能力必須加強，這不僅是因為外文信息在館藏中占有重要比例，而且隨著網絡化程度的加強、聯機檢索的需要、資源共享的擴大，檔案人員只有熟練掌握一門以上的外語知識才能更好地為用戶服務。

（4）具有豐富的科學知識和科學管理能力

檔案專業人員，除具備檔案專業知識外，還應具有比較全面、系統的文化、理論、科學技術知識，才能更好地勝任自己的工作。

二、目前檔案人員的素質現狀及培養途徑

在信息社會，檔案作為一種“原生信息”或“信息資源”，其重要意義不言而喻。無論是發達國家還是發展中國家，都在積極地發展其檔案事業。而是否擁有充足的、高素質的人才資源已成為檔案事業能否持續發展的關鍵所在，人才資源的開發必然涉及到檔案專業的教育培訓問題。

（1）完善檔案專業的教育體制，發展本科教育，積極探索研究生教育，在教育方針上堅持“大檔案學”的觀念，既把檔案學放到信息學和管理學的大系統中，而不要只局限于檔案學。在課程設置上要增加現代信息技術的內容，從而擴大學生的知識面和綜合能力，其中著重培養其信息素質。使未來的檔案工作者成為具備良好的信息能力、合理的知識結構、掌握現代信息技術的高素質“通才”。

（2）對在職人員開展“多元化、全方位”的在職繼續教育模式。可以從以下幾個方面著手：首先，檔案館可以在經費允許的惰況下有計劃地組織培訓，使檔案館員能夠盡可能多地掌握新知識、新技能，提高其業務素質。另一方面，可聘請信息專業教授、專家有針對性地舉辦一些專題講座。為促使檔案館員自覺地學習新的技能，還可將計算機、信息網絡技能的考核與館員的提拔、使用、晉級、聘任等掛鉤，并使其制度化，以此調動檔案人員參加繼續教育的積極性。

（3）培養自學能力

隨著科學技術的發展，知識增長和更新速度大大加快。對于檔案人員而言，不及時更新知識、提高技能，就會跟不上時代的步伐，落后于社會的發展。

檔案人員應該也必須認清這一形勢，要有憂患的意識，認識到提高自身素質的必要性。因此，除了接受培訓外，具有自我學習、終身學習的素養是大有裨益的。通過自學，再配合以與其他人的溝通交流，擴大知識面，并注重學習過程中的積累與探索，借此把理論與實際工作有機地結合起來，從而提高自身的綜合素質。