關于單位內部合同管理的風險防控探究

摘 要：本文針對我國一支龐大行政事業單位隊伍，其經濟交往中的合同管理雖然只是經濟管理中一小部分內容，但對于行政事業單位的發展、穩定，尤其是規避風險尤為重要。

關鍵詞：事業單位；合同管理；風險防控

合同作為保障交易雙方利益的一種法律手段，在經濟交往中起到了至關重要的作用。行政事業單位屬于中國特有的組織機構，因其特殊性，致使管理上的責任模糊，失職追究不嚴格。就合同管理而言，少數行政事業單位因簽訂合同對內容條款的疏忽、用詞不嚴謹或對合同管理不嚴格，產生單位經濟業務風險。因此，合同管理有必要成為行政事業單位風險防控需要關注的重點。

公司合同管理中的風險點及其控制為規范公司合同在簽訂、履行過程中的管理，防范與控制合同風險，依法維護公司的合法權益，現對公司合同管理中的風險點作以下提示：

一、合同的簽訂

1.對方主體資格的審查

訂立合同前，應當對對方單位的主體資格、相關業務資質、資信能力、履約能力進行調查，不得與不能獨立承擔民事責任的單位（如項目部、業務部、分支機構等）簽訂合同，不得與不具備履行合同必須具備相應資質（如房地產開發資質、建筑施工資質、廣告經營資質等）的單位簽訂合同。為此，公司應在合同談判前取得對方的經年審合格的營業執照和資質證書復印件（加蓋對方公章）。公司一般不得與自然人簽訂經濟合同，確有必要簽訂經濟合同，應經公司法務部門同意。

2.對方履約能力的審查

公司不得與對方單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經濟合同。根據合同的性質，可以從對方單位的注冊資本和實收資本、最近一期經審計的財務報表、對方單位的員工總數、榮譽證書等方面，對其履約能力做出綜合判斷。

3.本方履約主體資格和履約能力的審查

簽約前公司應審查自身作為相關合同方的主體資格是否符合，是否具備相關經營資質，是否具備相應的履約能力。需要相關部門配合的是否已經協調妥善，如，合同擬約定的資金支付計劃，是否已由財務部門認可可行。

4.合同的形式

公司訂立合同，均應當采用書面形式，并訂立正式的合同書。由于傳真件的證據效力在法律上存在不確定性，有關書面合同簽署后必須取得合同原件，并妥善保存。

5.簽訂合同前的批準和授權

按規定須經上級有關部門批準才能簽訂的合同，必須經批準后才能簽訂。按公司章程和法律規定必須由公司股東會（股東大會）或董事會決定才能簽署的合同，必須取得相關決議后才能簽訂。比如，《公司法》規定，公司向其他企業投資或者為他人提供擔保，按照公司章程的規定由董事會或者股東會、股東大會決議；公司章程對投資或者擔保的總額及單項投資或者擔保的數額有限額規定的，不得超過規定的限額。公司為公司股東或者實際控制人提供擔保的，必須經股東會或者股東大會決議。

二、行政事業單位合同管理的風險

合同是隨著經濟發展而產生的一種必然產物，是現代化交易進行的一種重要方法和手段。合同管理是指合同參與的雙方根據所簽訂合同自覺地履行其職責和義務，為實現共同目標而努力。合同可以有效地對雙方進行約束，但與此同時，合同也具有潛在的風險，簽訂合同就勢必要承擔相應的風險。行政事業單位合同管理風險的出現主要是由于單位在制定和履行合同時沒有進行細致的規劃和管理，沒有風險意識，以致出現的結果與預期目標產生區別，導致承擔責任，造成經濟損失。

三、行政事業單位合同管理的風險原因

1.在簽訂合同時，行政事業單位的法律意識缺失

行政事業單位的法律意識不強，在簽訂合同時，經常出現使用不規范格式的合同書、合同未注明具體的簽訂日期、未明確標出合同簽訂雙方，或者出現口頭合同。在這種情況下就會增加合同管理的風險，造成單位經濟損失。

2.行政事業單位簽訂的合同不規范、條例不明確

在行政事業單位簽訂合同的過程中合同的條例不夠明確，容易產生歧義；合同的相關條款不夠全面，有漏項；合同的付款方式未明確，或簽訂的合同的付款方式不利于單位資金的支付，不利于財務籌措和使用資金；合同的條款表述不夠明確等現象的出現。一旦發生糾紛，就會難以判斷雙方的責任。

四、建立行政事業單位內部合同管理的風險防控

1.樹立法律意識，熟悉簽訂合同的流程

（1）在簽訂合同之前，要對對方主體資格進行審查。在簽訂合同之前，應對簽合同的另一方單位的主體權限、業務資質、企業性質、履行能力和信譽進行關注和調查。確認對方有營業資格證等相關證件。一般情況下，公司不能與自然人簽訂經濟合同。

（2）比較對方履行合同的能力。調查合同簽署方是否有履行責任和義務的能力非常的重要，不能與無法承擔民事責任的公司進行合同的簽訂。

（3）簽訂前做好自身主體資格的審查和承擔能力。在與對方簽訂合同前，行政事業單位要審查自身的主體資格是否符合合同簽訂的相關法律、本單位是否具有償還能力以及合同簽訂的資金是否得到財務部門的批準，是否有資金保障。

（4）簽訂書面形式合同。首先，在簽訂合同前要對合同上所有的條款進行仔細的檢查，確保無誤后再簽訂合同；其次，在簽訂正式的合同時，要關注空白處，以免給其他人加入其他不合理條款的機會；再次，在簽訂前期合同時，應要求對方先加蓋公司公章；為了減少風險發生的概率，雙方都應采用鋼印章；最后，要在合同正式簽訂后，對簽訂的合同進行現場鑒證，以免日后由乙方自行改動合同，以此保障單位的財產安全。

2.明確應簽訂合同的經濟活動范圍和條件

行政事業單位合同中應以明確的條款界定經濟活動的范圍，如對經濟業務事項有特殊要求，應在格式合同的基礎上加以補充。

3.實現合同歸口管理

合同簽訂后應及時交合同管理部門、監督部門和財務部門。

（1）應指定專門的部門、專人管理合同；對合同實行統一連續編號；

（2）建立單位的電子合同，把所有的合同電子化，掃描存檔，編制目錄以利于查閱和比對。

4.有效監控合同履行

行政事業單位合同的簽訂應有單位的監審部門參加。對大金額的付款合同的履行，監審部門應實行全程跟蹤審計；對單位收入合同，建立合同抽查比對制度，了解合同款入賬情況，減少單位呆賬的發生。

5.建立合同糾紛協調機制

在合同中要有條款，明確產生糾紛的處理方式。

五、總結

合同管理作為行政事業單位進行經濟活動業務層面的風險評估觀注重點之一，也是行政事業單位加強管理的重點，合同的管理工作直接影響到單位的正常發展，同時也是保障單位正常運作的一個重要手段。