衛生行政許可檔案的整理

張冬夏

衛生行政許可檔案，是衛生行政機關依照法定職能和受理程序，針對特定對象依法制作的、具有法律意義的法律文書的組合。

一、衛生行政許可檔案的組成

衛生行政許可檔案由四部分組成：檔案盒、卷內目錄、衛生行政許可資料、卷內備考表。

1、檔案盒的填寫：

檔案盒的盒脊要填寫案卷級檔號和編號（此為檔案形成時，自然形成的編號一般與許可證號相對應）。檔案盒的封面應填寫：許可證號、許可內容、申請企業的名稱（一般都應填寫帶有地域名的生產企業的名稱。例：平泉縣道虎溝鄉上福泰紡織品有限公司）、地址以及聯系電話。

2、卷內目錄

卷內目錄是衛生行政許可檔案案卷材料的索引，相當于一本書中書的目錄。衛生行政許可檔案根據內部資料的不同分類，分為不同的件，每一件都有自己的順序號、卷內題名、頁號和頁數。將這些內容錄入檔案管理軟件。卷內目錄在錄入完成后，直接打印出來，放在案卷的最前面。

3、衛生行政許可資料

（1）行政許可檔案卷內資料的排列順序：

衛生行政許可中每一類都有需要申請人提交的材料目錄，行政許可檔案中申請人提交的材料部分，按目錄上的排列順序進行排列。衛生行政許可部門的申批資料的排列順序為：行政許可文書送達回證、衛生行政許可審批表、準予行政許可決定書、衛生行政許可證。

（2）衛生行政許可資料頁碼的打印。

衛生行政許可資料的頁碼正面應打在右上角，背面應打在左上角。衛生行政許可檔案有專門的檔案裝具，用鋼釘從后往前打兩個孔，將資料插在鋼釘上，這樣的裝訂方式使變更、換證等延續資料放在最上面更方便裝訂。為了解決這一問題，可采用從后往前打頁碼的方式，這樣新增加的資料放在案卷的最上面，但頁碼是在最后的，這樣使檔案的條理清楚，簡化了整理過程，增加了整理效率。

4、卷內備考表

卷內備考表置于案卷的最后。應填寫立卷人、檢查人、整理日期、歸檔日期以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。

二、衛生行政許可檔案的分類

根據許可事項不同，衛生行政許可檔案大體分為十類：保健食品類、化妝品類、食品添加劑類、涉水產品類、消毒產品類、放射衛生技術服務機構類、放射診療類、建設項目審核類、職業健康檢查機構類、職業病診斷機構類。

三、衛生行政許可檔案檔號的設置

將所有業務檔案的代碼設為Y，設行政許可檔案在所有業務檔案中的排位是b，衛生行政許可檔案的代碼則為Yb

衛生行政許可檔案又分為十小類，每一小類用一個順序號表示，后面是年度，然后是案卷號，每一小類每年大流水排列。

以2014年每一類的第一卷為例，其檔號的設置如下：

保健食品類Yb-01-2014-001

化妝品類Yb-02-2014-001

食品添加劑類Yb-03-2014-001

涉水產品類Yb-04-2014-001

消毒產品類Yb-05-2014-001

放射衛生技術服務機構類Yb-06-2014-001

放射診療類Yb-07-2014-001

建設項目審核類Yb-08-2014-001

職業健康檢查機構類Yb-09-2014-001

職業病診斷機構類Yb-10-2014-001

假設保健食品類許可檔案2014年共有15卷，其案卷級檔號便為Yb-01-2014-001至Yb-01-2014-015

由于行政許可檔案種類多、數量多，行政許可檔案大多由不同的檔案管理員每人分管其中的幾類。按上述方法設置檔號，在檔案錄入的時候不會發生錄入交叉，產生混亂。每一個檔號與每一本檔案相對應，順序流暢，條理清晰方便歸檔與查閱。

四、行政許可檔案案卷錄入界面的設置

1、衛生許可證號：輸入核準的衛生許可證號

衛生許可證號輸入時要將前面的年度、橫杠以及后面的流水號全部輸入，不要漏項，這樣在檔案查找時，能按年度或者流水號分別查找。

2、題名

在題名項輸入企業名稱。企業名稱輸入時，要盡量將企業名稱輸全，不能人為簡化，以免給檔案查詢帶來困難。有些中途更名的企業，更換題名后需將原名稱保留在題名項內，可將原名用括號括在后面，以避免因為題名不對難以查找的情況發生。

3、保管期限

目前，關于衛生行政許可檔案的保管期限，并沒有相關規定。根據行政許可檔案的性質、特點、企業的實際情況以及檔案保管的其它規定綜合評定，我們將衛生行政許可檔案的保管期限定為30年。

4、案卷分類

這個需要兩次選擇，第一次從所有的業務檔案類別中選出衛生行政許可類，這樣案卷級檔號就自動對應到Yb這一層。第二次從衛生行政許可類的十個類別中選出正在錄入的類別，這樣檔號就對應到Yb-0n這一層。

歸檔年度：為檔案本身產生的年度。

5、歸檔日期

《檔案管理辦法》規定每年三、四月份進行上一年度檔案資料的整理。六月底之前向檔案室歸檔。所以歸檔日期應在每年的六月底之前。歸檔日期中的年度應為歸檔年度中年度的下一年。例：2012年形成的檔案其“歸檔年度”應為2012年，而歸檔日期中的年度應為2013年。

另歸檔日期應用八位阿拉伯數字表示。例：如果歸檔日期是2013年5月20日則錄入的歸檔日期應為20130520。

6、案卷號

為衛生行政許可檔案中每一小類檔案的每一年度的流水號

例：行政許可檔案中的涉水產品2014年度的第5卷。其案卷號就為005

7、案卷級檔號

當在輸入界面選擇完分類一、分類二。錄入歸檔年度和案卷號之后，案卷級檔號會自動生成。例：行政許可檔案中的涉水產品2014年度的第5卷。其案卷級檔號為：Yb-04-2014-005

（作者單位：河北省衛生和計劃生育委員會綜合監督執法局）