科技化背景下檔案管理體系的優(yōu)化

姜雪

摘 要：為了順應(yīng)時代的發(fā)展，進行檔案管理方案的優(yōu)化是必要的。時代在發(fā)展，我國的工業(yè)社會體系也在不斷的進步，這伴隨著社會信息化不斷發(fā)展。信息社會中的檔案管理扮演著非常重要的角色，并不斷被人們所重視，發(fā)展?jié)摿薮螅钱?dāng)下國民經(jīng)濟及其社會發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。一個國家現(xiàn)代化的體現(xiàn)與其信息化水平是相關(guān)的，信息在社會整體發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的作用，檔案管理也是信息社會的重要表現(xiàn)形式。

關(guān)鍵詞：科技化；檔案管理；數(shù)字化；轉(zhuǎn)化模式；信息需求

1 關(guān)于檔案管理模式的應(yīng)用分析

隨著時代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案性形式已經(jīng)難以適應(yīng)社會的發(fā)展，這就推動了數(shù)字化檔案管理工作的開展，促進了電子檔案在管理環(huán)節(jié)的有效應(yīng)用，不斷推動了檔案管理工作的開展。在信息時代發(fā)展過程中，進行檔案管理是必要的，從而順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢，保證文件、圖紙、照片等紀錄的有效轉(zhuǎn)換，保證現(xiàn)代化檔案管理工作的開展，提升其整體應(yīng)用效益。

通過對傳統(tǒng)檔案形式的分析，可以發(fā)現(xiàn)，其更多的進行了紙質(zhì)資料、錄像等形式的應(yīng)用，從而滿足當(dāng)下檔案管理的需要。進行手工操作應(yīng)用，從而滿足檔案收集工作、整理工作、編研工作等的需要，滿足檔案管理工作要求，其工作量是非常大的，整體的步驟比較繁瑣。這里就可以看出傳統(tǒng)檔案管理形式的缺點，因為其較大的存儲量，不能進行有效的檔案管理，難以針對那些已經(jīng)歸檔的檔案材料進行有效的提煉及其加工處理，從而導(dǎo)致檔案信息資源不合理的應(yīng)用，導(dǎo)致其利用上的麻煩或者是浪費，這就需要引起重視。

鑒于上述這種傳統(tǒng)應(yīng)用模式的弊端，進行新型檔案管理形式的應(yīng)用是必要的，因此興起了新型的檔案管理模式，也就是進行電子檔案管理形式的應(yīng)用，進行計算機、光盤、多媒體等的協(xié)調(diào)，從而有利于檔案管理工作的開展，為其創(chuàng)造有效化的環(huán)境，使電子檔案管理工作順利進行。

現(xiàn)代社會的發(fā)展，推動了電子技術(shù)的不斷進步，這是現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展的重要標志，也顯示了檔案管理過程對象的改變，檔案管理的信息資源管理形式的改變，在這個環(huán)節(jié)中，其主要進行信息管理，針對其不同形式的檔案進行數(shù)字化的加工，進行現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，保證檔案信息資源的合理管理及其應(yīng)用，從而滿足工作的需要。這里需要進行檔案管理客觀環(huán)境的良好應(yīng)用，比如進行計算機、光盤、多媒體等技術(shù)的合理應(yīng)用。

在電子檔案管理過程中，我們需要看到信息化的檔案信息利用優(yōu)勢是非常大的，首先其具備非常高的利用效率，也就是利用上的重復(fù)性，能夠進行多平臺的信息資源的利用。通過對檔案資源的信息化工作的優(yōu)化，保證檔案資源的最大優(yōu)化，實現(xiàn)其整體價值及其使用價值的提升，從而有利于社會的有效發(fā)展，保證經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、社會繁榮。通過對電子檔案的良好使用，能夠更加全面及其有效的進行服務(wù)的提供，保證良好的社會效益的提供，保證其經(jīng)濟效益的最大化，保證信息化時代的不斷發(fā)展，從而有利于國民經(jīng)濟及其社會的良好發(fā)展，為其提供良好的發(fā)展條件。

2 檔案管理整體體系的優(yōu)化

在檔案管理過程中，進行檔案信息化體系的健全是必要的，這需要進行文件檔案計算機信息系統(tǒng)的應(yīng)用，實現(xiàn)其內(nèi)部各個環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)，這需要我們進行多種工作方式的協(xié)調(diào)。進行計算機應(yīng)用條件下的檔案管理工作流程的協(xié)調(diào)，使其適應(yīng)檔案管理工作的需要。這就需要保證文件處理流程的優(yōu)化，積極做好檔案信息化系統(tǒng)軟件的設(shè)計工作，保證信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制體系的健全，實現(xiàn)其內(nèi)部各個環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)，保證檔案的整體安全性。

在現(xiàn)階段電子檔案應(yīng)用過程中，為了提升電子檔案的效益，需要保證電子檔案的整體安全性。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展，電子檔案的普及范圍不斷的提升，其應(yīng)用數(shù)量也在不斷的擴大，這種趨勢伴隨著計算機網(wǎng)絡(luò)不斷發(fā)展，其也帶來了各種各樣的問題。這就需要我們做好相關(guān)的防范工作。比如進行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的計算機病毒及其黑客攻擊的預(yù)防，保證電子檔案的整體安全性。

除了要做好上述的工作，進行電子檔案真實性的判斷也是必要的，這里面涉及到非常復(fù)雜的問題，這就需要進行電子文件的整體應(yīng)用環(huán)節(jié)的分析，進行生成環(huán)節(jié)及其歸檔環(huán)節(jié)的分析，進行規(guī)范化及其程序化的管理控制，從而滿足工作的要求。

在電子檔案管理過程中，有許多的草稿性質(zhì)的電子文件都是處于自生自滅的狀況，也就是沒有進行電子檔案及其紙質(zhì)檔案的統(tǒng)一性管理方法的應(yīng)用。這里也涉及到不耐久的電子檔案儲存形式，從而不利于電子檔案的整體完整性及其可靠性的保持，不利于電子檔案的真實性的控制。除了做好這個問題，也要進行電子檔案的法律效力的分析，這就需要進行檔案的法律效力載體的分析，進行電子檔案的法律認定條件的分析，積極做好相關(guān)的法律認定工作，進行光盤、磁盤、磁帶等載體的電子檔案法律認定問題。

在現(xiàn)代化信息管理過程中，很多設(shè)備都需要人員進行操作，這里又涉及到人員的應(yīng)用問題，這也就是說明檔案工作信息化需要靠人來實現(xiàn)，這對檔案管理人員提出了更高的要求，要求其具備更加多元化的知識背景，才能滿足當(dāng)下檔案管理工作的要求。這就需要進行檔案工作者現(xiàn)代化知識的應(yīng)用，保證檔案工作隊伍體系的健全，保證檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，從而進行現(xiàn)代化技術(shù)知識體系的健全，保證具備良好業(yè)務(wù)知識的專業(yè)隊伍的建設(shè)。這就需要檔案工作人員具備相當(dāng)廣泛的知識結(jié)構(gòu)，積極做好相關(guān)的檔案管理工作，進行理論的學(xué)習(xí)及其掌握，保證其文化知識、管理知識等的掌握，從而滿足現(xiàn)代化工作的要求。

為了實現(xiàn)這個目的，有必要進行檔案管理的現(xiàn)代化、信息化工作的開展。這就需要相關(guān)的工作人員進行檔案專業(yè)知識的掌握，保證其具備良好的檔案學(xué)、文書學(xué)、檔案自動化管理等知識，積極做好相關(guān)的檔案著錄工作，保證其具備檔案專業(yè)知識及其能力，對于基本技能的掌握，從而順應(yīng)當(dāng)下檔案管理的模式，滿足檔案管理現(xiàn)代化的工作趨勢。

上述工作目標的實現(xiàn)，向檔案工作人員提出了很高的工作需要，其必須具備良好的檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)，能夠認真的進行檔案信息的分析及其研究，進行檔案信息服務(wù)層次的提升，保證其檔案信息服務(wù)及其咨詢環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)。這就需要檔案管理人員做好相關(guān)的工作，保證其不斷的學(xué)習(xí)，上級檔案管理人員要進行相關(guān)條件的提供。采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群和梯隊型人才結(jié)構(gòu)。作為檔案管理工作者，應(yīng)看到自身素質(zhì)與新形勢對檔案工作需要的差距，以時不我待的精神狀態(tài)抓緊自身的學(xué)習(xí)提高，盡快使自己成為合格的檔案工作者。

隨著現(xiàn)代化設(shè)備的不斷應(yīng)用，檔案管理部門要進行各種優(yōu)秀人才的引進，進行相關(guān)學(xué)科專業(yè)人員的引進，從而進行檔案工作者的專業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，保證知識結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)等的協(xié)調(diào)，保證原有工作人員的培訓(xùn)及其知識更新工作，保證更多的人員掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時代發(fā)展的要求，為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)。

3 結(jié)束語

為了順應(yīng)時代的發(fā)展，進行電子檔案管理體系的健全是必要的，這需要引起相關(guān)人員的重視，保證日常工作目標的實現(xiàn)。