芻議如何做好檔案管理創新工作

巫秋霞

摘 要：當今社會是經濟和科技高速發展的社會，要想處理好檔案工作中面對的難題，就必須要敢于突破，敢于超越，只有不斷的創新才可以切實的提升檔案工作的活力，才可以提升服務能力，開展好本職工作。

關鍵詞：檔案管理；創新；工作

1 當前檔案管控工作面對的不利現象分析

1.1 從業者的專業水平較低，綜合素養不高

如今從事該項工作的人員的綜合素養以及專業水平都有著非常大的差異，許多從業者僅僅的懂得檔案記錄之類的基礎知識，談起管理對他們來講是一個難題。許多機構在配備檔案工作者的時候非常隨性，此時就使得檔案人才模式混亂，那些能力高的工作者的活動熱情就會受到影響，緊接著就會面對人才流動現象，導致工作無法有效銜接，此時檔案管理工作開展起來困難更多。除此之外沒有積極的做好培訓活動，使得檔案工作者的思想不先進，無法和時代的發展步調保持一致，不知道如何創新，因此無法有效的整合資源。

1.2 管理無序

管理無序最為明顯的體現就是檔案沒有隨著人的發展而得以更新，或是人檔不統一。比如常見的人事檔案，一些人已經參加工作很多年了，但是他的檔案還在學校存放，或是已經更換好幾份工作了其檔案還保留在最初的單位，這就表明檔案管理機構的工作開展的不是很到位。除此之外圖書的檔案管理工作開展的也不是很好，圖書館經常的引入一些書籍，不過資料卻未做到盡快的更換，很多已經淘汰的書籍還存在于系統里面，而那些新引入的卻未收錄其中，此時就導致借閱人分不清狀況。上述內容都表示我們國家目前的檔案管理工作非常無序。

1.3 檔案里面存在許多的虛假信息

最為明顯的是檔案中的年紀存在虛假，以及是不是黨員這個問題也有很多虛假。我們國家舉辦的很多運動會對于年齡有嚴格的規定，像是體操等一般只有年滿十六歲的人可參賽，一些未滿年齡的人為了獲取參賽的資格常常虛報自己的年紀。除了這個之外最常見的就是大學生工作方面的問題，很多單位在招聘的時候明確論述必須具有黨員資質，很多不是黨員的人為了獲取資格常謊稱自己是黨員，當獲取了資格之后再到單位中申請。上述這些現象的存在都是因為檔案管理工作者的工作不仔細導致問題頻出。

2 做好檔案管理工作的重要意義

開展好檔案管理工作對于單位的長遠發展來講是非常有必要的，該項管理活動是單位管理活動中非常關鍵的一個構成要素，它是提升單位工作品質和效率的重要條件，是展示歷史狀態的一個關鍵工作。單位檔案記錄著該單位歷史上的重大成就，對于分析該單位的運作成就以及其他方面的研究來講非常關鍵，它能夠提供最真實的資料。只有將該項工作開展好，才能夠幫助單位高層更好的了解單位的運作情況，進而調整工作措施。同時還能夠使得大眾更好的了解單位的發展情況。在當今社會，我們必須積極的開展好檔案管理工作，積極的進行觀念更新，大膽創新管理措施，以全面、真實地反映企業整體發展狀況和經營成果。檔案管理成果同企業經營管理的有機結合決定了該企業資源配置的取向和模式，決定著企業的商業版圖和未來發展，對于實現該企業經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升企業在市場經濟中競爭力具有重要意義。

3 創新內容和方式

要想創新，就應該有創新理念和思想。在過去的很長時間里，我們國家的檔案工作非常的繁瑣，管理模式不先進，導致工作人員沒有激情開展創新，工作固守成規，無法和時代的發展步調保持一致，在信息化社會，工作人員必須從幕后走向臺前，要將檔案工作從之前的后續規整變為提前介入。我們應該時刻秉承創新理念，以超前的思想獲取市場，只有這樣才能夠獲得使用人的贊賞。

3.1 開展網上利用服務，建立檔案網站

在企業的檔案室內成立局域網，而且要在這個前提下成立檔案網站，以供人們搜尋所需的信息，開展檢索工作。在當前的工作中，絕大部分的檢索工作都是手工模式的，許多的檢索工具的編制都不合理，運用的時候非常麻煩，此時服務的品質就收到影響，對于這種現象，應編制一些必要的方便利用的手工檢索工具，并作為向機檢過度的基礎工具，要在計算機檢索上多做工作，繼續研究探索計算機檢索的有效途徑，開發編制標準統一、高質量的計算機檢索途徑，替代手工檢索，利用網絡技術提供檔案信息，努力為用戶提供更優質的服務。

3.2 在網上自動上傳收集電子文件

現在，在單機上組成的電子文件的收集工作，是檔案管理機構必須要高度關注的內容，它和過去的紙質檔案的搜集工作有著非常明顯的區別，許多電子格式的資料通過簡單的上傳下載就能夠獲取了，所以，檔案機構要積極的進行工作方式變革，在電子網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間內將其收集和整理，并在檔案室的專用服務器上歸檔。

3.3 開展在線咨詢服務

當今社會是一個信息化的社會，人們非常重視信息，希望經由信息體系以及互聯網等獲知所需的信息，此舉不但能夠節省時間，而且非常便捷，十分受管理者的青睞。所以，不管是檔案的管理亦或是業務活動，都可通過電腦開展信息化管理。

3.4 實現信息資源共享，加強橫向聯合

在信息時代里，人們的知識量增加了，面對繁瑣的資料，任何機構都無法把全部的信息搜集規整好，所以，要想將問題處理好，就要變革過去的那種檔案以及情報等機構獨立工作的狀態，形成一個非常綜合的信息體系，發揮出它們的總體優勢，并注重反饋，合理開發檔案信息，其反饋的方法在檔案信息資源開發利用中起著至關重要的作用，還可以通過反饋信息來進行分析學習，能夠提高檔案信息資源開發利用的科學性，合理性和系統性。

4 創新檔案管理模式，提高信息化水平

信息技術的飛越發展帶來了傳統生產方式、生產模式的巨大變革，傳統的檔案管理模式與檔案管理平臺已不能滿足社會的發展和時代的需要。積極運用現代科技文明的成果，創新檔案管理數字化平臺，提高檔案管理信息化水平，是實現檔案管理工作可持續發展的必由之路，也是提高其服務質量和效率的重要途徑。

檔案管理信息化的目的是利用現代信息技術，更加科學、合理、高效地輔助檔案管理工作，減少重復性勞動，提高檔案管理質量和效率。檔案管理工作是一項工作量大、勞動強度高、枯燥重復性工作，而通過信息化技術能很好地解決這些重復、大批量且有規律的數據與信息管理工作，并能保證過程的正確性和信息的時效性。同時，積極運用信息化技術構建數字檔案館，實現檔案資料數字化、信息傳遞網絡化和信息資源共享化，進一步提升檔案管理水平。

5 結束語

由此可見，在當前我國社會經濟發展的過程中，對檔案管理工作的創新和發展，不僅可以使得檔案管理工作的基礎業務能力得到有效的提高，還使得檔案管理工作的效率得到了相應的增強，因此在當前我國檔案管理行業發展中，我們就要根據檔案管理工作的實際情況，來對其進行不斷改進和完善，從而有效的解決我國傳統檔案管理中存在的問題，促進我國國民經濟的增長。

參考文獻

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