做好檔案保管利用和開放過程中的保密工作

劉婷婷

摘 要：保守檔案秘密是檔案管理人員的神圣職責和應盡的基本義務，應將庫房作為檔案保密的重點，不斷提高管理人員素質，加強絕密檔案的日常管理，做好檔案保管過程中的保密工作；要加強制度、隊伍建設和監督措施，做好檔案利用過程中的保密工作；要做好檔案審查、解密工作，向個人開放部分人事檔案信息，做好檔案開放前的基礎工作。只有這樣才能切實完善工作職能，充分合理保管、利用和開放檔案信息資源，盡可能地發揮其社會價值，為促進經濟社會發展奠定堅實的基礎。

關鍵詞：檔案管理 檔案保管 檔案利用 檔案開放 保密

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）12（a）-0185-02

檔案是一種重要的社會信息資源，具有原始真實憑證、權威性和“今世賴以知古、后世賴以知今”的社會價值。要做到檔案信息資源共享，重視保管和保護檔案載體以及開發和利用檔案信息工作，檔案信息資源在經濟社會發展中的作用無法用其他信息資源來替代。保守檔案秘密是檔案管理人員的神圣職責和應盡的基本義務，只有這樣才能切實完善工作職能，充分合理保管、利用和開放檔案信息資源，盡可能地發揮其社會價值，為促進經濟社會發展奠定堅實的基礎。

1 檔案保管過程中的保密工作

1.1 庫房管理是檔案保密的重點

應按照國家有關規定和基本要求單獨興建檔案庫房。有的單位在辦公樓內設立檔案庫房是無可厚非的，但應保證庫房選擇的科學性和合理性。從檔案保密的角度來看，最底層辦公室不應作為檔案庫房，為防盜竊應專門加固庫房門窗；應將檔案庫房與辦公室和閱覽室等房間盡量分開。應指定專人負責管理檔案庫房，依據相關法律法規和單位實際制定嚴格的庫房管理制度并嚴格執行，除管理人員外一律禁止其他人員入內。科學管理檔案庫房是做好檔案保密、保證檔案安全的基礎和重點。

1.2 提高管理人員的整體素質

一般來說，具有相當權限的檔案管理人員具有早知密、多知密和深致密的特點，地位和身份較為特殊，不同于一般管理人員，負有保守黨和國家秘密的重大責任。可見檔案管理人員素質是做好檔案保密工作，保證工作質量的關鍵所在。絕密檔案管理人員必須樹立強烈的保密意識以及不折不扣的責任心和事業心，繃緊神經，工作作風和工作態度嚴謹求實，以強有力的措施嚴格禁止泄露儲存在頭腦中的無形秘密。

檔案管理人員可能接觸并閱讀密級檔案資料，相關人員在參加社會活動時可將這些秘密資料帶到各種不同的場所，在與不同的人進行溝通交流時，會在悄無聲息中泄露相關秘密。可見，不管在何種場所與和人進行溝通交流，檔案管理人員均應遵紀守法，將保守檔案秘密作為自己的神圣職責和法定的義務，容不得半點含糊。

1.3 加強密級檔案的日常管理

管理人員進行密級檔案調閱、移出、銷毀等活動時，應嚴格遵守相關法律法規進行辦理。調閱密級檔案要有指定領導人審批，嚴格履行登記和相關人員簽字手續，在指定場所和規定時間內進行合理使用。使用完畢后，應及時清對和檢查密級檔案資料的完整性和有效性，出現失密泄密時應立即按規定查明原因，及時采取補救措施，將損失降低到最低程度。

2 檔案利用過程中的保密工作

利用密級檔案過程中，要做好相應的監督工作，這是做好保密工作的關鍵所在。通過監管活動，加強制度和隊伍建設，采取監督措施，可將不利于檔案保密的各種不良行為得到及早發現并予以制止和糾正，做到檔案的有效利用并保證其完整性和安全性。

2.1 制度建設

應根據國家相關法律法規并結合單位實際制定與檔案利用有關的閱覽、外借、復制等制度，做到嚴密而簡明，執行簡單，切實貫徹實施，并根據工作實際不斷充實和完善。不同層次利用者的利用范圍不同，應合理地確定和劃分，逐步完善審批手續，保證檔案利用有法可依，有章可循，在提高利用效果的同時，確保不失密、不泄密，保證檔案的完整性和安全性。

2.2 隊伍建設

檔案管理人員是制度的制定者和執行者，其素質的高低直接影響檔案尤其是密級檔案的完整性和安全性。這要求檔案管理人員要有堅定的政治素質，嫻熟的業務能力和高超的文化素質。同時在提供利用服務過程中，要善于運用溝通交流技巧，敏銳地觀察和處理檔案利用過程中出現的問題，提高利用效果。

2.3 監督措施

在檔案利用過程中，要根據利用對象、利用目的和密級檔案的實際情況的不同，掌握其心理和思想動機，通過安裝攝像監視器等得力措施，加強重點監護。要防止為獲取憑證利用者偷撕、拍照、掃描或涂改檔案，及時提醒利用者不得出現對檔案資料劃線，不得沾口水閱讀檔案資料等不良行為的出現。檔案管理人員要做到嘴勤、眼勤、手勤和腦勤，對利用完的案卷和文件進行及時、仔細檢查和翻閱，及時發現和查處問題，并將相關問題和處理在利用登記簿上備注說明，讓其簽字確認。對發現的損毀檔案等嚴重違法行為，應及時發現，及時報告，病案規定及時查處，盡可能降低造成損失的程度。

3 檔案開放中的保密工作

要正確認識和看待檔案的秘密性及其時效性和利用范圍，在檔案開放利用時，應做好密級檔案的保密工作。

3.1 做好檔案審查工作

檔案開放利用前應按規定積極做好審查工作，對檔案的開放和使用范圍的控制進行科學準確地區分和判定，是檔案開放的重要環節和重要內容。

審查按照時間可分為3個基本過程：一是根據相關法規和標準，檔案管理人員之間審查開放期限內的檔案，對其開放和使用范圍控制進行初步判定，是為初審；二是由政策水平和業務能力較強的管理人員，對初審中不能判定開放與使用范圍的部分檔案進行重點審查，合理確定取舍，是為中審；三是根據初審和中審實際情況，有關領導通過審查和綜合分析，權衡利弊，做出是否批準檔案開放結論，是為終審。

3.2 做好檔案解密工作

密級檔案分為“絕密”“機密”“秘密”三個級別，是根據《中華人民共和國保密法》及其配套法規來劃分密級的。檔案管理人員必須根據檔案密級的不同，采取不同的管理措施，盡可能提高密級檔案利用程度。檔案密級不是一成不變的，具有一定的實效性。應解密而未解密的檔案資料不利于檔案的開放利用。對于期限已滿的密級檔案，應按照規定降低密級或公開（解密）檔案資料，合理確定和劃分利用范圍。密級更改是由原密級確定的機關、單位或其上級機關完成的，《中華人民共和國保守國家秘密法》第16條規定“國家秘密事項在保密期限內不需要繼續保密的，原確定密級和保密期限的機關、單位或者其上級機關應當及時解密。”

3.3 向個人開放部分人事檔案信息

應向個人開放一些非保密人事檔案信息，權利人有查閱權利而不具有修改權，這是檔案管理人員應秉持的基本原則。向個人開放部分人事檔案信息，可增強檔案意識，方便公民利用人事檔案信息，加強人事檔案管理，為公眾提供高質量的人事檔案信息利用服務。

人事檔案信息的內容日趨豐富，人們越來越重視人事檔案提供的豐富信息。在新的歷史條件下，能夠更完美地體現其憑證和依據作用，進一步發揮其在人才選拔、人才流動過程中的重要作用，促進經濟社會的協調發展。

3.4 做好檔案開放前的基礎工作

這是檔案開放的前提。提高開放檔案案卷的內在質量，建立健全檔號，編制檢索工具，準備好副本為做好檔案開放的基礎工作主要內容。要將工作做實做牢，保證檔案開放工作的順利開展。

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