現(xiàn)代人事檔案管理問題與對(duì)策探析

摘 要：隨著人事制度的改革和深入，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展，用工形式的多元化。人事檔案的現(xiàn)狀存在內(nèi)容失真、材料不全等問題。提出了要從根本上解決我國(guó)目前的人事檔案管理問題就必須采取提高檔案管理人員素質(zhì)、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段的人事檔案管理體制等措施，探索和研究社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下人事檔案管理的新模式。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；問題；對(duì)策

自古至今，人事檔案一直是關(guān)乎個(gè)人命運(yùn)前途的重要資料，長(zhǎng)期以來倍受人們的重視，但在現(xiàn)階段，隨著現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的席卷，人員流動(dòng)的增加，各方面對(duì)人事檔案的重視不夠，因而在不同程度上存在許多問題。

1 檔案管理問題探析

1.1 人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高

一些單位的人事部門忽視了廣大普通干部職工的材料收集，造成了領(lǐng)導(dǎo)干部的材料多，普通職工的材料少，從而導(dǎo)致人事檔案收集范圍窄，不夠全面，不能充分體現(xiàn)員工的整體特點(diǎn)及面貌。人事檔案具有動(dòng)態(tài)性強(qiáng)的特點(diǎn)，然而，一些單位的人事部門卻不注意及時(shí)補(bǔ)充新材料，缺乏反映最近的業(yè)務(wù)工作進(jìn)展及崗位責(zé)任制執(zhí)行情況。真實(shí)性是人事檔案的生命，一些單位的人事部門在審查材料時(shí)，把關(guān)不嚴(yán)，使一些虛假材料順利地進(jìn)入個(gè)人檔案，導(dǎo)致檔案內(nèi)容失真。由于這些原因?qū)е庐?dāng)今人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高。

1.2 人檔分離現(xiàn)象嚴(yán)重，“無頭檔案”增多

人事管理部門工作制度不健全，人員調(diào)動(dòng)長(zhǎng)期不通知人事檔案管理部門，或工作機(jī)構(gòu)或人員大規(guī)模急劇變化，造成一些人員的去向不明等原因?qū)е聠T主管機(jī)關(guān)變動(dòng)與檔案的流動(dòng)未同步進(jìn)行。工作調(diào)動(dòng)的不合理行以及人事干部的疏忽，以及收進(jìn)轉(zhuǎn)出登記制度的嚴(yán)格性不足。

1.3 人事檔案管理體制不適應(yīng)新的形勢(shì)

管理體制上實(shí)行多頭管理，縣級(jí)以下機(jī)構(gòu)的人事檔案歸多頭管理，隸屬混亂，人事檔案管理與檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)關(guān)系疏遠(yuǎn)，處于分離狀態(tài)。這些現(xiàn)狀與社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制條件下人事政策制度不適應(yīng)。

1.4 人事檔案管理方式陳舊，手段落后

由于機(jī)構(gòu)改組，人事任免制度改革，人才流動(dòng)日益頻繁，人事管理日趨復(fù)雜，工作量也大為增加，但目前，許多單位的人事檔案管理仍停留在手工操作階段，工作效率十分低下，已不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。一些單位雖然利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，但由于軟件開發(fā)跟不上，管理人員素質(zhì)低，難以正確使用計(jì)算機(jī)，甚至只能把計(jì)算機(jī)當(dāng)作高檔打字機(jī)使用，自然效果并不顯著。更多的小型基層單位，由于經(jīng)費(fèi)投入不夠，人事檔案的現(xiàn)代化管理基本沒有起步。

2 對(duì)策與建議

2.1 努力提高人事檔案材料的質(zhì)量

強(qiáng)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。檔案工作中出現(xiàn)的諸多問題，其根源在于組織人事部門和單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)淡薄，沒有從思想上真正認(rèn)識(shí)人事檔案及其工作的重要性。因此，增強(qiáng)組織人事部門和單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，是解決當(dāng)前人事檔案工作中存在的問題，提高工作質(zhì)量和水平的根本途徑。

健全并貫徹各種規(guī)章制度，提高檔案工作質(zhì)量水平。建立和健全各種規(guī)章制度是人事檔案工作實(shí)行依法管理的基礎(chǔ)。人事檔案工作應(yīng)遵守《檔案法》，制定本單位的人事檔案收集歸檔補(bǔ)充制度、檢查審核制度、交接轉(zhuǎn)遞制度、整理規(guī)劃保管保密制度、查閱借閱制度等，做到有法可依。

2.2 嚴(yán)格執(zhí)行轉(zhuǎn)遞制度

落實(shí)《干部檔案工作條例》，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，明確檔案管理范圍。在工作調(diào)動(dòng)、職務(wù)變動(dòng)和大中專畢業(yè)生分配的檔案?jìng)鬟f過程中，必須按照規(guī)定，有一定的時(shí)間觀念，做到及時(shí)、準(zhǔn)確的傳遞到所去單位所在的縣（市）組織人事檔案管理部門，嚴(yán)格禁止有章不循，有法不依，把檔案亂投亂放的不良現(xiàn)象。檔案管理部門應(yīng)密切配合，加強(qiáng)聯(lián)系，及時(shí)催問或索要檔案。轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，必須按照《干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的項(xiàng)目詳細(xì)填寫。收到檔案的單位經(jīng)核對(duì)無誤后，立即做好入庫(kù)登記，并在回執(zhí)上簽名蓋章。檔案接收人員在驗(yàn)收時(shí)，如發(fā)現(xiàn)材料不齊或丟失，應(yīng)要求原單位補(bǔ)齊或查清。檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，必須嚴(yán)格密封，以機(jī)密件通過機(jī)要渠道轉(zhuǎn)送或派專人送取，并要簽字注冊(cè)。嚴(yán)禁公開郵寄或自帶，以保證檔案在轉(zhuǎn)遞過程中的安全。

2.3 建立符合時(shí)代要求的人事檔案管理體制

加強(qiáng)人事檔案的集中統(tǒng)一管理。為了節(jié)省人力物力，提高管理水平，防止部分單位之間相互推誘扯皮，而且便于社會(huì)利用，提高利用效率，就應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代人事代理制、干部能上能下的用人制度、干部轉(zhuǎn)崗分流的人事政策、全員聘任制的情況，打破原來各級(jí)各部門都管人事檔案的舊管理體制，實(shí)行相對(duì)集中統(tǒng)一管理的體制。

改管理分級(jí)過細(xì)為管理適度分級(jí)或不分級(jí)。根據(jù)人事檔案管理工作的具體情況具體問題具體分析。黨政機(jī)構(gòu)人事檔案管理應(yīng)適度分級(jí)，企事業(yè)單位人事檔案管理可以不分級(jí)，高等學(xué)校由于其人事檔案內(nèi)容大體都是相同的，職稱也不是終身制的，因此其人事檔案也可以不分行政管理人員、講師、副教授、教授、普通教師、科研人員等。也可以考慮建立一個(gè)高校系統(tǒng)的人事檔案管理中心。

2.4 加強(qiáng)人事檔案的 “三化” 進(jìn)程

人事檔案的 “三化” 是指人事檔案管理的現(xiàn)代化、 規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。現(xiàn)代化是人事檔案工作在信息化時(shí)代的必經(jīng)之路，是新形勢(shì)下人事工作發(fā)展的需要，這就需要進(jìn)一步研究人事檔案的數(shù)字化、 數(shù)據(jù)庫(kù)建立、 管理系統(tǒng)研發(fā)、 信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等核心問題。規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)。由于受歷史條件的制約，不少人事檔案材料載體不統(tǒng)一、 裝訂不整齊、 書寫不規(guī)范、 管理不規(guī)范等現(xiàn)象還比較突出。因此，加強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范化研究，建立嚴(yán)格的管理規(guī)章制度，為人事檔案規(guī)范化管理提供理論支持與方法指導(dǎo)，已成為迫切需要解決的重要問題。另外，標(biāo)準(zhǔn)化也是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的重要基石。加強(qiáng)人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)研究，特別是要加強(qiáng)人事檔案載體標(biāo)準(zhǔn)、 格案管理的標(biāo)準(zhǔn)體系。

2.5 實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

人事檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化的手段，是一個(gè)極其復(fù)雜的系統(tǒng)工程，只有充分提高這個(gè)手段的科學(xué)性、高效性和超前性，才能穩(wěn)步實(shí)現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)。

加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)現(xiàn)代化。按照《中組部全國(guó)組織干部人事管理信息系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)原則和規(guī)范》和《全國(guó)檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，各部門要增加人事檔案信息化建設(shè)的投入，加快人事檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。同時(shí)，要各人事檔案管理部門要統(tǒng)一開發(fā)一套功能強(qiáng)大，格式統(tǒng)一的信息系統(tǒng)軟件，以滿足檔案信息化建設(shè)的基本要求。建立完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)必須規(guī)范，國(guó)家人事主管部門應(yīng)會(huì)同檔案業(yè)務(wù)主管部門制定有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并組織實(shí)施。

2.6 培養(yǎng)高素質(zhì)的復(fù)合型人才

人事檔案信息化建設(shè)水平的高低，一方面取決于其所應(yīng)用的信息技術(shù)水平的高低。另一方面又取決于開發(fā)利用信息技術(shù)的管理者水平的高低。加速人事檔案信息化管理，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，是信息時(shí)代發(fā)展的要求。因此，各檔案管理部門既要重視對(duì)原有管檔人員的培訓(xùn)和提高，又要大量吸收那些既懂檔案專業(yè)又懂計(jì)算機(jī)管理、熟知法律法規(guī)的復(fù)合型人才，以適應(yīng)人事檔案信息化、數(shù)字化管理的需要，為實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

3 結(jié)束語

通過國(guó)家人事檔案相應(yīng)政策的制定和人事檔案工作者！檔案研究人員的努力。一定能夠改變現(xiàn)階段人事檔案工作中存在的問題，建立適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要的人事檔案管理模式、管理方法，更好地發(fā)揮人事檔案的作用，更好地服務(wù)于社會(huì)。

作者簡(jiǎn)介

羅凱，男，濱州市沾化區(qū)，從事人事檔案管理工作。