對文書檔案的科學化管理的對策探討

周青

摘要：文書檔案的管理隨著社會的進步和時代的要求越發重要，然而傳統的文書檔案管理模式已經不能滿足當前的發展。所以對文書檔案進行科學化管理勢在必行。本文從文書檔案科學化管理的內涵入手，詳細分析了當前文書檔案管理中的問題，并有針對性地提出了對策。

關鍵詞：文書檔案；科學化管理；問題；對策

1 引言

文書檔案是企事業單位行政管理或黨務工作中產生的各類文件的總稱。文書檔案記錄、反映著企事業單位日常從事的各類活動，并成為企事業單位日后工作中的歷史資料及重要憑證。文書檔案管理是一項復雜而系統的工作，目前面臨著許多問題。為保證文書檔案管理工作的順利開展，進一步提高文書檔案管理的工作效率，必須結合文書檔案的特點，采取科學的、創新的管理方式，不斷提升管理水平，使文書檔案管理在企事業單位發展中真正地發揮出應有的作用。

2 文書檔案科學化管理的內涵

傳統的文書檔案管理主要靠人工歸檔，檔案收集、儲存過程中很可能出現遺漏或者丟失，后期檔案查閱時也十分不便。為方便文書檔案儲存、分類、查詢等，在文書檔案管理中引入高科技變得十分關鍵。計算機技術的不斷進步為文書檔案管理工作提供了一個新的發展契機。利用計算機進行文書檔案分類存儲，并建立互聯互通的查詢網絡，極大地提高了文書檔案管理工作的效率。計算機應用于文書檔案管理，使得傳統的紙版文書檔案轉化為電子資源，利用信息技術形成的文書檔案管理系統，在文書檔案的存儲、檢索、修改、打印、統計等環節中大大提高了效率和質量。

信息技術的發展，使得存儲載體不僅限于計算器、移動硬盤、U盤等設備，其出現使得文件的存儲、傳遞變得更加簡便，而且移動存儲設備受外部影響小，具有很高的穩定性。

3 當前文書檔案管理中的問題

雖然文書檔案管理在企事業單位的發展中起著舉足輕重的作用，然而，由于對其重要性認識不夠，目前許多單位的文書檔案管理工作仍存在許多問題。其一，對文書檔案管理工作的重視不夠，沒有專業的管理人員。因為并沒有認識到文書檔案管理工作的重要性，目前，許多單位缺乏文書檔案管理的專業人員，多由其他工作人員兼任。管理人員本身專業性不高，對文書檔案管理工作沒有系統性的了解，加之，兼任其他工作，在文書檔案管理中投入的時間、精力也大大縮減，在管理工作中很容易出現錯誤或者遺漏。如：文書檔案歸檔不及時、分類不明晰、材料真偽難辨等；其二，實際工作中，許多單位將文書和檔案進行分別管理，使得文書工作與檔案工作脫節，致使出現公文格式的不規范，文件處理的不恰當等問題；其三，其他單位的不配合。實際工作中，許多部門出于種種原因，不愿將需要統一歸檔的文件交送管理人員統一處理，或者一些部門將需要歸檔的文件遺失，這些都給文書檔案管理工作帶來很多不便。

4 文書檔案科學化管理的對策

4.1 加強管理制度建設

規范文書管理制度是保證文書管理工作正常有序開展的必要前提。文書檔案管理制度的建立，不但要起到規范文書檔案管理人員工作行為的作用，還應對整個單位起到一種宣傳、規范、約束的作用，提高單位工作人員對文書檔案管理工作的認識與支持，實現文書檔案管理工作的標準化、規范化。

4.2 實現文書檔案一體化

具體來說，文書是指企事業單位或社會團體在進行事務交流中產生的各種文字、圖片、聲音等的記錄材料。檔案則是指企事業單位或社會團體從事各項活動所形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄。文書檔案相互區別又相互聯系。文書檔案一體化是指從文書檔案工作全局出發，實現從文件生成到檔案歸檔的系統管理，確保從文書到檔案的完整性、準確性。文書處理作為文書檔案管理的第一步，其質量的高低直接影響著文書檔案管理工作的整體質量。因而，文書檔案一體化的科學實施，必須依賴于先期文書處理的規范化。文書檔案的一體化改革了原先各自為政、重復勞動的現象，有效地減少了勞動成本，提高了勞動效率。

4.3 文書檔案數字化

計算機技術的迅猛發展給文書檔案管理工作帶來了便利。利用計算機技術將紙版文件轉化為電子檔案，并對其進行歸檔、整理、存儲。計算機文檔管理系統或者OA辦公系統的出現，輕松實現了信息文檔的儲存檢索，大大節約了手工勞動，提高了工作效率。利用計算機技術整理、編制文件檔案，將文件檔案的形成時間、編號、題目、發文單位、存放位置進行整理，再次查詢利用時，查閱者可根據這些內容進行檢索，提高了檢索的準確性。并且，計算機可以方便地記錄文件檔案的借閱者、借出時間、歸還時間、移交信息、銷信息毀等，實現了檔案管理的系統化與一體化。

4.4 規范銜接文書檔案工作

作為文書檔案管理工作的第一步，文件質量的高低直接影響著文書檔案管理工作。因而，文書處理的規范化就成為整個文書檔案工作規范化的前提。這就要求文書人員提高職業素養，注重文書寫作格式，保證文件材料的質量。對文書寫作格式應制定一定的標準，例如，對紙張大小的規范、對字體、字號、行距等的要求，保證歸檔文書在格式上的一致性。并且要規范文書收發處理程序，收文、發文都應進行及時登記。文件遺失時應進行及時查找。對會議記錄等要進行及時的整理，確保文書資料的完整性。

4.5 加強文書檔案收集工作

各單位因其自身機構設置、運作狀況的不同，在文書管理上的設置分工也不盡相同。在許多單位，文書管理人員只負責處理綜合事務，各部門的文件由各部門自己管理，按期歸檔到文書管理人員處。在這一過程中，由于各部門缺乏專業的文書檔案管理人員以及對此項工作的不重視，很可能造成檔案收集不完整、歸檔混亂甚至遺失等現象。這就要求，文書檔案管理人員應經常主動地聯系各業務部門，及時獲取信息，并協助業務部門處理好文書歸檔工作，確保資料的完整性與準確性。另外，由于企事業單位在運行中產生的文件量十分巨大，這就要求文書檔案管理人員在工作時，要能夠分清主次，有效歸類，對關系到企業運行發展的重點文件進行特殊保管。

4.6 提高管理人員專業素質

檔案管理工作人員的專業素養在很大程度上決定著文書檔案管理工作的整體水平。文書檔案工作者應當樹立終身學習的理念，通過自學或申請外出培訓等多種方式，不斷接觸先進的文書檔案管理知識，提高自己的知識水平和專業素質。并且要學以致用，將學到的新知識、新內容與實際工作緊密結合，不斷改善、提高文書管理工作。在提高專業知識水平的同時，文書檔案管理人員還應注意加強計算機應用的系統培訓，接受先進的信息技術并將其應用于文書管理工作中。

5 小結

總而言之，文書檔案管理工作在企事業單位的發展運營過程中起著不可忽視的作用，必須得到各單位的重視。而對文書檔案的科學化管理，成為提高文書檔案管理工作效率，實現文書檔案管理標準化、規范化的重點。對文書檔案管理工作的制度化規范、對工作人員的職業化要求以及先進計算機技術的引入都是實現文書檔案科學化管理的必要措施。只有采取這些措施，才能保證文書檔案管理工作質量的不斷提高，使之在企事業單位發展過程中真正發揮出應有作用，實現自身價值。

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