淺談新時期企業專利檔案的管理與利用

摘 要：專利檔案作為專利信息資源的主要載體，是個人或集體所有權的法律憑證，是專利在進行實施和轉讓時的主要信息資料?？萍既藛T在科技部門進行科研成果登記、主要成績的評定與考核、技術職稱晉升以及貢獻獎勵的時候，都需專利檔案作為真實憑證，所以，專利檔案不僅是個人還是企業的寶貴信息資源。在進行專利檔案管理中，要做到及時性、有效性、全面性，并且要不斷更新完善管理理念與體系，確保信息的真實性和有效性。

關鍵詞：專利知識；企業專利；檔案管理

隨著在社會經濟快速發展，企業的核心自主知識產權逐漸成為企業搶占市場先機、占領技術最高點的戰略保障。專利作為企業知識產權的主要構成之一，是提升企業的核心競爭力的重要力量。專利信息是企業重要的信息資源，它對企業的戰略布局、對外貿易、人才挖掘、專利預警、科研動態的跟蹤、專利訴訟等提供了主要的信息數據。企業在對專利的申報、授權、維護、訴訟、轉讓、代理、保護等過程中形成的專利檔案，最先記錄了具有保存和利用價值的各種文字、聲像、圖表、電子文件等不同載體，專利檔案作為專利信息的主要載體，逐漸受到了企業的特別重視?，F階段我國各企業的專業檔案管理普遍缺乏規范性和科學性，所以，建立健全的企業專利檔案的管理體系是促進企業有效運作、快速發展的必然要求。

1 企業專利檔案的內容及其特點分析

1.1 專利檔案的內容

在專利中形成的專利檔案分為三種類型：發明專利、實用專利和外觀設計專利。在管理專利檔案時，應將這三種類型的檔案分開處理，然后依據各專利的材料進行系統的整理。整理的過程可大致分為五項內容。

一，對專利申請前期的資料文件進行整理，如項目立案前的研究準備、研究實驗及后來的總結鑒定等階段的資料。二，對專利申請的文件進行整理，如申請新型專利、發明、外觀設計的請求書、說明書及權利要求書、摘要和設計圖等；專業局授予的專利證書、出版的專利公報和專利說明書，特殊情況下，還需要國外批準的專利文件。三，對申請專利獲得的各類獎項的材料進行整理，例如國際展覽、國內展覽和企業對職工的發明獲得專利權及實施權的獎勵材料。四，對專利許可貿易的簽約資料和公證資料進行整理。第五，對專利技術的實施材料進行整理，包括該專利的產品檔案、標準檔案和工藝檔案、該企業對職工的發明專利進行試制、生產的文件等。

1.2 專利檔案的特點

第一，法律效用性。專利在通過中華人民共和國專利局的受理和審查后，發明者擁有該專利的利益的獨享權，專利檔案所具有的法律效用是解決專利訴訟和糾紛的重要依據。

第二，保密性。在一定時期內專利檔案具有對外保密性，不僅是本企業的專利，還有包括有償轉讓的專利，在有效期內，都需要對技術進行保密實施。

第三，時效性。在一定的有效期內，專利享有專利法的保護。有效期過后，該專利檔案便失去其法律效用性及保密性，但仍可繼續利用或是保存。

第四，獨享性。專利申請成功后，其他人在未經過專利擁有者的同意，不可以擅自使用該發明，因為專利是屬于申請人的，具有排他性。這種排他性主要在專利檔案中體現，因此，專利檔案只有在經過本人知曉同意后，局外人方可進行查閱，否則，檔案不允許進行外借。

第五，數量大，信息的范圍廣。專利申請具有的范圍廣、數量大的特點，體現在各個領域，如小到日常生活中前輩的設計，大到尖端科學的宇宙飛船設計等都有所涉及。

2 現代企業專利檔案的管理和利用的現狀

自我國加入世界貿易組織以后，越來越多的行業認識到了對知識產權進行保護的重要性，但各企業在知識產權檔案尤其是專利檔案方面的管理的水平相差甚大。有些大型企業如海爾、華碩、紅旗、奇瑞等，其每年的專利申請量十分大，并且專利檔案的管理體系相對完善，檔案管理者的職業素質較高。

由此可見，專利檔案的規范管理和高利用率是推動企業進行積極創新的主要動力之一。但是也有部分企業在專利檔案的管理與利用方面仍存在某些不足：一，沒有健全的檔案管理機制。由于企業欠缺對知識產權的專利檔案的專業認識、企業領導對專利管理作用的忽視，致使檔案管理制度和保障措施不健全，包括對核心技術專利在內的研發資料的收集、整理、利用等檔案程序管理中都存有漏洞。有些管理人員的專業素質較低，對專利檔案的管理沒有專業的管理制度等，這些因素造成了專利檔案在管理中存有不科學、不規范的問題，導致企業的內部管理信息的流通和共享受到了阻礙，并影響企業研發檔案的開發與利用。二，缺乏對專利檔案信息資源的監管。大部分企業的科技研發資料由各部門或個別的職員自行保管，缺乏系統有效的管理監督機制，若是一些關鍵人員出現跳槽流動，輕則影響企業的正常運行，使企業管理出現斷層現象，增大管理的成本，重則導致企業的核心技術產權和研發資料無償流失，使企業的經營與發展受到重創。

3 對企業專利檔案管理的建議

3.1 注意區分專利與專有技術

專利和專有技術雖然都是人類智慧與勞動的結晶，且都含有專業的技術知識，但是從法律的角度來看，二者有很大的區別：專利受專利法的保護，專利人擁有專利權，可向公眾公開自己的技術，在未經過專利人的同意下，任何單位或個人沒有權利將專利占為己有；而專有技術是指未取得專利權的技術，它不享受專利法的保護，但可以根據刑法、民法的規定在法律上取得保護。發明者在專利公告上進行發明公告，但其技術是保密的。因此，企業的專利管理人員在工作前，需要認真學習和了解專利、專有技術等方面的專業知識，保證在工作中可以準確區分，分別對待。

3.2 加強對專利檔案提供利用方面的管理

專利檔案的管理人員對專利的無處理權，但是他們可根據相關規定對專利人員提出自己的建議供其參考。專利檔案管理人員要堅守其職責，向專利人員提供專業優質的服務，確保查閱檔案的人持有許可證明，對于前來查閱的無證人員，管理人員要及時與專利人員取得聯系，在得到專利人員的允許后方可進行查閱。確保專利人員的合法權益得到維護。

3.3 注意區分專利的有效性和無效性

每一個合法的專利都是在一定的時期內具有專利權，如果超過期限，就不在受專利法的保護。所以，檔案管理人員要能夠清楚的區分出專利的有效性和無效性。當一些人員將無效性的專利進行市場交易時，需要企業專利檔案的管理人員能夠準確的進行判斷，為企業避免不必要的損失。

4 在企業中對專利檔案管理的有效利用

4.1 為企業的創新研發提高數據參考

企業擁有專利的數量與質量在一定程度上體現了企業的自主創新力與核心競爭力。專利檔案集中反映了企業自主創新的成果，它對企業以后的技術創新有著重要的作用。企業技術的創新是在繼承的基礎上尋找新的突破點，這種突破的實現需要長時間的積累。而專利檔案便是實現創新這一過程的連接載體。

4.2 維護企業的知識產權

當專利產品流入市場時，不僅會遇到自己被侵權，還會遇到被訴侵犯他人專利權的情況。此時，完整無誤的專利檔案就能發揮其憑證作用，運用法律來保護自己的合法權益。企業要確保自己的專利檔案既含有證明侵權人所侵犯該專利的技術要點與本企業專利權利要求的侵權技術行為的證據材料，還應包含證明自己最先使用該專利的有效文件，以此來維護企業的知識產權。

4.3 對企業實施品牌戰略提供保障

企業要想在市場競爭中占有優勢，知名的品牌和自主核心的技術是必不可少的。品牌是企業重要的知識產權之一，企業檔案作為知識產權的主要載體，要積極采取有效的管理措施，維護、宣傳企業品牌，為企業以后的發展帶來積極的影響。

總而言之，現代企業的專業檔案管理仍是一個新的課題，需要企業管理人員不斷的學習與探索，并且要具備較強的專利意識，為企業技術的自主創新提供保護，促使企業在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

參考文獻

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作者簡介

胡曉紅（1968-），女，中級（館員）申報副高（副研究員），湖北省楚天視訊網絡有限公司黃石分公司（原黃石有線電視臺）。