信息化建設(shè)的創(chuàng)新與城建檔案

李姍姍

摘 要：城建檔案信息化是城建檔案工作的一場革命，是傳統(tǒng)城建檔案走向現(xiàn)代城建檔案的一個重要標(biāo)志。進一步豐富并優(yōu)化城建檔案館館藏，不斷豐富和完善城建檔案資源建設(shè)，充分運用飛速發(fā)展的信息技術(shù)，開展城建檔案信息化，是城建檔案工作追求的價值目標(biāo)和創(chuàng)新的根本。因此，城建檔案信息化是城建檔案工作創(chuàng)新的客觀需要。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；城建檔案

建設(shè)工程檔案信息化建設(shè)是城建檔案管理機構(gòu)的重要職能，它對推動城建檔案事業(yè)向標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化發(fā)展的強大力量。新形勢下，城建檔案服務(wù)領(lǐng)域不斷擴大，建設(shè)工程檔案種類不斷增多，計算機及其他現(xiàn)代化管理技術(shù)逐漸應(yīng)用到城建檔案新的領(lǐng)域，這些都對城建檔案管理工作提出了更高的要求。

1 城建檔案信息化是城建檔案工作創(chuàng)新的根本

城建檔案信息化是城建檔案工作的一場革命，是傳統(tǒng)城建檔案走向現(xiàn)代城建檔案的一個重要標(biāo)志。充分運用飛速發(fā)展的信息技術(shù)，開展城建檔案信息化，在城建檔案工作創(chuàng)新中具有重要作用。因此，城建檔案信息化是城建檔案工作創(chuàng)新的客觀需要，是城建檔案工作創(chuàng)新的根本。

2 城建檔案信息化建設(shè)中的人才隊伍

現(xiàn)代城建檔案信息服務(wù)主角的城建檔案工作者，不再是以往的城建檔案管理員，應(yīng)由一般的管理者變?yōu)槌墙n案信息專家，培養(yǎng)信息獲取和開發(fā)利用的能力，信息選擇能力，信息更新能力，及信息加工、開發(fā)、傳輸、存儲、調(diào)閱和信息利用等能力；掌握各種城建檔案工作信息源、信息檢索工具和檢索方法等方面知識；由傳統(tǒng)的“城建檔案保管者”變?yōu)椤俺墙n案信息資源的管理者和傳播者”，成為城建檔案信息建設(shè)的能手。

3 加強對檔案信息化硬件設(shè)施的建設(shè)，提高城建檔案管理信息化質(zhì)量

目前我國絕大多數(shù)的城建檔案館所擁有的硬件設(shè)備嚴重落后，制約了城建檔案信息化建設(shè)的發(fā)展與落實。因此，應(yīng)以硬件建設(shè)為突破口，提高城建檔案信息化質(zhì)量。主要可從以下兩點入手：首先，改造檔案館舍。在檔案存儲中，必須擁有一個安全的保管場所，使其重要的信息資源能夠得以長久保護。其次，為檔案管理環(huán)境工程配備相應(yīng)的輔助工具。為了更好滿足檔案信息的存儲要求，應(yīng)配備相應(yīng)的檔案消毒設(shè)備與空氣凈化設(shè)備，以達到保護檔案信息的目的。

4 不斷豐富城建檔案信息資源是創(chuàng)新的基礎(chǔ)

城建檔案信息資源數(shù)字化是數(shù)字城建檔案館建設(shè)的基本條件和前提。沒有數(shù)字化城建檔案資源庫，數(shù)字城建檔案館就沒有發(fā)揮其職能的物質(zhì)基礎(chǔ)；沒有城建檔案資源數(shù)字化，城建檔案智能化服務(wù)、城建檔案信息網(wǎng)上利用就無從談起，更不可能實現(xiàn)城建檔案對外開放進行信息交流，實現(xiàn)信息資源共享也很難達到預(yù)期的效果。所以，城建檔案信息資源作為基本資源，在量的積累上要達到一定高度，經(jīng)過整合之后能普遍應(yīng)用于社會生活的各個領(lǐng)域，進一步豐富并優(yōu)化城建檔案館館藏，不斷豐富和完善城建檔案資源建設(shè)，使城建檔案信息不斷“數(shù)字化”，是城建檔案工作追求的價值目標(biāo)，也是創(chuàng)新的基礎(chǔ)。

5 更新管理手段改善服務(wù)方式是創(chuàng)新的手段

由于城市建設(shè)的飛速發(fā)展和越來越高的應(yīng)用要求，以及計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍運用，出現(xiàn)了大量的電子文件與數(shù)字檔案，這些新型城建檔案管理無法運用傳統(tǒng)的模式和管理手段來實施。因此，必須創(chuàng)新管理手段，建設(shè)現(xiàn)代化的城建檔案管理與服務(wù)系統(tǒng)。

1、要實現(xiàn)城建檔案管理現(xiàn)代化。通過城建檔案信息化，城建檔案的日常管理、分類、查詢等工作都可以由信息系統(tǒng)來完成，通過計算機錄入大量的城建檔案信息并在檔案整理過程中編制各種專題目錄，真正實現(xiàn)城建檔案資料方便快速檢索，實現(xiàn)手工檢索向計算機檢索的全面過渡，從而大大提高了城建檔案檢索的效率。

2、在服務(wù)方式上要創(chuàng)新。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，城建檔案的保管條件逐步改善，利用范圍越來越廣，服務(wù)方式應(yīng)隨著形勢的變化不斷創(chuàng)新。一是讓公眾熟悉和了解城建檔案工作，擴大城建檔案工作的知名度。二是宣傳城建檔案意識和宣傳城建檔案工作，變“看攤守業(yè)、等客上門”等被動式服務(wù)為主動式服務(wù)方式。同時改變傳統(tǒng)的城建檔案利用服務(wù)模式，逐步建立起電話咨詢、主動清查到期建筑物、計算機聯(lián)網(wǎng)等城建檔案利用服務(wù)體系，實現(xiàn)多途徑、多渠道、全方位主動地服務(wù)，可以向利用者提供更加準(zhǔn)確的館藏城建檔案，提高了服務(wù)的及時性與準(zhǔn)確性。

6 加快城建檔案信息化建設(shè)是創(chuàng)新的重要內(nèi)容

1、加快城建檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化城建檔案館，就要加強庫房建設(shè)、館藏建設(shè)、檢索工具建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)、城建檔案干部隊伍建設(shè)及城建檔案服務(wù)利用工作等。加強城建檔案管理現(xiàn)代化軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施和城建檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。尤其是推進計算機管理城建檔案，提高計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高城建檔案信息化水平。

2、加強城建檔案資源的數(shù)字化建設(shè)。城建檔案資源數(shù)字化是城建檔案信息資源建設(shè)的一個重要方面，也是城建檔案信息化建設(shè)迫切性所在。目前，大量電子文件的產(chǎn)生推動了城建檔案信息化建設(shè)，及時接收各歸檔單位產(chǎn)生的電子文件，并加強對收集歸檔的電子文件進行有效管理，實現(xiàn)城建檔案信息處理計算機化，信息存儲數(shù)字化。

3、加強城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。通過軟件系統(tǒng)對所有城建檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、檢索、利用、編研、統(tǒng)計等各個方面能夠?qū)嵭杏嬎銠C的有效管理和控制，實現(xiàn)城建檔案工作自動化。該系統(tǒng)應(yīng)是以城建檔案館為中心，覆蓋全館的應(yīng)用系統(tǒng)。

4、扎實推進城建檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)數(shù)據(jù)庫是網(wǎng)絡(luò)的信息資源，數(shù)字城建檔案館必須加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)。首先加強文件目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，然后開展對重要城建檔案的數(shù)字化建設(shè)，建設(shè)高質(zhì)量、高水平的全文信息數(shù)據(jù)庫，逐步將所有館藏城建檔案全部數(shù)字化。

總之，我們城建檔案工作部門要抓住信息化建設(shè)的大好機遇，與時俱進，全面開發(fā)城建檔案信息資源，積極探索信息時代城建檔案工作的新思路，大力開創(chuàng)新時期城建檔案工作的新局面。

參考文獻

[1]袁白茹.城建檔案信息計算機管理系統(tǒng)之設(shè)想（J）.四川檔案，2001（1）：47.

[2]王旭.城建檔案信息資源開發(fā)利用的若干思考（J）.武漢建設(shè)，2009（4）：106.

[3]劉艷玲.城建檔案信息的開發(fā)（J）.檔案管理，2001（3）：54.

[4]王偉征.試論城建檔案管理工作（J）.云南檔案，2009（7）